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Lösung · Management & Planung

Eine Frage, eine Antwort mit Quelle, und ein Name, wenn das Dokument schweigt

Antworten aus Firmenrichtlinien statt drei E-Mails

Mitarbeitende fragen in Microsoft Teams; der Agent antwortet nur aus Dokumenten, die sie öffnen dürfen, nennt die Quelle und übergibt offene Fragen an einen benannten Verantwortlichen.

AbteilungslösungMicrosoft TeamsMensch in der EntscheidungKI, wo sie sinnvoll ist
6.000Fragen zu Reiseregeln, Einkaufsgrenzen, IT-Richtlinien und Produktspezifikationen erreichen die Fachleute dieser illustrativen Gruppe jeden Monat.

Kurzfassung für die Geschäftsführung

Herausforderung

Dieselben Regelfragen landen bei denselben drei vielbeschäftigten Personen, obwohl die Antwort längst geschrieben ist.

Was sich ändert

Die Arbeit beginnt beim Inhalt, nicht beim Agenten.

Geschäftlicher Nutzen

Eine Antwort, die früher Stunden brauchte, kommt in Sekunden, auch abends und am Wochenende, wenn Schicht- und Außendienstkräfte tatsächlich fragen.

Beteiligte Systeme

die Antragsformulare und das Service-Desk-Werkzeug; SharePoint-Spalten für Verantwortlichen und Prüfdatum; der Microsoft Purview-Prüfpfad

Geschäftsproblem

Unternehmenswissen

Jedes Unternehmen schreibt seine Regeln auf. Reise- und Spesenrichtlinie, Einkaufsgrenzen, Lieferantenanlage, IT-Gerätestandards, die Spezifikation, die ein Vertriebsmitarbeiter zitieren darf. Über ein Jahrzehnt werden daraus mehrere hundert Dokumente auf SharePoint, ein Wiki, das niemand pflegt, ein Netzlaufwerk, das die letzte Migration überlebt hat, und Entscheidungen, die in Sitzungen fielen und nie festgehalten wurden.

Zuerst spüren es die Menschen, welche die Antworten kennen. Drei oder vier Fachleute tragen die Regeln im Kopf: der Einkaufsleiter, die Verantwortliche für Reise und Spesen im Finanzbereich, ein IT-Richtlinienmanager, ein Produktspezialist. Ihre Kalender sind voll, also stauen sich die Fragen hinter ihnen. Als Nächstes spüren es neue Mitarbeitende und Außendienst, die ein gültiges Dokument nicht von einem überholten unterscheiden können.

Im großen Maßstab hat der Fehler eine feste Form. Die Suche liefert vierzig Treffer und stellt die alten nach vorn, weil die alten häufiger geöffnet wurden. Zwei Abteilungen beantworten dieselbe Frage unterschiedlich und beide halten sich für im Recht. Ein übernommener Standort behält jahrelang eigene Regeln, weil niemand sie zusammengeführt hat.

Wie es heute läuft

Eine unbeantwortete Frage nimmt diesen Weg, bevor irgendetwas automatisiert ist.

  1. MenschEine Mitarbeiterin sucht in SharePoint, erhält vierzig Treffer, öffnet drei und gibt auf
  2. MenschStattdessen fragt sie in einem Teams-Kanal oder schreibt der Person, die zuletzt geantwortet hat
  3. WartezeitDie Frage wartet, bis diese Person aus den Terminen kommt, meist Stunden, manchmal zwei Tage
  4. MenschDer Fachmann findet das gültige Dokument, sofern möglich, oder rekonstruiert die Regel aus dem Gedächtnis
  5. FehlerrisikoDie Antwort bleibt im Chatverlauf, die nächste fragende Person erhält also eine leicht andere Fassung
  6. MenschIrgendwann aktualisiert jemand das Dokument oder niemand tut es, und im Intranet steht weiter der alte Betrag
  7. FehlerrisikoSchicht- und Außendienstkräfte, die das Intranet selten öffnen, handeln nach dem Gedächtnis ihrer Vorgesetzten
MenschWartezeitFehlerrisiko

Warum der heutige Prozess mehr kostet, als es scheint

Das Budget zeigt Stellen, nicht wofür sie draufgehen.

  • Bei jeder Frage laufen zwei Uhren: Die Fachkraft verliert Minuten mit Suchen und Formulieren, und die fragende Person verliert Stunden, in denen die davon abhängige Arbeit liegen bleibt.
  • Falsche Antworten werden später bezahlt: eine Bestellung in zwei Aufträge geteilt, um unter einer im Vorjahr geänderten Grenze zu bleiben, eine bei der Spesenfreigabe abgelehnte Reise, eine überholte Spezifikation, die beim Kunden landet.
  • Die Einarbeitung dauert länger, als es aussieht. Eine neue Führungskraft lernt im ersten Quartal, wen sie fragen muss, statt welche Regeln gelten, und die erhaltene Antwort wird zu ihrer privaten Fassung der Richtlinie.
  • Der Geschäftsleitung fehlen dazu sämtliche Daten. Niemand kann sagen, welche zwanzig Fragen die meiste Expertenzeit binden, also entscheidet niemand, welche Regel neu zu schreiben oder welches Formular zu vereinfachen ist.

Kosten des Nichtstuns

Zwölf Monate derselben Fragen an dieselben drei Personen≈ 432.000 €
Dieselbe Fragenschlange über zwei weitere Budgetzyklen gehalten≈ 1.296.000 €
Bei 7.200 Fragen pro Monat nach Integration des übernommenen Standorts (pro Jahr)≈ 518.400 €

Eine langsame Steuer eskaliert niemand, und genau deshalb hält sich diese. Dieselben drei Personen beantworten dieselben Fragen, das Intranet entfernt sich weiter vom tatsächlichen Stand, und jede Übernahme fügt Regeln hinzu, die nur die eigene Belegschaft versteht. Die Dokumentenpflege bleibt ohne Budget, weil niemand zeigen kann, was sie wert ist.

Zwei Risiken verstärken sich. Eine falsche Antwort fällt meist erst auf, wenn Geld geflossen ist: eine überschrittene Grenze, eine abgelehnte Reise, eine vor dem Kunden korrigierte Spezifikation. Das zweite kommt mit der ersten breiten Einführung eines KI-Assistenten, der denselben Dokumentenbestand liest wie die Belegschaft und die überholte Datei ebenso überzeugt zitiert wie die gültige.

Illustratives Szenario

Eine plausible Organisation mit realistischen Größenordnungen. Die Zahlen sind zum Nachrechnen mit Ihren Daten gedacht, kein Kundenergebnis.

Organisation

Eine europäische Produktions- und Dienstleistungsgruppe, 3.500 Beschäftigte in Büro und Außendienst in fünf Ländern, Microsoft 365 mit Microsoft Teams im täglichen Einsatz, rund 400 Richtlinien- und Anleitungsdokumente auf SharePoint sowie ein Intranet, das drei Personen nebenbei pflegen.

Volumen

Rund 6.000 Regel- und Anleitungsfragen pro Monat beantworten Menschen: Reise- und Spesenregeln, Einkaufsgrenzen, Regeln für IT-Geräte und Zugänge, Produktspezifikationen, Arbeitssicherheit. Ein Viertel kommt von Schicht- und Außendienstkräften außerhalb der Bürozeiten.

Aktueller Prozess

Fragen kommen als Teams-Nachrichten, E-Mails und Flurgespräche. Fachleute antworten aus dem gültigen Dokument, sofern sie es finden, sonst aus dem Gedächtnis, und die Antworten bleiben im Chatverlauf.

Engpass

Zwölf Minuten kombinierte Arbeitszeit je Frage, gerechnet aus Suche und Antwort der Fachkraft sowie Warten und Nachfassen der fragenden Person. Drei Personen tragen den Großteil der Last und begrenzen damit alles andere, wofür sie verantwortlich sind.

Lösung

Ein kuratierter Wissensbestand auf SharePoint mit benanntem Verantwortlichen und Prüfdatum je Dokument sowie ein Agent in Microsoft Teams, der nur aus diesem Bestand antwortet, nur aus Dokumenten, welche die fragende Person öffnen darf, und stets mit Quellenangabe. Was die Dokumente nicht abdecken, geht an den Verantwortlichen, und ein Roboter legt den Antrag an.

Möglicher Effekt

Im modellierten Fall werden Fragen, die von Dokumenten bereits beantwortet werden, zu jeder Tageszeit in Sekunden erledigt, Expertenzeit verlagert sich auf echte Ausnahmen und Regeländerungen, und ein monatlicher Lückenbericht zeigt, welche Dokumente zuerst zu korrigieren sind. Das sind Modellwerte, kein Kundenergebnis.

Vorgeschlagene Lösung

Die Arbeit beginnt beim Inhalt, nicht beim Agenten. Wir inventarisieren die Dokumente, die Fragen beantworten sollen, geben jedem einen benannten Verantwortlichen und ein Prüfdatum als SharePoint-Spalten, ziehen Dubletten und überholte Fassungen aus dem Verkehr und legen fest, was bewusst draußen bleibt: Entwürfe, Vorstandsunterlagen, alles unter einer Vertraulichkeitsbezeichnung, die die Datei verschlüsselt. Ein Agent auf einer ungepflegten Bibliothek wiederholt deren Widersprüche, nur schneller und mit mehr Selbstsicherheit.

Variante eins läuft vollständig auf Microsoft 365. Wir bauen einen Agenten in Microsoft Copilot Studio, dessen Wissen die kuratierten SharePoint-Websites sind, und veröffentlichen ihn in Microsoft Teams und Microsoft 365 Copilot. Der Abruf wird auf die Berechtigungen der fragenden Person zugeschnitten, Vertraulichkeitsbezeichnungen werden ebenso beachtet. Nicht belegte Antworten sind abgeschaltet, der Agent antwortet also nur, wenn er eine Quellenangabe im Text mitgeben kann; andernfalls sagt er das und nennt den Verantwortlichen. Nutzer mit Microsoft 365 Copilot-Lizenz verbrauchen in Teams und Copilot Chat nichts zusätzlich, alle übrigen werden in Copilot Credits abgerechnet, womit der Lizenzmix eine Entwurfsentscheidung wird.

Variante zwei passt zu einem Unternehmen, dessen Automatisierungsplattform bereits UiPath ist. Wir bauen einen konversationellen UiPath-Agenten mit Context Grounding-Indizes über denselben SharePoint-Bibliotheken, stellen ihn als Teams-App in Microsoft Teams bereit und leiten alles, was die Dokumente nicht beantworten, als Eskalation mit Verantwortlichem und Reaktionszeit an UiPath Action Center. Die Indizes erben die Berechtigungen ihrer Quelle, Schutzmechanismen gegen Prompt Injection und Personendaten kommen aus dem AI Trust Layer, und der Agent kann eine bestehende Automatisierung als Werkzeug aufrufen.

Für die Mitarbeitenden leisten beide dasselbe: eine Antwort mit Quelle, einen Namen, wenn es keine Antwort gibt, und einen nächsten Schritt, wenn die Frage in Wahrheit ein Antrag war. Endet eine Frage in einem Formular oder Ticket, bietet der Agent es an und ein Roboter legt den Datensatz an. Über die Wahl entscheiden meist die Lizenzen und der Ort, an dem Ihre Folgeaktionen bereits laufen.

Genutzte native Funktionen

Microsoft Copilot Studio-Agenten mit SharePoint-Wissen, berechtigungsgeschnittenem Abruf, Quellenangaben im Text und Veröffentlichung in Microsoft Teams und Microsoft 365 Copilot; SharePoint-Spalten und Versionierung; Microsoft Purview-Bezeichnungen und Prüfpfad; SharePoint Advanced Management-Berichte; alternativ konversationelle UiPath-Agenten in Teams mit Context Grounding über SharePoint, Action Center-Eskalationen und AI Trust Layer-Schutzmechanismen

Was wir bauen

Den kuratierten Wissensbestand mit seinem Modell aus Verantwortlichem und Prüfdatum, die Agentenanweisungen und den Antwortstil je Arbeitssprache, die Einstellungen für Belegpflicht, Quellenangabe und Verweigerung, die Eskalationswege, die Folgeautomatisierungen, den Prüffragenkatalog und den monatlichen Lückenbericht

Individuelle Integration

Keine auf dem Wissenspfad; Folgeaktionen schreiben über UiPath Integration Service-Konnektoren oder einen Agent Flow in Ihr bestehendes Antrags- oder Ticketsystem

So läuft der automatisierte Prozess

  1. MenschEine Mitarbeiterin fragt in Microsoft Teams in eigenen Worten, auf Polnisch, Englisch oder Deutsch, zu jeder Uhrzeit
  2. AutomatisierungDer Agent ruft ausschließlich aus dem kuratierten Wissensbestand ab und nur aus Dokumenten, die diese Person öffnen darf
  3. AutomatisierungDie Antwort trägt eine Quellenangabe im Text mit Dokument, Verantwortlichem und Prüfdatum; was nicht belegt werden kann, wird nicht gesendet
  4. SystemIst die Frage in Wahrheit ein Antrag, bietet der Agent den nächsten Schritt an und ein Roboter legt Formulareintrag oder Ticket an
  5. MenschAntworten die Dokumente nicht, geht die Frage im Originalwortlaut an den benannten Verantwortlichen
  6. AutomatisierungDessen Antwort wird als Lücke erfasst, und das Dokument, das sie hätte enthalten sollen, wird seinem Verantwortlichen gemeldet
  7. AutomatisierungEin Monatsbericht ordnet die häufigsten Fragen, die tatsächlich zitierten Dokumente, die nie zitierten Dokumente und die wiederkehrenden Eskalationen
MenschAutomatisierungSystem

Zusammenspiel von Mensch und Automatisierung

Die Automatisierung übernimmt

  • Das Beantworten der Fragen, die kuratierte Dokumente bereits beantworten, mit angehängter Quelle
  • Die Durchsetzung, wer was sieht, durch Zuschnitt des Abrufs auf Berechtigungen und Vertraulichkeitsbezeichnungen
  • Das Anlegen des einfachen Folgedatensatzes: Formulareintrag, Ticket, Buchung auf der richtigen Vorlage
  • Die Protokollierung jeder Frage, jeder Quellenangabe und jeder Verweigerung für die monatliche Auswertung

Menschen entscheiden

  • Über jede Frage, welche die Dokumente nicht abdecken; der Verantwortliche antwortet und die Antwort wandert ins Dokument
  • Was zum Wissensbestand gehört, wer jedes Dokument verantwortet und wann es geprüft wird
  • Über Regeländerungen und Auslegungen, die beim Fachbereich bleiben, dem die Regel gehört
  • Ob eine wiederkehrende Frage auf ein falsches Dokument oder einen falschen Prozess hinweist

Vorher und nachher

VorherNachher
Zeit bis zur AntwortStunden, manchmal zwei TageSekunden, zu jeder Uhrzeit
Quelle der Antwortwer zuerst geantwortet hatdas gültige Dokument, in der Antwort zitiert
Dokumente mit benanntem Verantwortlichen und Prüfdatumeine Minderheitjedes Dokument im Wissensbestand
Was das Unternehmen über seine eigenen Fragen weißnichtseine geordnete monatliche Liste von Fragen und Lücken

Systeme und Integrationen

Jeder Eintrag lässt sich in der Herstellerdokumentation prüfen. Die Evidenzklasse steht daneben.

Eingänge

  • kuratierte SharePoint-Bibliotheken
  • Richtlinienseiten im Intranet
  • die Bibliothek der Produktspezifikationen
  • ein Entscheidungsprotokoll für noch nicht verschriftlichte Regeln

Automatisierungsschicht

  • Microsoft Copilot Studio oder UiPath Agents mit Context Grounding
  • Microsoft Entra ID
  • UiPath Orchestrator und Robots

Zielsysteme

  • die Antragsformulare und das Service-Desk-Werkzeug
  • SharePoint-Spalten für Verantwortlichen und Prüfdatum
  • der Microsoft Purview-Prüfpfad

Berührungspunkte für Menschen: der Agent in Microsoft Teams und Microsoft 365 Copilot; Eskalationsaufgaben für benannte Verantwortliche; die monatliche Lückenprüfung

kuratierte SharePoint-BibliothekenMicrosoft Copilot StudioMicrosoft Entra IDdie Antragsformulareder Agent in Microsoft Teams

Eingesetzte Technologien

Microsoft Copilot Studio

der Agent: SharePoint-Wissen, berechtigungsgeschnittener Abruf, Quellenangaben im Text, Sperre unbelegter Antworten

A
Microsoft Teams

der Ort, an dem Mitarbeitende fragen und an dem Eskalationen und Folgeaktionen eingehen

A
Microsoft SharePoint

der kuratierte Wissensbestand: Bibliotheken, Spalten für Verantwortlichen und Prüfdatum, Versionen

A
Microsoft 365 Copilot und SharePoint Advanced Management

kein Zusatzverbrauch für lizenzierte Beschäftigte; Restricted Content Discovery, Zugriffsberichte und Zugriffsprüfungen

A
Microsoft Purview

Vertraulichkeitsbezeichnungen, Prüfpfad über Prompts und Antworten des Agenten, Datensicherheitslage für KI

A
UiPath Agents (konversationeller Agent) mit Context Grounding

die Alternative: berechtigungserbende Indizes über denselben Bibliotheken, als Teams-App

A
UiPath Robots, Orchestrator und Action Center

der Folgedatensatz sowie die Eskalationsaufgabe mit Verantwortlichem und Reaktionszeit

A
Microsoft Entra ID

Identität, gruppenbasierter Zugang zum Wissensbestand, eine eigene Agentenidentität zur Prüfung

A
Abestätigte Produktfunktion (Herstellerdokumentation)

Illustratives Wirtschaftlichkeitsmodell

Die Rechnung ist offen, damit man ihr widersprechen kann.

Illustratives Modell
6.000 Fragen pro Monat × 12 Minuten kombinierter Arbeitszeit= 1.200 Std. / Monat
1.200 Std. × 30 € Vollkosten pro Stunde= 36.000 € / Monat
× 12 Monate≈ 432.000 € / Jahr
Jährlicher Pool an Arbeitszeit für interne Fragen (illustrativ)≈ 432.000 €

Annahmen, offen gesagt: Kein Kunde wurde gemessen, und die drei Werte unten sind das ganze Modell. Zwölf Minuten sind die kombinierte Arbeitszeit je Frage: Suche und Antwort der Fachkraft zuzüglich Warten und Nachfassen der fragenden Person, gemittelt über einfache und schwierige Fälle. Dreißig Euro sind Vollkosten pro Stunde für Büro- und Spezialistenrollen in Mitteleuropa. Das Ergebnis zeigt die Größe des Pools, keine zugesagte Einsparung; wie viel davon der Agent ohne Menschen beantwortet, misst der Pilot.

Rechnen Sie mit Ihren Zahlen

Stunden pro Monat
jährlich freigesetzte Kapazität

Eine illustrative Schätzung aus Ihren Eingaben. Sie modelliert freigesetzte Kapazität und verspricht keine Einsparung.

Geschäftlicher Nutzen

  • Eine Antwort, die früher Stunden brauchte, kommt in Sekunden, auch abends und am Wochenende, wenn Schicht- und Außendienstkräfte tatsächlich fragen
  • Fachleute behalten die Fragen, die Urteilsvermögen verlangen, und sind nicht länger die Verteilstelle für alles Übrige
  • Jede Antwort trägt ihre Quelle, zwei Personen an verschiedenen Tagen erhalten also dieselbe Regel und dieselbe Fassung
  • Fragen, die in Wahrheit Anträge sind, enden in einem angelegten Datensatz statt in einer weiteren E-Mail an das falsche Postfach
  • Das Unternehmen weiß endlich, wonach es gefragt wird, was Dokumentenpflege in eine geordnete Liste verwandelt

Aus Sicht der Geschäftsführung

  • Wissen ist kein Privatbesitz mehr: Verantwortung, Prüfdaten und tatsächliche Nutzung werden zu sichtbaren Eigenschaften eines Dokuments
  • Das Risiko der falschen Antwort sinkt dort, wo es Geld kostet, weil Grenzwerte und Spezifikationen aus der gültigen Fassung stammen
  • Der monatliche Lückenbericht ordnet, welche Regeln unklar, welche Formulare mühsam und welche Schulungen offen sind
  • Das Muster wächst Standort für Standort und Sprache für Sprache ohne neue Stellen, und ein übernommenes Unternehmen tritt einem einzigen Wissensbestand bei

KPIs für die Geschäftsführung

Anteil der ohne Menschen beantworteten Fragenmittlere Zeit bis zur AntwortAnteil der Dokumente mit Verantwortlichem und gültigem PrüfdatumEskalationen je hundert FragenFragen je Beschäftigten und Monat

Sicherheit und Governance

Kontrolle ist kein Zusatz.

  • Der Abruf ist auf die fragende Person zugeschnitten, der Agent kann also kein Dokument zeigen, das die Person in SharePoint nicht öffnen könnte. Inhalte unter einer verschlüsselnden Vertraulichkeitsbezeichnung sind vom Beleg vollständig ausgenommen, was von Beginn an einzuplanen und nicht später zu entdecken ist.
  • Der Wissensbestand ist eine bewusst gewählte Liste von Websites, nicht der ganze Tenant. SharePoint Advanced Management-Berichte zeigen, welche Websites zu breit geteilt oder inaktiv sind und wer noch Zugriff hat.
  • Prompts, Antworten und Agentenaktivität sind in Microsoft Purview prüfbar, und der Agent trägt eine eigene Identität in Microsoft Entra ID, wird also wie ein Dienstkonto geprüft.
  • Keiner der beiden Wege verlässt die EU. Auf dem Microsoft-Weg verlassen die Inhalte Ihren Tenant nicht. Auf dem UiPath-Weg erben die Indizes die Berechtigungen der SharePoint-Quelle, Schutzmechanismen decken Prompt Injection und Personendaten ab, und die Verarbeitung bleibt in der EU-Region der UiPath Automation Cloud.
  • Eskalationen, Folgeaktionen und Regeländerungen werden mit Fragestellerin, Antwortgeber und zitiertem Dokument protokolliert, und genau danach fragt eine Prüfung, wenn später über einen Grenzwert gestritten wird.

Warum jetzt

01

Auslöser ist bei den meisten Organisationen der Assistent, den sie bereits pilotieren. Breite KI-Suche liest denselben Dokumentenbestand wie die Belegschaft und zitiert eine überholte Reiserichtlinie ebenso überzeugt wie die gültige, die Inhaltsarbeit fällt also ohnehin an.

02

Die Funktionen sind dokumentiert und allgemein verfügbar: SharePoint-Wissen mit Berechtigungszuschnitt, eine Einstellung, die jede Antwort ohne Quellenangabe im Text sperrt, eine Veröffentlichung in Teams und Microsoft 365 Copilot sowie konversationelle UiPath-Agenten als Teams-App seit April 2026.

03

Der Pool ist groß genug, um die Arbeit rasch zu finanzieren: Rund 36.000 € Arbeitszeit pro Monat fließen in Fragen, die Dokumente bereits beantworten, während der Hauptkostenblock die inhaltliche Sichtung ist, die Sie ohnehin brauchen.

Relevante Führungsrollen

COO

Die Regeln, auf denen der Betrieb läuft, hängen nicht länger davon ab, wer gerade Zeit zum Erklären hat

CIO

Ein kontrollierter Agent über einem kuratierten, berechtigungsbewussten Wissensbestand statt Abteilungsassistenten auf ungeprüften Ordnern

CHRO

Neue Mitarbeitende und der Außendienst erhalten dieselbe Antwort wie die Zentrale, zu der Uhrzeit, zu der sie wirklich fragen

CFO

Grenzwerte und Reiseregeln werden aus der gültigen Fassung zitiert, und die Zeit für ihre Erläuterung wird messbar

Häufige Fragen und Einwände

Woher wissen wir, dass er keine Antwort erfindet?

Nicht belegte Antworten sind abgeschaltet, der Agent antwortet also nur, wenn er ein Dokument aus dem kuratierten Bestand zitieren kann, und übergibt die Frage andernfalls an den Verantwortlichen. Vor dem Start wird er an einem Fragenkatalog aus echter Historie bewertet, mit getrennter Zählung belegter, falscher und verweigerter Antworten.

Unsere Dokumente widersprechen sich.

Dann täte der Agent es auch, deshalb steht die inhaltliche Sichtung am Anfang. Widersprüche werden geklärt oder eine Fassung wird zurückgezogen, jedes Dokument erhält einen Verantwortlichen und ein Prüfdatum, und die Antwort zeigt, aus welchem Dokument sie stammt.

Macht Microsoft 365 Copilot das nicht schon?

Microsoft 365 Copilot durchsucht alles, was eine Person sehen kann, Entwürfe und überholte Dateien eingeschlossen, und wird je Nutzer lizenziert. Dieser Agent arbeitet auf einem kuratierten Bestand, verweigert Antworten außerhalb davon, eskaliert an einen benannten Verantwortlichen, startet einen Roboter und erreicht Beschäftigte ohne Copilot-Lizenz.

Wann diese Lösung nicht passt

  • Die drei Personen mit dem Regelwissen sitzen im selben Raum, oder es fallen weniger als einige hundert Fragen pro Monat an
  • Die Regeln stehen nirgends geschrieben. Ein Agent kann kein Dokument zitieren, das nicht existiert, das erste Projekt ist also das Verschriftlichen der Inhalte
  • Die Frage braucht Daten statt eines Dokuments: einen Urlaubssaldo, einen Ticketstatus, einen Auftrag. Das ist das Self-Service-Muster, das Personal- oder Service-Desk-Daten liest, und wird gesondert behandelt

Eine Frage für die nächste Sitzung

Was kostet es uns, in Arbeitstagen pro Monat, Fragen zu beantworten, deren Antworten längst geschrieben sind, und wer verantwortet diese Dokumente heute?

Vorgehen bei der Umsetzung

Die Umsetzung läuft in Etappen, damit sie jederzeit gestoppt werden kann.

Wir liefern

  • Inhaltliche Sichtung: Verantwortliche, Prüfdaten, aussortierte Dubletten, vereinbarte Ausschlüsse
  • Den Agenten selbst, in Microsoft Copilot Studio oder als konversationellen UiPath-Agenten, veröffentlicht in Microsoft Teams
  • Einstellungen für Belegpflicht, Quellenangabe und Verweigerung, Agentenanweisungen und Antwortstil je Arbeitssprache
  • Eskalationswege zu benannten Verantwortlichen sowie die ersten Folgeautomatisierungen für Formulareintrag oder Ticket
  • Einen Prüffragenkatalog aus echter Historie, bewertet nach belegten, falschen und verweigerten Antworten vor dem Start
  • Den monatlichen Lückenbericht und ein Handbuch für die Stelle, die den Wissensbestand anschließend führt

Wir brauchen von Ihnen

  • Die zwanzig bis fünfzig Fragen, die Ihre Fachleute am häufigsten beantworten, samt heutiger Antworten
  • Zugang zu den SharePoint-Websites, die in den Umfang gehören, und eine Entscheidung, was draußen bleibt
  • Einen benannten Verantwortlichen je Dokumentenfamilie: Finanzen, Einkauf, IT, Arbeitssicherheit, Produkt
  • Einen Sponsor, der ein widersprüchliches Dokument zurückzieht, statt beide zu behalten

Etappen

Inhaltliche Sichtung

Dokumente inventarisieren, Verantwortlichen und Prüfdatum vergeben, Widersprüche auflösen

Entwurf

Wissensumfang, Berechtigungsmodell, Antwortstil und Sprachen, Eskalationswege, erste Folgeaktionen

Aufbau

Der Agent, seine Beleg- und Zitiereinstellungen, Veröffentlichung in Teams, der erste Folgeroboter

Prüfung

Bewertung am Fragenkatalog, getrennte Zählung belegter, falscher und verweigerter Antworten

Start

Zuerst zwei Abteilungen mit wöchentlicher Lückenprüfung, dann der Rest der Gruppe und weitere Sprachen

Abteilungsweit. Den Aufwand treibt der Zustand der Inhalte, nicht die Technik: wie viele Dokumente in den Umfang gehören, wie viele Verantwortliche zu finden, wie viele Widersprüche zu klären sind und in wie vielen Sprachen die Antworten funktionieren müssen.

6.000 Fragen im Monat, und die Antworten stehen längst geschrieben.

Senden Sie uns die zwanzig Fragen, die Ihre Fachleute am häufigsten beantworten, und die Dokumente, welche die Antworten enthalten sollten. Wir kommen mit einem Umfang für den Wissensbestand, einer Verantwortlichkeitskarte und den gefundenen Widersprüchen zurück.

Senden Sie uns Ihre zwanzig häufigsten Fragen

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