Start · Rozwiązania · Finanse i księgowość

Rozwiązanie · Finanse i księgowość

Maszyna zaczyna produkować i zaczyna się amortyzować w tym samym miesiącu

Inwestycje, które na czas trafiają do ewidencji

Wniosek o rozliczenie od właściciela projektu uruchamia roboty: zbierają koszty projektu, proponują podział na środki trwałe i księgują rozliczenie w SAP, więc amortyzacja rusza we właściwej dacie.

Rozwiązanie działoweMicrosoft TeamsCzłowiek w pętli decyzyjnejAutomatyzacja deterministyczna
6,2 mln €leży w środkach trwałych w budowie tej ilustracyjnej grupy, a część tej kwoty od miesięcy produkuje, jest fakturowana i ubezpieczona.

Streszczenie dla zarządu

Wyzwanie

Najnowsza linia produkcyjna już zarabia, a w księgach nadal figuruje jako projekt.

Co się zmienia

Wyzwalaczem jest człowiek, nie harmonogram.

Wartość biznesowa

Przyjęcie do ewidencji następuje w miesiącu odbioru maszyny, więc amortyzacja rusza od daty wskazywanej przez standard.

Systemy w tle

SAP S/4HANA, moduł środków trwałych i system projektowy; biblioteka dowodowa na SharePoint; model nakładów inwestycyjnych w Power BI

Problem biznesowy

Środki trwałe

Każda inwestycja żyje dwoma życiami. Na hali jest projektem z harmonogramem, budżetem i datą odbioru; w księgach jest zbiornikiem kosztów, który gromadzi zamówienia, przyjęcia towaru i godziny własne, dopóki ktoś nie ogłosi, że rzecz jest gotowa. To ogłoszenie jest całym problemem: zdarzenie biznesowe, którego dokonuje osoba odbierająca maszynę, a które musi dotrzeć do księgowej nieobecnej przy odbiorze.

Zwykle nie dociera albo dociera późno. Praca właściciela projektu kończy się, gdy linia robi dobry produkt, a papiery po tym są najmniej interesującą częścią jego tygodnia. Protokół zostaje podpisany i odłożony do dokumentacji projektu; w SAP nic się nie rusza, bo nic w SAP tego nie pilnuje. Księgowość dowiaduje się z kwartalnego zestawienia albo wtedy, gdy audytor pyta, dlaczego pozycja o wartości 1,4 mln € jest otwarta od dwóch lat.

W skali całej grupy opóźnienie przestaje być kwestią administracyjną. Środki trwałe w budowie nie podlegają amortyzacji, więc grupa rozliczająca się z opóźnieniem trzyma koszt tam, gdzie powinna wykazać odpis, a jej raport nakładów inwestycyjnych nie daje się uzgodnić z planem zatwierdzonym przez zarząd. To samo opóźnienie dziedziczy polisa ubezpieczeniowa i kartoteka utrzymania ruchu.

Jak to wygląda dzisiaj

Tak wygląda przyjmowanie środków trwałych wszędzie tam, gdzie projekty prowadzą inżynierowie, a rozlicza je księgowość.

  1. CzłowiekWłaściciel projektu odbiera maszynę, podpisuje protokół odbioru i odkłada go do dokumentacji projektu
  2. OczekiwanieKsięgowość środków trwałych dowiaduje się o tym, gdy ktoś o tym wspomni, zwykle po jednym do pięciu miesięcy
  3. CzłowiekKsięgowa pobiera raport kosztów elementu WBS, eksportuje dwieście pozycji do Excela i rozstrzyga, co należy do maszyny, co do budynku, a czego nie wolno aktywować
  4. CzłowiekPodział, okresy użytkowania i data odbioru są następnie uzgadniane mailowo z właścicielem, który odpowiada po trzech dniach
  5. SystemKarty środków trwałych powstają pojedynczo, po czym środki trwałe w budowie są rozliczane z taką datą odniesienia, jaką księgowa uzna za właściwą
  6. Ryzyko błęduNikt nie uzgadnia tego, co pozostaje otwarte: kwartalna lista liczy dziewięćdziesiąt pozycji, a najstarsze wpisy pamiętają czasy poprzedniego kontrolera
  7. OczekiwanieAmortyzacja urządzeń, które już produkują, rusza w miesiącu domknięcia papierów, a nie w miesiącu odbioru
CzłowiekOczekiwanieSystemRyzyko błędu

Dlaczego obecny proces kosztuje więcej, niż widać

Koszt rośnie tam, gdzie nikt na niego nie patrzy.

  • Złożenie jednego rozliczenia to praca śledcza, nie księgowanie. Ktoś czyta dwieście pozycji kosztowych, otwiera przyjęcia towaru, żeby sprawdzić, co faktycznie dostarczono, i pyta inżyniera, co kryje pozycja nazwana "prace montażowe", zanim cokolwiek wprowadzi.
  • Spóźniona amortyzacja nie koryguje się po cichu. Odpis pominięty w jednym roku pojawia się w kolejnym, a planowane i zrealizowane nakłady inwestycyjne zaczynają opisywać dwie różne rzeczywistości.
  • Środki trwałe w budowie stają się miejscem odkładania decyzji. Pozycja, o którą nikt nie chce się spierać, przechodzi na kolejny okres i zostaje spisana na koniec roku pod presją terminu, czyli w najgorszym możliwym momencie na ocenę okresu użytkowania.
  • Cała wiedza o podziale mieszka w jednej osobie. Który rodzaj kosztu należy do której grupy, która pozycja dostawcy to część zamienna, a która to już maszyna: pytanie zwraca nazwisko, a nie dokument.

Koszt zaniechania

Dwanaście miesięcy papierkowej pracy przy rozliczeniach w dzisiejszym tempie≈ 27 540 €
Ten sam nawyk utrzymany przez trzyletni plan inwestycyjny≈ 82 800 €
Odpis amortyzacyjny trafiający w niewłaściwy rok, przy średnio trzymiesięcznym opóźnieniu≈ 300 000 €

Spóźnione przyjęcie do ewidencji nie uruchamia żadnego alarmu. Zakład produkuje, dostawca dostaje zapłatę, teczka projektu zostaje zamknięta, a jedynym, co nie zgadza się z halą produkcyjną, jest ewidencja, do której nikt nie zagląda między audytami. Dlatego dwa pierwsze wiersze przechodzą przez każdy przegląd efektywności: dwie i pół godziny, dwadzieścia siedem razy w miesiącu, bez miejsca powstawania kosztów o nazwie "przyjęcie środków trwałych".

Trzeci wiersz to arytmetyka na scenariuszu, a nie gotówka wychodząca z firmy. Przyjmijmy, że 12 mln € z planu wynoszącego 40 mln € trafia do ewidencji średnio z trzymiesięcznym opóźnieniem; przy dziesięcioletnim okresie użytkowania daje to 12 mln € × 10% × 3/12, czyli około 300 000 € odpisu wykazanego w okresie późniejszym niż ten, do którego należy. Odwraca się to z czasem, dlatego łatwo z tym żyć, i o to właśnie pyta audytor, gdy środek trwały w budowie kończy dwa lata.

Scenariusz ilustracyjny

Przykładowa organizacja o realnych proporcjach — liczby służą do policzenia sprawy na Waszych danych, nie są wynikiem klienta.

Organizacja

Grupa produkcyjna z trzema zakładami w Polsce i w Niemczech, SAP S/4HANA z modułem środków trwałych i systemem projektowym, Microsoft 365 E3; plan inwestycyjny wynosi około 40 mln € rocznie, a księgowość środków trwałych działa w centrum usług wspólnych w składzie: starsza księgowa i zastępczyni.

Wolumen

Około 320 rozliczeń, przeniesień i likwidacji rocznie, mniej więcej 27 miesięcznie, co daje około 190 nowych kart środków trwałych; środki trwałe w budowie utrzymują się średnio na poziomie 6,2 mln €, częściowo są to urządzenia już produkujące.

Obecny proces

Właściciel podpisuje protokół i odkłada go, księgowa dowiaduje się później, odtwarza podział kosztów w Excelu, uzgadnia go mailowo i księguje rozliczenie ręcznie, karta po karcie.

Wąskie gardło

Około dwóch i pół godziny na jedno rozliczenie, gdy sprawa wreszcie trafi do finansów, oraz od jednego do pięciu miesięcy opóźnienia, zanim tam trafi, więc ewidencja opisuje zakłady w stanie przeszłym.

Rozwiązanie

Właściciel składa wniosek o rozliczenie w Microsoft Teams; roboty pobierają z SAP pozycje kosztowe projektu, przyjęcia towaru i zaangażowania, proponują podział na środki trwałe, okresy użytkowania i datę przyjęcia na podstawie tabeli reguł oraz kierują jedną akceptację do księgowej i właściciela.

Potencjalny efekt

W modelowanym przypadku przyjęcie do ewidencji następuje w miesiącu odbioru, a nie od jednego do pięciu miesięcy później, dwie i pół godziny zamieniają się w akceptację, a każdy otwarty środek trwały w budowie ma właściciela i wiek. Podane liczby są modelem tego scenariusza, a nie pomiarem u klienta.

Proponowane rozwiązanie

Wyzwalaczem jest człowiek, nie harmonogram. Gdy maszyna zostaje odebrana, właściciel projektu otwiera wniosek o rozliczenie w Microsoft Forms w kanale projektu w Teams: który projekt, data przyjęcia do używania, gdzie leży protokół. Power Automate weryfikuje odpowiedź, zapisuje protokół na SharePoint i dopisuje zgłoszenie do listy, którą obserwuje UiPath.

Dalej wszystko jest deterministyczne. Robot czyta pozycje kosztowe elementu WBS, stojące za nimi przyjęcia towaru oraz wciąż otwarte zaangażowania, a następnie stosuje grupową tabelę reguł: rodzaj kosztu na grupę środków trwałych, grupa na okres użytkowania i klucz amortyzacji, data odbioru na datę przyjęcia. Pozycje bez dopasowania są oznaczane, a nie zgadywane, i powstaje jeden proponowany wiersz na środek trwały wraz z pozycjami kosztowymi, które za nim stoją.

Akceptacja to jedno zadanie, a nie wątek mailowy. Księgowa i właściciel projektu dostają to samo zadanie Action Center wewnątrz Microsoft Teams: proponowane środki trwałe, pozycje bez dopasowania, data rozpoczęcia amortyzacji. Gdy obie strony zadziałają, robot zakłada karty środków trwałych, rozlicza środki trwałe w budowie z datą odniesienia z protokołu i archiwizuje komplet dowodowy. Przeniesienia i likwidacje idą tą samą ścieżką, a comiesięczny watchdog wypisuje każdy środek trwały w budowie powyżej progu wraz z nazwiskiem właściciela.

Wykorzystane funkcje natywne

Microsoft Forms z wyzwalaczem odpowiedzi w Power Automate; UiPath Orchestrator: kolejki, wyzwalacze, magazyn poświadczeń i ślad audytowy; konektory UiPath Integration Service do Microsoft OneDrive & SharePoint oraz Microsoft Teams; zadania UiPath Action Center jako powiadomienia z akcją w Teams; konektory SAP OData i SAP BAPI wraz z aktywnościami UiPath SAP WinGUI; aplikacja Teams Approvals; Power BI jako zakładka w kanale

Co budujemy

Formularz wniosku i jego walidację, rejestr rozliczeń, tabelę reguł dla grup środków trwałych, okresów użytkowania i kluczy amortyzacji, propozycję podziału, routing akceptacji, księgowanie w SAP, komplet dowodowy, watchdog oraz raportowanie

Integracje dedykowane

Karty środków trwałych, rozliczenia, przeniesienia i likwidacje w SAP S/4HANA przez standardowe interfejsy tam, gdzie istnieją, i przez transakcje SAP z aktywnościami UiPath SAP tam, gdzie ich nie ma; kartoteka utrzymania ruchu, jeśli grupa chce w niej mieć nowy numer środka trwałego

Jak działa proces po automatyzacji

  1. CzłowiekWłaściciel projektu składa wniosek o rozliczenie, przeniesienie lub likwidację z kanału projektu w Teams: który projekt, data odbioru, protokół
  2. AutomatyzacjaPower Automate weryfikuje wniosek, zapisuje protokół na SharePoint i dopisuje zgłoszenie do listy rozliczeń
  3. AutomatyzacjaOrchestrator przejmuje zgłoszenie, a robot pobiera z SAP pozycje kosztowe WBS, przyjęcia towaru i otwarte zaangażowania
  4. AutomatyzacjaTabela reguł proponuje jeden wiersz na środek trwały: grupa, okres użytkowania, klucz amortyzacji i data przyjęcia z protokołu; pozycje bez dopasowania są oznaczane
  5. CzłowiekKsięgowa i właściciel projektu zatwierdzają lub korygują propozycję w jednym zadaniu Action Center wewnątrz Microsoft Teams
  6. AutomatyzacjaRobot zakłada karty środków trwałych i rozlicza środki trwałe w budowie z datą odniesienia z protokołu, więc amortyzacja rusza w miesiącu odbioru
  7. AutomatyzacjaKomplet dowodowy trafia pod numer środka trwałego: pozycje kosztowe, protokół, zastosowane reguły, obie akceptacje
  8. AutomatyzacjaCo miesiąc watchdog wypisuje każdy środek trwały w budowie powyżej progu wraz z właścicielem i wiekiem oraz odświeża stronę Power BI w kanale inwestycji
CzłowiekAutomatyzacja

Model współpracy człowieka z automatyzacją

Automatyzacja obsługuje

  • Zebranie pozycji kosztowych, przyjęć towaru, zaangażowań i protokołu stojących za jednym wnioskiem
  • Zaproponowanie podziału na środki trwałe, grupy, okresów użytkowania, kluczy amortyzacji i daty przyjęcia z tabeli reguł
  • Zaksięgowanie rozliczenia, przeniesienia lub likwidacji w SAP i archiwizację dowodów pod numerem środka trwałego
  • Comiesięczną listę kontrolną, wiekowanie środków trwałych w budowie według właścicieli oraz nakłady inwestycyjne wobec planu

Ludzie decydują

  • Czy środek trwały jest faktycznie zdatny do użytku i od jakiej daty, co jest oświadczeniem właściciela, a nie wynikiem obliczeń
  • Jak potraktować to, czego tabela reguł nie dopasowała, oraz każdy element, który zdaniem księgowej należy ująć w kosztach
  • Okresy użytkowania odbiegające od tabeli grupowej, co pozostaje udokumentowaną decyzją finansów
  • Likwidacje, złomowanie i przeniesienia, które wymagają zakładu przyjmującego, nie tylko księgowej

Przed i po

PrzedPo
Praca na jedno rozliczenie lub przeniesienieokoło 2,5 hakceptacja gotowej propozycji
Opóźnienie od odbioru do przyjęcia do ewidencji1 do 5 miesięcymodelowo: miesiąc odbioru
Środki trwałe w budowie starsze niż 90 dniprzeglądane przed zamknięciem rokulistowane co miesiąc z nazwiskiem właściciela

Systemy i integracje

Każdą pozycję da się sprawdzić w dokumentacji producenta. Klasa dowodu jest podana przy każdej.

Wejścia

  • wniosek o rozliczenie z Microsoft Forms
  • pozycje kosztowe WBS i otwarte zaangażowania w SAP
  • stojące za nimi przyjęcia towaru
  • podpisany protokół odbioru na SharePoint
  • grupowa tabela reguł dla grup środków trwałych i okresów użytkowania

Warstwa automatyzacji

  • UiPath Orchestrator
  • UiPath Robots
  • UiPath Integration Service
  • UiPath Action Center
  • Power Automate

Systemy docelowe

  • SAP S/4HANA, moduł środków trwałych i system projektowy
  • biblioteka dowodowa na SharePoint
  • model nakładów inwestycyjnych w Power BI

Punkty styku z człowiekiem: formularz wniosku w kanale projektu w Microsoft Teams; zadanie akceptacyjne w Action Center; comiesięczna lista kontrolna w kanale inwestycji

wniosek o rozliczenie z Microsoft FormsUiPath OrchestratorUiPath RobotsSAP S/4HANAformularz wniosku w kanale projektu w Microsoft Teams

Wykorzystane technologie

Microsoft Forms + Power Automate

wniosek o rozliczenie, przeniesienie i likwidację, zweryfikowany i wpisany do rejestru

A
UiPath Robots + Orchestrator

jedna pozycja kolejki na wniosek, praca w SAP, ponowienia, poświadczenia i ślad audytowy

A
UiPath SAP automation (konektory SAP OData i SAP BAPI, aktywności SAP WinGUI)

pozycje kosztowe i przyjęcia towaru na wyjściu, karty i rozliczenia na wejściu

A
UiPath Action Center

propozycja rozliczenia akceptowana przez księgową i właściciela bez wychodzenia z Teams

A
Microsoft Teams (Approvals app)

miejsce składania wniosków, akceptacji likwidacji i publikacji listy kontrolnej

A
Microsoft SharePoint

biblioteka protokołów i jeden komplet dowodowy na numer środka trwałego

A
Power BI

wiekowanie środków trwałych w budowie według właścicieli, nakłady wobec planu, opóźnienie przyjęcia

A
Apotwierdzona funkcja produktu (dokumentacja producenta)

Ilustracyjny model ekonomiczny

Arytmetyka jest jawna, żeby dało się z nią spierać.

Model ilustracyjny
27 rozliczeń i przeniesień miesięcznie × 150 minut przygotowania, uzgodnień i księgowania≈ 68 h / miesiąc
68 h × 34 € pełnego kosztu godzinowego≈ 2 300 € / miesiąc
× 12 miesięcy≈ 27 540 € / rok
Uwolniona roczna zdolność operacyjna (ilustracyjnie)≈ 27 540 €

Rozliczenie wyceniamy jako jedną sprawę od początku do końca, bo tak właśnie jest obsługiwane: przeczytanie raportu kosztów, rozstrzygnięcie, które pozycje należą do którego środka trwałego, uzgodnienie podziału i daty odbioru z właścicielem, a potem wprowadzenie, zaksięgowanie i archiwizacja. Spóźniona amortyzacja nie wchodzi do tej tabeli, podobnie jak końcoworoczne porządki na starych saldach. 34 € za godzinę to pełny koszt starszej księgowej środków trwałych w Europie Środkowej; żadna z tych liczb nie została zmierzona u klienta.

Policz to na swoich danych

godzin do odzyskania miesięcznie
rocznej przepustowości do odzyskania

Szacunek ilustracyjny na podstawie Twoich danych. To model uwolnionej przepustowości, nie obietnica oszczędności.

Korzyści biznesowe

  • Przyjęcie do ewidencji następuje w miesiącu odbioru maszyny, więc amortyzacja rusza od daty wskazywanej przez standard, a nie od daty dotarcia papierów
  • Właściciel projektu zgłasza zdarzenie, które i tak zna, w trzech odpowiedziach, zamiast być dopytywanym o informacje, które musi potem odtwarzać
  • Jedno rozliczenie przestaje być połową dnia czytania raportów kosztowych; księgowa przegląda gotową propozycję i zatwierdza ją lub koryguje
  • Środki trwałe w budowie przestają być poczekalnią: każda otwarta pozycja ma wiek, wartość i osobę, przeniesienia oraz likwidacje idą tą samą ścieżką, a nakłady inwestycyjne dają się czytać wobec planu

Perspektywa zarządu

  • Nakłady inwestycyjne stają się widoczne w tej postaci, w jakiej zarząd je zatwierdzał, projekt po projekcie, a nie jako suma kończąca się w księdze głównej, a opóźnienie między odbiorem a przyjęciem staje się comiesięczną liczbą z właścicielem
  • Okresy użytkowania i grupy środków trwałych pochodzą z jednej tabeli w trzech zakładach, a każde odstępstwo jest zapisaną decyzją
  • Dowody dla audytu istnieją bez ich kompletowania: protokół, pozycje kosztowe, zastosowane reguły i dwie akceptacje pod numerem środka trwałego

Wpływ na KPI zarządu

średnia liczba dni od zdatności do użytku do przyjęcia do ewidencjiwartość środków trwałych w budowie starszych niż dziewięćdziesiąt dniudział rozliczeń zaksięgowanych w miesiącu odbiorunakłady inwestycyjne wobec planu w podziale na projekty

Bezpieczeństwo i nadzór

Bezpieczeństwo projektujemy razem z procesem, nie po nim.

  • Robot księguje z własnego konta SAP, ograniczonego do księgowości środków trwałych i rozliczania projektów, a poza tym wyłącznie do odczytu; jego poświadczenia są pobierane w czasie wykonania z magazynu używanego w Państwa środowisku, własnego magazynu Orchestrator lub Azure Key Vault, a każde księgowanie nosi numer swojego wniosku
  • Nikt nie przyjmuje środka trwałego sam. Rozliczenie księguje się dopiero po potwierdzeniu daty odbioru przez właściciela i podziału przez księgową, a obie czynności są zapisane przy środku trwałym
  • Wnioski, protokoły, komplety dowodowe i akceptacje pozostają w Państwa dzierżawie Microsoft 365, automatyzacja działa w regionie UE UiPath Automation Cloud, a tabela reguł jest wersjonowana: zmiana grupy, okresu użytkowania lub progu wymaga właściciela polityki rachunkowości

Dlaczego teraz

01

Amortyzacja rozpoczyna się, gdy składnik majątku jest zdatny do użytku, w miejscu i stanie przewidzianym przez kierownictwo: to fakt znany na hali i rzadko tam zapisywany. Ewidencja, która rozpoczyna amortyzację w chwili dotarcia papierów, wykazuje datę, na którą standard nie wskazuje, i robi to miesiąc po miesiącu

02

Plany inwestycyjne w produkcji rosną wraz z programami automatyzacji, energetycznymi i rozbudowy mocy, a każdy projekt dokłada środek trwały w budowie temu samemu dwuosobowemu zespołowi; modelowane 2 300 € miesięcznie to mniejsza połowa rzeczywistego kosztu

03

Elementy są zwyczajne i potwierdzone: konektory SAP OData i BAPI do odczytu i księgowania, aktywności SAP GUI tam, gdzie nie ma interfejsu, zadania Action Center wewnątrz Teams oraz wniosek składany w Microsoft Forms. Nic tutaj nie potrzebuje AI, bo dopasowanie pozycji kosztowych do grup środków trwałych jest zadaniem regułowym

Role zarządcze, których to dotyczy

CFO

Wynik przestaje zależeć od tego, kiedy protokół dotarł do centrum usług wspólnych, a nakłady inwestycyjne dają się czytać wobec planu zatwierdzonego przez zarząd

Dyrektor zakładu

Maszyna odebrana przez jego zespół pojawia się w ewidencji, na polisie i w kartotece utrzymania ruchu w miesiącu, w którym zaczęła produkować

Szef centrum usług wspólnych

Dwie osoby przestają odtwarzać podziały kosztów w Excelu, a środki trwałe w budowie przestają być problemem końca roku

Częste pytania i zastrzeżenia

Nasza księgowość i tak co kwartał przegląda środki trwałe w budowie.

Taki przegląd pokazuje, co jest otwarte, a nie co zostało zakończone. Tutaj wyzwalaczem jest osoba, która odebrała maszynę, a lista kontrolna przychodzi co miesiąc z nazwiskiem i wiekiem przy każdej pozycji.

Podział na środki trwałe to ocena, a nie reguła.

Częściowo tak i ta część zostaje w finansach. Tabela proponuje to, co się powtarza: rodzaj kosztu na grupę, grupa na okres użytkowania i klucz amortyzacji, data protokołu na datę przyjęcia. To, czego nie dopasuje, trafia do księgowej jako nazwany wyjątek.

Właściciele projektów nie wypełnią kolejnego formularza.

Zastępuje on maile, które i tak piszą. Trzy pytania, w kanale Teams, z którego i tak korzystają przy projekcie; alternatywą jest ta sama informacja wyciągana od nich pojedynczymi wiadomościami przez trzy tygodnie.

Kiedy to nie jest właściwe rozwiązanie

  • Firmy z kilkoma inwestycjami rocznie, gdzie księgowa i przypomnienie w kalendarzu kosztują mniej niż automatyzacja
  • Grupy, w których projekty nie zbierają kosztów na elemencie WBS ani na zleceniu wewnętrznym, bo koszty księgowane wprost na konta księgi głównej nie zostawiają nic do rozliczenia
  • Zakłady, w których data odbioru nie jest nigdzie zapisywana, bo automat zaksięguje zgadniętą datę szybciej niż człowiek; prawdziwym projektem jest wtedy dyscyplina protokołów odbioru

Pytanie na najbliższe posiedzenie

Czy ten zarząd potrafi wskazać datę, w której każdy z trzech największych środków trwałych w budowie stał się zdatny do użytku, i wyjaśnić, dlaczego amortyzacja nie ruszyła od tej daty?

Podejście wdrożeniowe

Wdrożenie idzie etapami, bo tak da się je zatrzymać w każdej chwili.

Dostarczamy

  • Rozłożony na części jeden zamknięty rok inwestycyjny: rozliczenia i przeniesienia, sposób podziału każdego z nich oraz miejsca, w których naprawdę żyły daty odbioru
  • Tabelę reguł od rodzaju kosztu do grupy środków trwałych oraz od grupy do okresu użytkowania i klucza amortyzacji, spisaną tak, by przeczytał ją audytor
  • Formularz wniosku z walidacją, rejestr rozliczeń, bibliotekę protokołów, czytnik pozycji kosztowych i propozycję podziału
  • Księgowanie w SAP wraz z obsługą błędów, akceptację w Action Center, comiesięczną listę kontrolną i stronę Power BI, a następnie pilotaż w jednym zakładzie i runbook

Potrzebujemy od Państwa

  • Dwóch zamkniętych lat rozliczeń wraz z raportami kosztowymi, w tym trzech spraw, które księgowa pamięta jako trudne
  • Właściciela procesu w księgowości środków trwałych, sponsora po stronie właścicieli projektów oraz osoby odpowiadającej za politykę okresów użytkowania
  • Państwa polityki aktywowania kosztów oraz kont technicznych w SAP z prawem odczytu w systemie projektowym i module środków trwałych, z prawem księgowania ograniczonym do rodzajów dokumentów wskazanych w polityce

Etapy

Analiza

Jeden rok inwestycyjny, rzeczywiste decyzje o podziale, dowody odbioru i dostępność danych w SAP

Projekt i budowa

Tabela reguł, routing akceptacji, progi, model bezpieczeństwa, a potem formularz, czytnik pozycji kosztowych, księgowanie w SAP i raportowanie

Walidacja

Odtworzenie zamkniętego roku wobec tego, co faktycznie zaksięgowano, i strojenie reguł z księgową

Uruchomienie

Jeden zakład pod nadzorem, potem pozostałe, likwidacje i przeniesienia na końcu

Działowe. Nakład pracy wynika z różnorodności reguł podziału i jakości dowodów odbioru, a nie z liczby zakładów: jeden plan amortyzacji i zdyscyplinowany protokół to krótki projekt, trzy spółki z własnymi zwyczajami aktywowania kosztów już nie.