Start · Rozwiązania · Prawo i compliance · Sprawozdania paliwowe do URE gotowe przed terminem
Rozwiązanie · Prawo i complianceDwudziesty dzień miesiąca przestaje być dniem paniki działu koncesji
Sprawozdania paliwowe do URE gotowe przed terminem
Robot prowadzi kalendarz obowiązków koncesyjnych, po zamknięciu miesiąca agreguje wolumeny z ERP do układu sprawozdania, porównuje z historią i oddaje człowiekowi komplet do zatwierdzenia, z zapasem dni, nie godzin.
Streszczenie dla zarządu
Posiadacz koncesji paliwowej składa cykliczne sprawozdania o obrocie. Dane są w ERP, ale w innych przekrojach niż formularz, więc co miesiąc ktoś skleja je ręcznie.
Kalendarz obowiązków, agregacja wolumenów do układu formularza i kontrola odchyleń wobec historii dzieją się automatycznie po zamknięciu miesiąca.
Sprawozdanie przestaje być wyścigiem z terminem. Człowiek zatwierdza komplet przygotowany z wyprzedzeniem, a odchylenia wyjaśnia przed wysyłką, nie po pytaniu z urzędu.
wolumeny obrotu w ERP; rejestr obowiązków i terminów; paczki sprawozdawcze do zatwierdzenia w Microsoft Teams
Problem biznesowy
Formularz kontra ERP
Koncesja na obrót paliwami ciekłymi ma swoją cenę stałą: cykliczną sprawozdawczość wobec regulatora. Sprawozdania o rodzajach i ilościach paliw, w podziałach na kody CN, kierunki i kontrahentów, składa się w rytmie miesięcznym i rocznym, w terminach liczonych w dniach od zamknięcia okresu.
Trudność leży w przekrojach. ERP zna sprzedaż po indeksach materiałowych i klientach; formularz chce wolumenów po kodach CN i rodzajach działalności. Ktoś musi co miesiąc przełożyć jedno na drugie, a mapowanie indeksów na kody żyje w arkuszu, którego wersję zna jedna osoba.
Terminy zbiegają się z zamknięciem miesiąca, czyli z okresem, w którym księgowość i tak pracuje na granicy przepustowości. Sprawozdanie powstaje więc w pośpiechu, walidowane wzrokiem, i wychodzi za pięć dwunasta. Błąd wykrywa dopiero urząd, wezwaniem do korekty.
Ryzyko jest nieproporcjonalne do nakładu: spóźnienia i błędy w sprawozdawczości koncesyjnej są zagrożone karami, a w skrajnych scenariuszach otwierają dyskusję o samej koncesji. Firma ryzykuje fundament działalności na czynności, którą wykonuje ręcznie, w najgorszym możliwym tygodniu miesiąca.
Jak to wygląda dzisiaj
Poniżej to, jak wygląda praca, zanim cokolwiek zostanie zautomatyzowane.
- CzłowiekPo zamknięciu miesiąca ktoś eksportuje sprzedaż i zakupy paliw z ERP do arkusza
- CzłowiekIndeksy materiałowe są ręcznie mapowane na kody CN według tabeli, którą zna jedna osoba
- Ryzyko błęduKorekty faktur z poprzednich okresów wchodzą do wolumenów albo nie, zależnie od tego, kto liczy
- OczekiwanieSprawozdanie czeka na wolną godzinę między obowiązkami zamknięcia miesiąca
- Ryzyko błęduWalidacja jest wzrokowa: nikt nie porównuje systematycznie wolumenów z poprzednimi okresami
- Ryzyko błęduWysyłka za pięć dwunasta; błąd wychodzi dopiero przy wezwaniu z urzędu albo przy kontroli
Dlaczego obecny proces kosztuje więcej, niż widać
Rachunek, którego nie widać w budżecie.
- Godziny liczą się podwójnie, bo wypadają w zamknięciu miesiąca: każda godzina na sprawozdaniu to godzina zabrana z uzgodnień, na które też nie ma czasu.
- Wiedza o mapowaniu indeksów na kody CN mieszka w jednej głowie i jednym arkuszu. Urlop tej osoby jest ryzykiem regulacyjnym, co brzmi absurdalnie dokładnie dlatego, że jest prawdziwe.
- Odchylenie wolumenu, które powinno być pytaniem wewnętrznym („czemu marzec ma o 40% więcej ON?”), staje się pytaniem urzędu, a wtedy odpowiedź kosztuje wielokrotnie więcej.
- Każda zmiana w przepisach albo w formularzu oznacza ponowne uczenie się procesu, bo proces nigdzie nie jest spisany; jest nawykiem.
Koszt zaniechania
Dwa pierwsze wiersze to koszty pewne i policzalne. Trzeci celowo nie ma kwoty: sankcje w sprawozdawczości koncesyjnej wynikają z przepisów i decyzji regulatora, a ich widełki są na tyle szerokie, że każda liczba na stronie byłaby albo straszeniem, albo bagatelizowaniem. Wystarczy wiedzieć, że istnieją i że dotyczą także spóźnień.
Prawdziwa asymetria jest gdzie indziej: koszt zrobienia tego porządnie jest mały i jednorazowy, a ekspozycja jest cykliczna i bezterminowa, bo sprawozdania trzeba składać co okres, dopóki istnieje koncesja.
Przykładowa organizacja o realnych proporcjach: liczby służą do policzenia sprawy na Państwa danych, nie są wynikiem klienta.
Spółka obrotu paliwami z koncesją OPC: hurt oleju napędowego i benzyn do klientów flotowych i rolniczych, własna baza magazynowa, SAP jako ERP, Microsoft 365, jedna osoba odpowiedzialna za koncesje łącznie z licencjami transportowymi.
Kilkanaście obowiązków sprawozdawczych rocznie wobec regulatora i instytucji pokrewnych; wolumeny rzędu 60 mln litrów rocznie w kilkudziesięciu przekrojach kodów CN i kierunków.
Po każdym zamknięciu miesiąca eksporty z SAP, mapowanie w arkuszu, ręczne wpisywanie do formularzy i wysyłka; wszystko na jednym stanowisku, w tygodniu zamknięcia.
Około dwóch dni pracy miesięcznie w najbardziej obciążonym tygodniu, zero automatycznej walidacji i pełna zależność od obecności jednej osoby.
Robot po zamknięciu miesiąca agreguje wolumeny według wersjonowanego mapowania CN, porównuje każdy przekrój z historią i medianą sezonową, przygotowuje paczkę sprawozdawczą i wystawia ją do zatwierdzenia w Teams z listą odchyleń do wyjaśnienia.
W modelowanym przypadku sprawozdanie jest gotowe do zatwierdzenia trzy dni po zamknięciu; odchylenia wyjaśnia się wewnętrznie, zanim ktokolwiek z zewnątrz o nie zapyta. To liczby z modelu, nie z niczyich rejestrów.
Proponowane rozwiązanie
Fundamentem są dwie spisane rzeczy: rejestr obowiązków (co, dokąd, w jakim terminie, w jakim układzie) i wersjonowane mapowanie indeksów materiałowych na kody CN oraz rodzaje działalności. Obie powstają z Państwa osobą odpowiedzialną za koncesje i obie mają właściciela oraz historię zmian.
Po zamknięciu miesiąca robot pobiera wolumeny z ERP, stosuje mapowanie i buduje sprawozdanie w układzie wymaganym przez formularz. Zanim cokolwiek trafi do człowieka, każdy przekrój jest porównany z poprzednimi okresami: odchylenie ponad próg dostaje etykietę i prośbę o wyjaśnienie. Dopiero komplet, dane plus wyjaśnienia odchyleń, trafia do zatwierdzenia w Microsoft Teams.
Człowiek zatwierdza i składa; robot pilnuje potwierdzenia złożenia, archiwizuje paczkę z wersją mapowania i danymi źródłowymi oraz przypomina o kolejnych terminach z kalendarza obowiązków. Zmiana formularza czy przepisów to zmiana szablonu i mapowania w jednym miejscu, nie nauka nowego nawyku.
UiPath Orchestrator: wyzwalacze po zamknięciu miesiąca, kolejki obowiązków, ponowienia i ślad audytowy; konektory UiPath Integration Service do Microsoft Teams i Outlook 365; zatwierdzenia UiPath Action Center
Rejestr obowiązków z kalendarzem, wersjonowane mapowanie CN, agregację wolumenów, kontrolę odchyleń wobec historii, paczki sprawozdawcze z archiwizacją i przypomnienia eskalacyjne
Wolumeny sprzedaży i zakupów z SAP przez udokumentowany interfejs (tabele, BAPI lub eksporty); formularze sprawozdawcze w postaci wymaganej przez urząd; opcjonalnie korekty faktur z modułu FI
Jak działa proces po automatyzacji
- SystemZamknięcie miesiąca w ERP uruchamia przebieg sprawozdawczy dla obowiązków z kalendarza
- AutomatyzacjaRobot agreguje wolumeny według wersjonowanego mapowania CN i buduje sprawozdanie w układzie formularza
- AutomatyzacjaKażdy przekrój jest porównywany z poprzednimi okresami; odchylenia ponad próg dostają etykiety
- CzłowiekOsoba odpowiedzialna za koncesje wyjaśnia odchylenia i zatwierdza paczkę w Microsoft Teams
- AutomatyzacjaRobot pilnuje potwierdzenia złożenia i archiwizuje paczkę z danymi źródłowymi i wersją mapowania
- CzłowiekKalendarz pokazuje kolejne terminy; eskalacja idzie do przełożonego, jeśli zatwierdzenie utknie
Model współpracy człowieka z automatyzacją
Automatyzacja obsługuje
- Kalendarz obowiązków, agregację wolumenów i budowę sprawozdań w wymaganych układach
- Porównanie każdego przekroju z historią i etykietowanie odchyleń ponad próg
- Archiwizację paczek z pełnym rodowodem danych i pilnowanie potwierdzeń złożenia
Ludzie decydują
- Mapowanie indeksów na kody CN i każdą jego zmianę
- Wyjaśnienia odchyleń i decyzję o zatwierdzeniu każdej paczki
- Kontakt z regulatorem i interpretacje w sprawach niejednoznacznych
Przed i po
Systemy i integracje
Stos jest krótki celowo: jeden silnik, jedna warstwa wykonawcza, jedno miejsce decyzji człowieka.
Wejścia
- wolumeny sprzedaży i zakupów paliw w ERP
- rejestr obowiązków i terminów
- wersjonowane mapowanie indeksów na kody CN
- korekty faktur z poprzednich okresów
Warstwa automatyzacji
- UiPath Orchestrator
- UiPath Robots
- UiPath Integration Service
- UiPath Action Center
Systemy docelowe
- paczki sprawozdawcze w układzie formularzy
- archiwum złożonych sprawozdań z rodowodem danych
- zatwierdzenia i przypomnienia w Microsoft Teams
Punkty styku z człowiekiem: zatwierdzenia UiPath Action Center w Microsoft Teams; kalendarz obowiązków jako zakładka Teams; przegląd mapowania po każdej zmianie przepisów
Wykorzystane technologie
przebiegi po zamknięciu miesiąca, kolejki obowiązków, ponowienia, audyt
Apaczki do zatwierdzenia, przypomnienia i eskalacje tam, gdzie pracuje compliance
Azatwierdzenie sprawozdania jednym kliknięciem, z listą odchyleń w treści zadania
Awolumeny i korekty przez udokumentowane tabele i interfejsy; robot czyta, niczego nie księguje
Azakres i terminy wynikają z Prawa energetycznego i aktów wykonawczych; stan prawny weryfikowany przy wdrożeniu i przy każdej zmianie
BJak to wdrażamy
Od opisu do działającego procesu
To rozwiązanie wdrażamy w ramach usługi automatyzacji procesów: najpierw mierzymy proces na danych firmy, potem budujemy, testujemy i utrzymujemy roboty. Integrację z SAP prowadzi nasz zespół SAP.
Branża
Realizacje
Opisane wdrożenia u klientów są w dziale Case studies.
Ilustracyjny model ekonomiczny
Liczby, które mogą Państwo sprawdzić na własnych danych.
Rachunek celowo nie zawiera kar, bo ich wysokość wynika z przepisów i decyzji, których ta strona nie wycenia. Zawiera za to koszt pewny: czas w najgorszym tygodniu miesiąca i korekty. Ważniejsza od 8 tysięcy euro jest w tym procesie ciągłość koncesji, na której stoi cały przychód spółki.
Policzmy to na Państwa danych
Szacunek ilustracyjny na podstawie Państwa danych. To model uwolnionej przepustowości, nie obietnica oszczędności.
Korzyści biznesowe
- Sprawozdania są gotowe z kilkudniowym zapasem i poza tygodniem szczytu zamknięcia
- Mapowanie CN przestaje być wiedzą plemienną: ma właściciela, wersje i historię
- Odchylenia wolumenów wyjaśnia się wewnętrznie, przed wysyłką
- Każde złożone sprawozdanie ma archiwum z danymi źródłowymi, więc kontrola to wydruk, nie śledztwo
- Nieobecność jednej osoby przestaje być ryzykiem regulacyjnym
Perspektywa zarządu
- Fundament przychodu, koncesja, przestaje zależeć od ręcznej czynności wykonywanej pod presją
- Zarząd widzi w kalendarzu wszystkie obowiązki i ich statusy, zanim staną się pilne
- Historia sprawozdań z rodowodem danych to gotowa odpowiedź na każdą kontrolę
Wpływ na KPI zarządu
sprawozdania złożone przed terminem · dni zapasu między gotowością a terminem · odchylenia wyjaśnione przed wysyłką · korekty po wezwaniach · obowiązki bez przypisanego właściciela
Bezpieczeństwo i nadzór
Automat ma dokładnie te uprawnienia, których potrzebuje. Ani jednego więcej.
- Robot czyta ERP kontem technicznym o minimalnych uprawnieniach i niczego w nim nie zmienia; sprawozdania składa człowiek albo robot za wiedzą i zatwierdzeniem człowieka
- Każda paczka archiwizuje dane źródłowe, wersję mapowania i zatwierdzającego, więc każdy wiersz sprawozdania ma rodowód
- Mapowanie CN i rejestr obowiązków są wersjonowane; zmiany wymagają osoby odpowiedzialnej za koncesje
- Dane osobowe praktycznie nie występują; sprawozdawczość operuje wolumenami i kontrahentami w zakresie wymaganym przez formularze
- Paczki i archiwa pozostają w Państwa dzierżawie Microsoft 365, a roboty pracują w regionie unijnym UiPath Automation Cloud
Dlaczego teraz
Sprawozdawczość paliwowa nie maleje; historia ostatnich lat to kolejne obowiązki i coraz krótsza droga od uchybienia do sankcji. Proces ręczny skaluje się w jedną stronę: coraz gorzej.
Dane są w ERP od dawna, a formularze mają stabilne układy. To automatyzacja o niskim ryzyku technicznym i natychmiastowym efekcie: pierwszy zautomatyzowany okres jest lepszy od ostatniego ręcznego.
Koszt zaniechania jest asymetryczny: oszczędność na wdrożeniu jest jednorazowa i mała, a ekspozycja na karę i dyskusję o koncesji cykliczna i bezterminowa.
Role zarządcze, których to dotyczy
Ciągłość koncesji przestaje wisieć na nawyku jednej osoby w najgorszym tygodniu miesiąca
Sprawozdawczość schodzi z krytycznej ścieżki zamknięcia miesiąca, a korekty przestają wracać
Zamiast sklejać eksporty, zatwierdza gotową paczkę i wyjaśnia odchylenia, kiedy są jeszcze wewnętrzne
Częste pytania i zastrzeżenia
Zmienia się układ, rzadziej istota: wolumeny w przekrojach. Dlatego szablon formularza i mapowanie są konfiguracją, nie kodem: zmiana przepisów to edycja tabeli z nową wersją i datą obowiązywania, a historia starych wersji zostaje do wyjaśnień za lata wstecz.
Właśnie dlatego. Te dwa dni wypadają w tygodniu, w którym firma zamyka księgi, i znikają z zadań, których nikt inny nie zrobi. Automat nie zastępuje tej osoby; oddaje jej rolę, w której jest niezastępowalna: wyjaśnianie odchyleń i rozmowę z regulatorem.
I słusznie: dlatego domyślnie robot przygotowuje, a składa człowiek. Automatyczna wysyłka to opcja, którą włącza się później, dla obowiązków o ustabilizowanym przebiegu, zawsze z zatwierdzeniem przed wysyłką.
Kiedy to nie jest właściwe rozwiązanie
- Jeden prosty obowiązek rocznie przy stabilnym wolumenie: kalendarz i szablon wystarczą
- ERP bez wiarygodnych wolumenów per indeks: najpierw porządek w danych podstawowych, potem sprawozdawczość
- Oczekiwanie porady prawnej: automat porządkuje proces i dane, ale interpretacje przepisów pozostają po stronie Państwa prawników
Pytanie na najbliższe posiedzenie
Które z naszych obowiązków sprawozdawczych mają spisany proces i zastępowalnego wykonawcę, a które istnieją wyłącznie jako nawyk jednej osoby?
Podejście wdrożeniowe
Zakres bez niedomówień, jeszcze przed podpisem.
Dostarczamy
- Rejestr obowiązków sprawozdawczych z kalendarzem, właścicielami i eskalacjami
- Wersjonowane mapowanie indeksów na kody CN, spisane z Państwa specjalistą
- Automatyczną budowę sprawozdań z kontrolą odchyleń wobec historii
- Zatwierdzenia w Microsoft Teams i archiwum paczek z pełnym rodowodem danych
- Bieg równoległy przez dwa okresy sprawozdawcze i opiekę powdrożeniową
Potrzebujemy od Państwa
- Ostatnich czterech złożonych sprawozdań każdego typu wraz z eksportami, z których powstały
- Osoby odpowiedzialnej za koncesje jako właściciela mapowania i odchyleń
- Dostępu odczytowego do wolumenów w ERP oraz do wzorów formularzy
Etapy
Rozpoznanie
Cztery ostatnie okresy odtworzone od danych do formularza: skąd naprawdę biorą się liczby i gdzie proces boli
Reguły
Rejestr obowiązków, mapowanie CN i progi odchyleń zatwierdzone przez compliance
Budowa
Agregacja, kontrola odchyleń, paczki, zatwierdzenia i archiwum
Bieg równoległy
Dwa okresy liczone równolegle: robot i człowiek, różnice wyjaśnione co do litra
Uruchomienie
Przejście na tryb automatyczny z przeglądem po pierwszym kwartale
Szybki efekt. Nakład zależy od liczby obowiązków, czystości danych indeksowych w ERP i od tego, czy formularze mają postać elektroniczną czy portalową.
Urząd pyta o marzec sprzed dwóch lat. Osoba, która składała tamto sprawozdanie, nie pracuje tu od roku.
Prosimy o jedno dowolne złożone sprawozdanie i eksporty, z których powstało. Odsyłamy to samo sprawozdanie zbudowane naszym procesem, z listą odchyleń, które oznaczylibyśmy do wyjaśnienia, i rodowodem każdej liczby.
Pokaż nam jedno swoje sprawozdanieTen sam problem ma zwykle sąsiedni proces
Poziom zapasów liczony codziennie.
Zobacz rozwiązanie Prawo i compliancee-DD i e-AD zamykane w terminie, akcyza pod kontroląŻaden elektroniczny dokument dostawy nie czeka na raport odbioru do ostatniego dnia.
Zobacz rozwiązanie Finanse i księgowośćFCPA, Sunshine Act i VAT: dowody zbierane na bieżącoKontrola przychodzi raz na kilka lat, ale dowody trzeba mieć z każdego dnia.
Zobacz rozwiązanie