Nikt nie płaci za godzinę, która nie została zgłoszona, zatwierdzona i wyceniona z umowy

Zdolność zewnętrzną kupuje się dokładnie tam, gdzie jest potrzebna: programista na pół roku, zespół testowy na jedno wydanie, specjalista od integracji na czas migracji. Razem z nią pojawia się proces administracyjny, którego nikt nie zaprojektował. Godziny przychodzą z portalu agencji, z arkusza wypełnionego przez samego kontraktora, ze skanu podpisanego u klienta, a biuro projektów przepisuje to wszystko do jednego skoroszytu, bo ERP nie przyjmie tego w innej postaci.

Zatwierdzenie jest momentem, w którym zapadają decyzje o pieniądzach, a informacji jest najmniej. Kierownik dostarczania wie, czy praca została wykonana, ale nie ma przed sobą ani stawki z umowy, ani salda zamówienia, i odpowiada „ok, zatwierdzam" na czacie. Decyzja jest realna; ślad, który po niej zostaje, nie nadaje się do użytku dla finansów dwa tygodnie później.

Finanse spotykają tę samą pracę ponownie, już jako fakturę, zwykle zsumowaną do jednej kwoty ze szczegółami w załączniku. Sprawdzenie oznacza powrót do skoroszytu aktualizowanego po zatwierdzeniach, a przed ostatnimi poprawkami, więc kontrola sprowadza się do próbki. Stawka zmieniona przy przedłużeniu, godziny wystawione za osobę, która odeszła w połowie miesiąca, i dzień policzony dwukrotnie przechodzą przez taką kontrolę bez trudu. Przy dziesięciu kontraktorach to żaden problem; przy kilkuset staje się stałym półetatem dla ludzi zatrudnionych do prowadzenia projektów.

Poniższy schemat spotykamy w firmach kupujących dużo zdolności zewnętrznej, niezależnie od systemu ERP.