Start · Rozwiązania · Finanse i księgowość
Rozwiązanie · Finanse i księgowośćSiedmiu partnerów, jeden rejestr: każda linia prowizji powiązana z umową
Prowizje finansowe i ubezpieczeniowe uzgodnione co do umowy
Roboty czytają wyciągi prowizyjne każdego partnera, dopasowują każdą linię do teczki transakcji po kliencie, VIN i numerze umowy, liczą udział doradcy i kolejkują to, czego nigdy nie zapłacono.
Streszczenie dla zarządu
Przychód z F&I sprawdzany jest wtedy, gdy doradca pyta o premię, a nie wtedy, gdy partner nie dopłaca.
To, co budujemy, łączy dwie rzeczy, które grupa już ma i nigdy nie połączyła.
Każda linia prowizji jest powiązana z klientem, numerem VIN i umową, więc przychód z F&I da się wyjaśnić doradcy.
rejestr umów i biblioteka dowodów na SharePoint; system księgowy grupy; pliki reklamacji do partnerów
Problem biznesowy
Rozliczenia F&I
Grupa dealerska zarabia prowizję za każdym razem, gdy przy aucie organizuje finansowanie lub ubezpieczenie. Marża na pojeździe jest cienka i w dużej mierze ustalana przez kogoś innego; prowizja F&I nie jest ani cienka, ani przewidywalna, bo powstaje w salonie, a liczona jest gdzie indziej. Każdy bank, leasingodawca i ubezpieczyciel stosuje własną tabelę stawek, własny cykl rozliczeń i własny dokument: wyciąg w PDF, eksport z portalu, przelew z tytułem, którego nikt w finansach nie rozpoznaje. Siedmiu partnerów tworzy siedem języków dla jednego zdarzenia, czyli podpisania umowy przez klienta przy doradcy.
Uzgodnienie spada na jedną osobę z arkuszem i wykonywane jest do sumy, a nie do linii. To, co wpłynęło, zostaje zaksięgowane; to, co nie wpłynęło, jest niewidoczne, bo żaden rejestr nie łączy podpisanej umowy z prowizją, którą powinna była wygenerować. Storna prowizji pojawiają się jako pozycje ujemne wewnątrz późniejszego wyciągu i są przyjmowane bez sprawdzenia, czy klient rzeczywiście zrezygnował i czy udział doradcy został już wypłacony. Doradcy, dyrektorzy salonów i dyrektor finansowy mają trzy różne liczby na przychód z F&I, a ósmy partner dokłada kolumnę i jeden dzień do zamknięcia miesiąca.
Jak to wygląda dzisiaj
Tak wygląda to w większości grup wielomarkowych, niezależnie od systemu każdej marki.
- CzłowiekDoradca F&I zamyka umowę w portalu partnera i ręcznie dopisuje numer umowy do teczki transakcji, jeśli ma na to czas
- OczekiwanieProwizja rozlicza się we własnym cyklu partnera, od dwóch tygodni do kwartału później, a żaden kalendarz nie pilnuje tych siedmiu cykli
- CzłowiekWyciągi przychodzą jako PDF lub eksporty z portali i są przepisywane do jednego arkusza, partner po partnerze, w nazwach pozycji używanych przez partnera
- SystemMiesięczna suma na partnera trafia do ksiąg jako przychód z F&I; pojedyncze linie nie są nigdy dopasowywane do umowy
- Ryzyko błęduUmowa, która nie wygenerowała prowizji, nie generuje też dokumentu, więc wychodzi na jaw dopiero wtedy, gdy doradca pyta o premię
- CzłowiekStorna i niedopłaty są przyjmowane tak, jak przychodzą, bo odtworzenie pierwotnej linii kosztuje więcej niż wynosi różnica
Dlaczego obecny proces kosztuje więcej, niż widać
Rachunek, którego nie widać w budżecie.
- Niezapłacona prowizja zachowuje się jak rabat, którego nikt nie udzielił: umowa nierozliczona przez partnera nie zostawia w księgach grupy żadnego śladu, więc strata jest cicha i staje się trwała, gdy minie termin reklamacji.
- Księgowanie do sumy ukrywa błędy w obie strony. Wyciąg zaniżony o 400 € i zawyżony o 400 € znoszą się w księgach, więc partner, który przez cały rok liczy jeden produkt o punkt niżej, nie zostaje przez nikogo wychwycony.
- Zaufanie doradców zużywa się na arytmetykę. Udział, którego nie da się powiązać z umową, zamienia się w rozmowę w gabinecie dyrektora sprzedaży, a grupa płaci dwa razy: kwotą sporną i godzinami spędzonymi na jej udowadnianiu.
Koszt zaniechania
Nic w tym procesie nie psuje się na tyle głośno, by trafić do porządku obrad. Wyciągi przychodzą, sumy są księgowane, miesiąc się zamyka, a różnica między tym, co grupa wypracowała, a tym, co partnerzy zapłacili, jest liczbą, której nigdy nie miała w ręku. To trzyma arkusz przy życiu i dlatego środkowy wiersz jest tym realistycznym, a nie dramatycznym.
Sama prowizja jest w tabeli celowo nieobecna. Ile kosztuje przez rok jeden produkt liczony poniżej stawki, grupa policzy z jednej umowy partnerskiej i jednego wyciągu, a my wolimy, żeby ta liczba pochodziła stamtąd niż od nas.
Przykładowa organizacja o realnych proporcjach — liczby służą do policzenia sprawy na Waszych danych, nie są wynikiem klienta.
Grupa dealerska w Polsce: cztery marki w sześciu lokalizacjach w trzech miastach, około 520 pracowników, każda marka na własnym systemie DMS, pięcioosobowy zespół finansowy i Microsoft 365 E3.
720 umów finansowych i ubezpieczeniowych miesięcznie u siedmiu partnerów, przy około 430 wydanych autach nowych i używanych: umowy bankowe i leasingowe, ubezpieczenia komunikacyjne, produkty GAP i przedłużonej ochrony, po kilka na tym samym aucie.
Wyciągi przychodzą jako PDF i eksporty z portali w siedmiu cyklach, są przepisywane do jednego arkusza przez specjalistkę w finansach i księgowane jako miesięczna suma na partnera; udział doradcy liczy się w drugiej zakładce.
Około jedenastu minut na umowę w skali miesiąca, zużywanych na przepisywanie, szukanie klienta w wyciągu i odpowiadanie doradcom, przy braku jakiejkolwiek listy umów, które powinny się rozliczyć, a się nie rozliczyły.
Roboty dopasowują każdą linię wyciągu do teczki transakcji po kliencie, numerze VIN, numerze umowy i produkcie; dopasowany przychód księguje się wraz z udziałem doradcy policzonym według reguł należących do finansów, a linie niedopasowane, brakujące prowizje i storna trafiają jako zadania do Microsoft Teams z załączoną teczką transakcji.
Przychód z F&I rozpoznawany jest wtedy, gdy powstaje, a nie wtedy, gdy ktoś o nim pamięta, reklamacje docierają do partnerów w ich terminach, a liczba dyrektora finansowego i liczba doradcy pochodzą z jednego zapisu. Liczby są nasze, zbudowane na poniższych założeniach, a nie na pomiarze u klienta.
Proponowane rozwiązanie
To, co budujemy, łączy dwie rzeczy, które grupa już ma i nigdy nie połączyła: teczkę transakcji w systemie DMS każdej marki i wyciąg przysyłany przez każdego partnera. Każdej nocy roboty wczytują nowe i zmienione teczki transakcji do jednego rejestru umów na SharePoint, opisanego numerem VIN, klientem, doradcą, lokalizacją, produktem i numerem umowy. Po stronie partnera: tam, gdzie udostępniany jest eksport, robot pobiera plik; tam, gdzie do skrzynki finansów trafia wyłącznie PDF, UiPath Document Understanding odczytuje ten układ do tych samych pól, a niepewna strona staje się zadaniem walidacyjnym, a nie księgowaniem.
Dopasowanie jest deterministyczne, a reguły należą do finansów. Linia dopasowuje się po numerze umowy, po numerze VIN i kliencie albo po dowolnej kombinacji dopuszczonej w tabeli reguł, a każda reguła niesie tolerancję, jaką wolno jej zastosować. Dopasowane linie księgują się w systemie księgowym grupy z udziałem doradcy policzonym z tabeli stawek prowadzonej jako wersjonowane wiersze w Microsoft Lists, dzięki czemu stawka uzgodniona w marcu obowiązuje od marca i pozostaje przypisana do księgowań wykonanych na jej podstawie. Wszystko inne staje się zadaniem w Microsoft Teams, ze stroną wyciągu i teczką transakcji obok siebie: linia bez dopasowanej umowy, storno, kwota poza tolerancją oraz najcenniejszy przypadek ze wszystkich, czyli umowa starsza niż cykl swojego partnera, przy której nie ma żadnej prowizji.
UiPath Document Understanding z akcjami Document Validation w UiPath Action Center; kolejki, wyzwalacze czasowe, magazyn poświadczeń i dziennik uruchomień w UiPath Orchestrator; konektory UiPath Integration Service do Microsoft Outlook 365 oraz Microsoft OneDrive & SharePoint; powiadomienia z akcjami z Action Center w Microsoft Teams; historia wersji w Microsoft Lists; Power BI jako karta w Microsoft Teams
Rejestr umów i jego nocne odczyty, przyjmowanie wyciągów per partner, reguły dopasowania i tolerancje, tabelę stawek doradców, księgowanie i odwracanie storn, kolejkę wyjątków w Teams, projekty reklamacji do partnerów oraz widok F&I w Power BI
System DMS każdej marki przez harmonogramowy eksport, widok bazodanowy tylko do odczytu albo automatyzację interfejsu; każdy portal partnera przez jego własny eksport tam, gdzie istnieje, i automatyzację interfejsu tam, gdzie go nie ma; system księgowy grupy dla księgowań i storn
Jak działa proces po automatyzacji
- AutomatyzacjaKażdej nocy roboty wczytują nowe i zmienione teczki transakcji z systemu każdej marki do jednego rejestru umów: VIN, klient, doradca, lokalizacja, produkt i numer umowy
- AutomatyzacjaWyciągi i awiza płatnicze są pobierane ze skrzynki finansów i z portali partnerów; eksporty brane są jako pliki, a Document Understanding odczytuje układy tych partnerów, którzy przysyłają wyłącznie PDF
- SystemKażda linia jest dopasowywana do umowy według reguł należących do finansów, w granicach tolerancji danej reguły, a linie dopasowane księgują się z udziałem doradcy z wersjonowanej tabeli stawek
- CzłowiekStrona, co do której model nie ma pewności, staje się zadaniem walidacyjnym, w którym człowiek widzi odczytane pola obok samej strony
- CzłowiekLinie niedopasowane, storna, kwoty poza tolerancją i umowy, które powinny się rozliczyć, a się nie rozliczyły, trafiają do finansów jako zadania Action Center w Microsoft Teams, każde z teczką transakcji
- AutomatyzacjaZaakceptowane reklamacje wychodzą jako roszczenie zredagowane z tego samego materiału dowodowego, a widok Power BI odświeża przychód wypracowany, dopasowany, zapłacony, otwarty i zestornowany
Model współpracy człowieka z automatyzacją
Automatyzacja obsługuje
- Wczytywanie teczek transakcji i wyciągów partnerów do jednego rejestru o jednym zestawie pól
- Dopasowanie według reguł napisanych przez finanse, księgowanie dopasowanego przychodu i liczenie udziału każdego doradcy
- Wiekowanie każdej umowy, która powinna się rozliczyć, a się nie rozliczyła, oraz redagowanie reklamacji do partnera
Ludzie decydują
- O regułach dopasowania, tolerancjach i tabeli stawek, które pozostają wierszami listy z właścicielami i datami obowiązywania
- Czy storno zostaje przyjęte, czy zakwestionowane, i czy razem z nim odwracany jest udział doradcy
- O każdej linii niedopasowanej i każdej różnicy: przyjęta z kodem przyczyny albo zareklamowana przed upływem terminu
Przed i po
Systemy i integracje
Wszystko poniżej działa na licencjach i systemach, które już macie albo które i tak trzeba mieć.
Wejścia
- teczka transakcji w systemie DMS każdej marki
- wyciągi i awiza płatnicze partnerów w skrzynce finansów
- eksporty z portali partnerów
- księgowania bankowe i księgowe
Warstwa automatyzacji
- UiPath Orchestrator
- UiPath Robots
- UiPath Document Understanding
- UiPath Integration Service
- UiPath Action Center
Systemy docelowe
- rejestr umów i biblioteka dowodów na SharePoint
- system księgowy grupy
- pliki reklamacji do partnerów
- model semantyczny Power BI
Punkty styku z człowiekiem: zadania walidacyjne, linii niedopasowanych i storn w Action Center w Microsoft Teams; kanał F&I w Teams; widok Power BI jako karta w Teams
Wykorzystane technologie
odczytuje układ wyciągu każdego partnera przysyłającego PDF; akcje Document Validation dla niepewnych stron
Anocne odczyty, przebiegi dopasowania, księgowania i storna; wyzwalacze czasowe, kolejki, magazyn poświadczeń, dziennik
Apobiera wyciągi ze skrzynki finansów; prowadzi rejestr i bibliotekę dowodów
Azadania walidacyjne, linii niedopasowanych i storn z terminami, wykonywane w Teams
Areguły dopasowania, tolerancje i tabela stawek doradców jako wersjonowane wiersze należące do finansów
Aprzychód z F&I wg partnera, produktu, lokalizacji i doradcy: wypracowany, dopasowany, zapłacony, otwarty, zestornowany
AIlustracyjny model ekonomiczny
Model, a nie obietnica.
Podzielmy miesiąc pracy nad uzgodnieniami przez liczbę umów w tym miesiącu, a zostanie poniższe jedenaście minut: przepisanie wyciągów do arkusza, wyszukanie jednego klienta wśród stu linii, przeliczenie udziału doradcy, odpowiedź na pytanie, które po tym przychodzi. 26 € to pełny koszt godzinowy stanowiska w finansach polskiej grupy dealerskiej. Ani sama prowizja, ani nic odzyskanego dzięki jej dochodzeniu nie występuje w tej tabeli, a niczego nie mierzono u klienta.
Policz to na swoich danych
Szacunek ilustracyjny na podstawie Twoich danych. To model uwolnionej przepustowości, nie obietnica oszczędności.
Korzyści biznesowe
- Każda linia prowizji jest powiązana z klientem, numerem VIN i umową, więc przychód z F&I da się wyjaśnić doradcy, audytorowi lub partnerowi z jednego zapisu
- Umowa, która powinna była zapłacić, a nie zapłaciła, staje się datowaną pozycją w kolejce, dochodzoną wraz z dowodami, dopóki termin reklamacji jest otwarty
- Storna są dopasowywane do pierwotnej linii i do udziału doradcy, zanim zostaną przyjęte, zamiast po cichu znikać w miesięcznej sumie
- Udział doradcy liczony jest raz, z tabeli stawek należącej do finansów i wersjonowanej, i daje tę samą liczbę, którą doradca może sam prześledzić
Perspektywa zarządu
- F&I przestaje być miesięczną sumą, a staje się zarządzaną linią przychodu: wypracowaną, dopasowaną, zapłaconą, otwartą i zestornowaną, wg partnera, produktu, lokalizacji i doradcy
- Zachowanie partnera staje się widoczne we własnych liczbach grupy, czego wymaga renegocjacja stawek i czego przegląd współpracy nigdy dotąd nie miał
- Uzgodnienie przestaje zależeć od jednego arkusza i od pamięci jednej osoby o zwyczajach siedmiu partnerów, więc ósmy partner to wiersze, a nie kolejny dzień zamknięcia
Wpływ na KPI zarządu
Bezpieczeństwo i nadzór
Zaufanie do automatyzacji buduje się na śladzie, nie na deklaracji.
- Roboty pracują na imiennych kontach w systemie każdej marki, w każdym portalu partnera i w systemie księgowym, z prawami odczytu tam, gdzie odczyt wystarcza, i prawami księgowania wyłącznie tam, gdzie robot księguje; sekrety trzymane są w magazynie poświadczeń Orchestratora lub w Azure Key Vault, nigdy w samym procesie
- Linia prowizji zawiera nazwisko klienta, numer VIN i numer umowy, więc rejestr i biblioteka dowodów są dostępne wyłącznie dla finansów i dyrektora lokalizacji, retencję ustawia się przez Microsoft Purview, a dziennik Orchestratora zapisuje każdy odczyt i każde księgowanie
- Ekstrakcja jest jedynym miejscem, w którym model dotyka tego procesu, i proponuje pola, a nie rozstrzyga; dopasowanie to arytmetyka na wierszach czytelnych dla człowieka, osoba edytująca regułę nie zatwierdza księgowania z niej wyliczonego, a roboty działają w regionie UE UiPath Automation Cloud i zapisują wyłącznie do własnego tenanta Microsoft 365 grupy
Dlaczego teraz
CECRA, europejska organizacja dealerów, określa zwroty osiągane przez dealerów w ostatnich latach jako „negligible", a uczciwe wynagrodzenie jako „a central success factor", w czasie gdy producenci przenoszą części sieci na model agencyjny; jeśli marża na aucie jest ustalana gdzie indziej, to prowizja, którą grupa zarabia sama, jest tą pozycją, którą opłaca się policzyć porządnie
W Polsce zarejestrowano w 2025 roku 597,4 tys. nowych samochodów osobowych, o 8,3% więcej niż w 2024: 411 000 przez firmy i instytucje, 186 000 przez klientów prywatnych (PZPM i KPMG, publikacja 3 lutego 2026; proporcja mniej więcej siedmiu na dziesięć to nasze wyliczenie, nie ich dana). Rosnący rynek dokłada umowy do tego samego arkusza i tej samej osoby
W budowie nie ma nic egzotycznego: silnik dokumentowy, który uczy się układu partnera z poprawek i tak nanoszonych przez zespół, konektory do skrzynki i SharePoint, zadania wykonywane w Teams, karta Power BI. Na ich tle modelowe 3 432 € miesięcznie kosztu pracy biurowej to najsłabszy argument na tej stronie
Role zarządcze, których to dotyczy
Przychód z F&I staje się należnością zbudowaną z umów, uzgodnioną co do euro i dającą się obronić przed partnerem lub audytorem
Ósmy partner albo czwarta marka to nowe wiersze w tabeli reguł, a nie kolejny dzień uzgodnień w zamknięciu miesiąca
Udział doradcy da się powiązać z umową, która go wygenerowała, co kończy spór, zanim trafi on do Państwa gabinetu
Częste pytania i zastrzeżenia
To normalny punkt wyjścia. Tam, gdzie istnieje eksport, robot pobiera plik; tam, gdzie go nie ma, model uczy się danego układu, a niepewne strony stają się zadaniami walidacyjnymi. Zmiana układu objawia się wtedy wzrostem liczby zadań walidacyjnych, a nie błędnym księgowaniem.
Wtedy dopasowanie zaczyna się od numeru VIN i klienta, a rejestr raportuje, jak często brakowało którego klucza, wg lokalizacji i doradcy. W większości grup pole zaczyna być wypełniane w ciągu kwartału, bo kolejka, która wcześniej była niewidoczna, ma teraz czyjeś nazwisko.
Spory już istnieją, tylko rozstrzyga je dziś ten, kto pamięta sprawę. Zmienia się to, że reklamacja dociera do partnera z umową, stroną wyciągu i wyliczeniem w załączeniu, w terminie.
Kiedy to nie jest właściwe rozwiązanie
- Pojedyncza lokalizacja z jednym lub dwoma partnerami finansowymi i kilkudziesięcioma umowami miesięcznie, gdzie zdyscyplinowana kontrola miesięczna kosztuje mniej niż budowa
- Warunki prowizyjne ustalane każdorazowo i nigdy niespisane jako stawka, którą można ująć w regule; spisanie ich to pierwszy projekt, a nie ten
Pytanie na najbliższe posiedzenie
Gdyby jeden partner przez rok zaniżał nam wypłaty na jednym produkcie, który raport w tej grupie by to pokazał i ile wyciągów zdążyłoby przejść, zanim by to zrobił?
Podejście wdrożeniowe
Pierwszy tydzień wygląda tak samo u każdego klienta: patrzymy na dane.
Dostarczamy
- Jeden zamknięty kwartał uzgodniony raz ręcznie, żeby reguły wynikały z dowodów, a nie z tego, co ludzie sądzą o zachowaniu partnerów
- Rejestr umów i nocne odczyty z systemu DMS każdej marki
- Przyjmowanie wyciągów per partner: eksport tam, gdzie istnieje, wytrenowany model dokumentowy tam, gdzie go nie ma
- Reguły dopasowania, tolerancje, traktowanie storn i tabelę stawek doradców jako wiersze należące do finansów, z datami obowiązywania
- Księgowanie i storna, kolejkę wyjątków i projekty reklamacji w Microsoft Teams oraz widok F&I w Power BI
Potrzebujemy od Państwa
- Trzech miesięcy wyciągów od każdego partnera wraz z płatnościami i księgowaniami, które im towarzyszyły
- Obowiązujących umów prowizyjnych lub tabel stawek oraz tabeli stawek doradców w postaci stosowanej dzisiaj
- Dostępu do odczytu w systemie każdej marki, użytkownika robota do każdego portalu partnera i właściciela reguł po stronie finansów
Etapy
Diagnoza
Jeden zamknięty kwartał uzgodniony ręcznie, a następnie reguły dopasowania, tolerancje, traktowanie storn i tabela stawek przyjęte jako wiersze z wyznaczonymi właścicielami
Budowa
Rejestr, nocne odczyty, przyjmowanie wyciągów, dopasowanie, księgowanie, kolejka wyjątków, projekty reklamacji, Power BI
Test wsteczny
Ten sam kwartał uzgodniony ponownie przez roboty i porównany linia po linii z tym, co zaksięgowano
Uruchomienie
Najpierw jeden partner i jedna marka, z przeglądem każdego księgowania, potem reszta z opieką powdrożeniową
Działowe. Nakład zależy od liczby partnerów i formatów wyciągów, od tego, jak konsekwentnie numer umowy trafia dziś do teczki transakcji, oraz od tego, co odda system każdej marki.
Siedmiu partnerów płaci tej grupie w siedmiu cyklach, a sprawdzane są wyłącznie sumy.
Prosimy o trzy miesiące wyciągów od dwóch Państwa partnerów oraz teczki transakcji, które za nimi stoją. Wracamy ze wskaźnikiem dopasowania, listą umów nigdy nierozliczonych i taksonomią błędów dla reszty.
Uzgodnijmy kwartał z dwoma partneramiTen sam problem ma zwykle sąsiedni proces
Prowizje liczone są w jednym ogromnym arkuszu, a każdy spór oznacza budowanie go od nowa.
Zobacz rozwiązanie Finanse i księgowośćBonusy i premie importera rozliczone co do sztukiBonusy importera to duża część marży, a prowadzi je jeden skoroszyt, który rozumie jedna osoba.
Zobacz rozwiązanie Operacje i produkcjaOd umowy do wydania auta bez zapomnianego dokumentuKoniec z przesuwaniem wydań w piątek, bo dokument, montaż albo faktura były niczyim zadaniem aż do soboty.
Zobacz rozwiązanieBranże, w których wdrażamy to najczęściejDealerzy samochodowi