Start · Rozwiązania · Sprzedaż i marketing
Rozwiązanie · Sprzedaż i marketingKażda pozycja prowizji niesie własny dowód, zanim ktokolwiek o niego zapyta
Prowizje handlowców policzone i wyjaśnione
Roboty budują każde zestawienie z fakturowania, wpłat, atrybucji z CRM i wersjonowanych reguł planu, a każda pozycja pokazuje transakcję, regułę i wyliczenie.
Streszczenie dla zarządu
Prowizje liczone są w jednym ogromnym arkuszu, a każdy spór oznacza budowanie go od nowa.
Zamieniamy cykl prowizyjny z pliku, który ktoś otwiera, w zadanie, które się wykonuje.
Zestawienia pojawiają się w stałym terminie i z tym samym wyjaśnieniem dla wszystkich, więc cykl przestaje zależeć od dostępności jednego analityka.
biblioteka zestawień na Microsoft SharePoint; plik importowy do listy płac; model semantyczny Microsoft Power BI
Problem biznesowy
Wynagrodzenie zmienne
Zestawienie prowizyjne to obietnica z formułą w tle, a ta formuła rozkłada się na trzy systemy, których nikt nie projektował tak, by się zgadzały. Fakturowanie wie, co zostało wystawione, skorygowane i zapłacone. CRM wie, kto był właścicielem szansy i jak podzielono prowizję. Dokument planu zawiera stawki, progi, limity i sposób postępowania przy wypowiedzianej polisie. Nikt nie odpowiada za połączenie tych źródeł, więc co miesiąc robi to ręcznie człowiek w arkuszu.
Ten arkusz rośnie w przewidywalny sposób. Nowy produkt to nowa kolumna, zmiana planu w połowie roku to nowa zakładka, a każdy wyjątek tworzony przez biznes, urlop rodzicielski, przeniesienie między zespołami, klient obsługiwany centralnie, zostaje załatwiony wpisaniem wartości na formułę. Po dwóch latach uruchomić plik potrafi już tylko jego autor.
Koszt spada na sprzedaż i na listę płac. Zestawienia pokazującego kwotę bez wyprowadzenia nie da się sprawdzić, można mu tylko zaufać albo się z nim spierać, więc zapytania przychodzą jako odpowiedzi na maile i wiadomości na czacie, bez rejestru i bez terminu. Spóźnione zestawienia przenoszą korekty na kolejny miesiąc.
Jak to wygląda dzisiaj
Poniższy przebieg spotykamy wszędzie tam, gdzie wynagrodzenie zmienne dotyczy więcej niż kilku osób.
- CzłowiekAnalityk prowizji eksportuje z ERP faktury, korekty i zaksięgowane wpłaty do arkusza, jedna zakładka na okres
- CzłowiekWłaściciele szans, podziały prowizji i kody produktów wychodzą z CRM i zostają wklejone obok, dopasowane po numerze klienta i dacie
- Ryzyko błęduWiersze, które się nie dopasowały, zmienione nazwy klientów, korekty bez czytelnego oryginału, poprawiane są ręcznie i nigdzie nie zapisane
- CzłowiekReguły planu realizują zagnieżdżone formuły i wpisywane ręcznie wartości dla odejść, przeniesień i klientów centralnych
- OczekiwanieDyrektor sprzedaży przegląda zakładkę zbiorczą i akceptuje mailem, sześć do dziesięciu dni roboczych po zamknięciu okresu
- CzłowiekZestawienia eksportowane są pojedynczo i wysyłane do 220 osób ze skrzynki analityka
- CzłowiekZapytania wracają jako odpowiedzi i wiadomości na czacie, każde badane przez ponowne otwarcie arkusza, a to, co znalezione za późno, czeka na kolejny cykl
Dlaczego obecny proces kosztuje więcej, niż widać
Za każdym wyjątkiem stoi godzina, której nikt nie zapisał.
- Każde zapytanie otwiera całe wyliczenie od nowa. Zestawienie jest kwotą, a nie zbiorem wyjaśnionych pozycji, więc odpowiedź na jedno pytanie oznacza odtworzenie dowodów z trzech systemów, dziesięć albo piętnaście razy w cyklu.
- Droższą połową jest czas sprzedaży. Kiedy kierownik zespołu spędza popołudnie na odtwarzaniu własnych liczb w prywatnym arkuszu, firma płaci dwa razy: za wyliczenie i za brak zaufania do niego.
- Korekty przychodzą późno, a pozycja poprawiona po dacie odcięcia listy płac zostaje wypłacona miesiąc później. Drobny błąd rachunkowy zmienia się w spór o sprawiedliwość, a w kilku krajach w osobną korektę płacową.
- Nikt nie odtworzy wypłaty sprzed dwóch lat. Plan leży jako PDF w folderze, arkusz był nadpisywany wielokrotnie, a uzasadnienie kwoty przetrwało wyłącznie w formułach, które od tego czasu przepisano.
Koszt zaniechania
Widoczna liczba jest mniejszą częścią. Obok niej trwa wzorzec: zestawienia wychodzące z opóźnieniem, korekty miesiąc po pomyłce i najlepsi ludzie poświęcający godziny sprzedaży na udowadnianie własnych liczb. To nie pojawia się w budżecie, tylko jako nadgodziny na koniec okresu i jako transakcje, których nikt nie poprowadził.
Ekspozycja, która rośnie po cichu, jest dowodowa. Prowizja to wynagrodzenie umowne, a wynagrodzenie musi dać się wyjaśnić. Jeśli za trzy lata były pracownik, rada pracownicza albo audytor zapyta, skąd wzięła się jedna kwota, odpowiedź trzeba będzie odbudować z arkusza nadpisywanego setki razy.
Przykładowa organizacja o realnych proporcjach — liczby służą do policzenia sprawy na Waszych danych, nie są wynikiem klienta.
Europejski broker i dystrybutor ubezpieczeń z 220 osobami na wynagrodzeniu prowizyjnym w pięciu krajach: agenci, opiekunowie klientów i kierownicy zespołów. Fakturowanie działa w SAP, atrybucja w CRM, tenant to Microsoft 365 E3, a prowizje liczą centralnie dwie osoby w finansach.
220 zestawień miesięcznie obejmujących około 9 000 transakcji prowizyjnych w czterech typach planów: nowa sprzedaż, odnowienia, sprzedaż krzyżowa i nadprowizja zespołowa. Występują progi, limity, podziały oraz clawback przy wczesnych wypowiedzeniach.
Jeden główny arkusz łączy wyciąg z SAP, wyciąg z CRM i tabele planu. Przygotowanie, kontrola, wysyłka i obsługa zapytań to około 25 minut na osobę, akceptowane mailem.
Samo połączenie danych. Niedopasowane wiersze zabierają pierwszy tydzień, a spory drugi; data odcięcia listy płac przychodzi niezależnie od tego, czy cykl jest gotowy.
Roboty zbierają dane o fakturowaniu, wpłatach i atrybucji według harmonogramu, stosują zatwierdzoną wersję planu i zapisują jedną wyjaśnioną pozycję na transakcję. Zestawienia trafiają do każdej osoby osobno i są ogłaszane w Microsoft Teams, zapytania stają się śledzonymi zadaniami z dowodami, a kierownictwo sprzedaży zwalnia cykl, zanim cokolwiek zostanie wypłacone.
W modelowanym przypadku analitycy przestają składać dane, a zaczynają przeglądać wyjątki, zestawienia pojawiają się w stałym terminie, a na większość zapytań odpowiada samo zestawienie. To liczby modelowe, nie pomiar.
Proponowane rozwiązanie
Zamieniamy cykl prowizyjny z pliku, który ktoś otwiera, w zadanie, które się wykonuje. W ustalonym dniu roboty pobierają z SAP faktury, korekty i zaksięgowane wpłaty, a z CRM właścicieli szans, podziały i dane produktowe. Plan pozostaje w arkuszu Excel należącym do finansów i kierownictwa sprzedaży, ale przestaje być kalkulatorem i staje się tabelą reguł: tabele stawek, progi, reguły podziału i nadpisań, każdy wiersz ważny między dwiema datami. Robot najpierw go waliduje, a wersja z nakładającymi się zakresami, stawkami poza uzgodnionymi granicami albo produktami bez reguły zatrzymuje cykl i podnosi alert.
Wyjaśnialność jest tu konstrukcją, nie dodatkiem raportowym. Silnik zapisuje jeden rekord na transakcję prowizyjną, a rekord niesie źródło, atrybucję, regułę i wyliczenie: numer faktury lub polisy, klienta, daty zawarcia i wpłaty, szansę, właściciela i powód jego udziału, wersję planu, wiersz tabeli stawek, który zadziałał, oraz kwotę. Zestawienie jest wyrenderowaniem tych rekordów, a te same rekordy odpowiadają na zapytanie, dlatego odpowiedź zajmuje minutę, a nie przedpołudnie.
Dystrybucja, spory i zwolnienie cyklu dzieją się tam, gdzie sprzedaż i tak pracuje. Każda osoba dostaje zestawienie w prywatnej bibliotece SharePoint i wiadomość w Microsoft Teams z kwotą i odnośnikiem. Zapytanie o pozycję otwiera zadanie w UiPath Action Center z tą pozycją i jej dowodami, z terminem i eskalacją do kierownika sprzedaży, gdy sporny jest podział albo stawka. Przyjęte zapytanie tworzy datowaną pozycję korygującą z kodem przyczyny, a nie edycję historii.
Wyzwalacze czasowe, kolejki i audyt w UiPath Orchestrator; encje z historią audytu w UiPath Data Fabric (wcześniej Data Service); zadania UiPath Action Center wykonywane w Microsoft Teams; konektory UiPath Integration Service do Microsoft OneDrive & SharePoint i Microsoft Teams; uprawnienia Microsoft SharePoint z retencją Microsoft Purview; modele semantyczne Microsoft Power BI
Model reguł planu wraz z walidatorem, silnik wyliczeń z rekordem wyjaśnienia na poziomie pozycji, obsługę korekt i clawbacku, generator zestawienia, publikację per osoba, obieg sporów, akceptację zwalniającą cykl oraz eksport do listy płac
Wyciągi z SAP dotyczące fakturowania, korekt i zaksięgowanych wpłat przez aktywności UiPath SAP (BAPI i OData); atrybucja z CRM przez konektor UiPath Integration Service do Salesforce lub Microsoft Dynamics 365 CRM; plik importowy w formacie Państwa systemu płacowego
Jak działa proces po automatyzacji
- AutomatyzacjaWyzwalacz czasowy w Orchestrator uruchamia cykl w ustalonym dniu; roboty pobierają z SAP fakturowanie, korekty i wpłaty, a z CRM właścicieli, podziały i dane produktowe
- AutomatyzacjaArkusz planu jest walidowany jako pierwszy, a wersja, która nie przejdzie kontroli, zatrzymuje cykl i alarmuje właściciela planu zamiast wytworzyć zestawienia
- AutomatyzacjaKażda transakcja zostaje dopasowana do właściciela i reguły, a zapisana pozycja niesie źródło, atrybucję, wersję planu, stawkę i wyliczenie
- CzłowiekTransakcje bez właściciela, podziały, które się nie sumują, i produkty bez reguły trafiają do Action Center jako zadania z dowodami
- CzłowiekKierownictwo sprzedaży zwalnia cykl w Microsoft Teams po przejrzeniu sum według zespołów, listy wyjątków i zmiany wobec poprzedniego miesiąca
- AutomatyzacjaZestawienia są renderowane, odkładane do biblioteki SharePoint każdej osoby na jej uprawnieniach i ogłaszane w Teams; zwolniony cykl tworzy też plik do listy płac i odświeża Power BI
- CzłowiekUczestnik zgłasza zapytanie do pozycji z tej wiadomości; zapytanie staje się śledzonym zadaniem z właścicielem, dowodami i terminem, zamykanym datowaną korektą
Model współpracy człowieka z automatyzacją
Automatyzacja obsługuje
- Zbieranie danych o fakturowaniu, wpłatach i atrybucji oraz dopasowanie każdej transakcji do właściciela i reguły
- Stosowanie zatwierdzonej wersji planu: progów, limitów, podziałów, nadprowizji i clawbacku przy wypowiedzianych umowach
- Renderowanie zestawień, publikację per osoba na właściwych uprawnieniach i wytworzenie pliku do listy płac
- Przypomnienia, pilnowanie terminów otwartych zapytań i miesięczne odświeżenie raportów
Ludzie decydują o
- Samym planie: stawkach, progach, limitach i tym, kto jest na którym planie, co należy do kierownictwa sprzedaży i finansów
- Wszystkim, czego reguły nie rozstrzygną: szansie bez zapisanego właściciela, spornym podziale, wypłacie uznaniowej
- Zwolnieniu cyklu, w jednej akceptacji stojącej między wyliczeniem a czyimkolwiek wynagrodzeniem
- Wyniku każdego zapytania, zapisanym jako decyzja z uzasadnieniem, a nie jako cicha poprawka
Przed i po
Systemy i integracje
Stos jest krótki celowo: jeden silnik, jedna warstwa wykonawcza, jedno miejsce decyzji człowieka.
Wejścia
- fakturowanie, korekty i zaksięgowane wpłaty z SAP
- właściciele szans, podziały i dane produktowe z CRM
- arkusz planu w Microsoft Excel na SharePoint
- lista uczestników z systemu kadrowego
Warstwa automatyzacji
- UiPath Orchestrator
- UiPath Robots
- UiPath Integration Service
- UiPath Data Fabric
- UiPath Action Center
Systemy docelowe
- biblioteka zestawień na Microsoft SharePoint
- plik importowy do listy płac
- model semantyczny Microsoft Power BI
Punkty styku z człowiekiem: wiadomość z zestawieniem w Microsoft Teams; zadania zapytań i wyjątków Action Center w Teams; akceptacja zwalniająca cykl przez kierownictwo sprzedaży
Wykorzystane technologie
uruchamiają cykl według harmonogramu, kolejkują uczestników, ponawiają, logują i prowadzą ślad audytowy
Awersje planów, pozycje zestawień, korekty i historia sporów jako nadzorowane encje z audytem
Azadania wyjątkowe, zapytania i akceptacja zwalniająca cykl bez wychodzenia z Teams
Aczyta arkusz planu w Microsoft Excel, zbiera atrybucję, publikuje zestawienia i powiadomienia
Abiblioteka zestawień per osoba z uprawnieniami, wersjonowaniem i retencją Microsoft Purview
Araportowanie kosztu prowizji, struktury planów i sporów dla kierownictwa sprzedaży i finansów
Afaktury, korekty i zaksięgowane wpłaty jako podstawa wyliczeń
AIlustracyjny model ekonomiczny
Liczby, które możecie sprawdzić na własnych danych.
25 minut to nie czas pisania; to miesięczny koszt przypadający na jednego uczestnika, rozłożony na pobranie i połączenie danych, rozwiązanie niedopasowanych wierszy, wprowadzenie nadpisań, kontrolę, wysyłkę i odpowiedzi na zapytania. Te minuty ilustrują typowe przedziały, a nie pomiar u klienta. 35 € to pełny koszt godziny pracy analityka prowizji w Europie Środkowej. Czas, który sprzedaż poświęca na przeliczanie własnych zestawień, pominięto z braku wiarygodnej podstawy.
Policz to na swoich danych
Szacunek ilustracyjny na podstawie Twoich danych. To model uwolnionej przepustowości, nie obietnica oszczędności.
Korzyści biznesowe
- Zestawienia pojawiają się w stałym terminie i z tym samym wyjaśnieniem dla wszystkich, więc cykl przestaje zależeć od dostępności jednego analityka
- Każda pozycja sama odpowiada na pytanie o źródło kwoty, wskazując transakcję, atrybucję, wersję planu i wyliczenie, więc większość zapytań w ogóle nie powstaje
- Zapytania, które zostają, mają właściciela, dowody i termin zamiast wątku mailowego, a wynik zapisuje się tam, gdzie zobaczy go następna osoba
- Lista płac dostaje zaakceptowany plik na czas, więc korekty przestają przechodzić na kolejny miesiąc
- Handlowcy przestają prowadzić prywatne arkusze kontrolne, co zwraca czas sprzedaży tam, gdzie kosztuje najwięcej
Perspektywa zarządu
- Koszt prowizji staje się widoczny jeszcze w trakcie kwartału, w podziale na zespoły, plany, produkty i kraje
- Plan jest wersjonowanym artefaktem z właścicielem i akceptacją przy każdej zmianie, więc stawkę uzgodnioną w marcu da się udokumentować w listopadzie
- Zwolnienie cyklu jest kontrolą, a nie uprzejmością: nic nie zostaje opublikowane ani wypłacone, zanim kierownictwo sprzedaży nie podpisze cyklu
- Proces przetrwa urlopy, odejścia i wzrost: reguły żyją w walidowanym arkuszu, a wyliczenie w zaplanowanym zadaniu
Wpływ na KPI zarządu
Bezpieczeństwo i nadzór
Audytor powinien móc odtworzyć każdą decyzję.
- Zestawienie to dane o wynagrodzeniu konkretnej osoby. Każde trafia tam, gdzie prawa mają wyłącznie uczestnik, jego przełożony i zespół prowizyjny, z retencją Microsoft Purview wymaganą przez Państwa politykę płacową
- Roboty czytają ERP i CRM przez dedykowane konta techniczne z prawami odczytu wyłącznie na właściwych obiektach; sekrety leżą w magazynie poświadczeń Orchestrator albo w Azure Key Vault tam, gdzie już jest używany
- Zestawienia, dane wyliczeń i zadania dla ludzi istnieją w dwóch miejscach: w Państwa tenancie Microsoft 365 i w regionie UE UiPath Automation Cloud
- Kto może zmienić regułę, nie może zwolnić cyklu. Każda pozycja niesie wersję planu, na której powstała, a każda korekta zapisuje osobę, uzasadnienie i znacznik czasu
Dlaczego teraz
Jawność wynagrodzeń przeszła z dobrej praktyki do prawa. Dyrektywa (UE) 2023/970 definiuje wynagrodzenie tak, że obejmuje ono składniki uzupełniające i zmienne, czyli dokładnie to, czym jest prowizja, i jest przenoszona do prawa krajowego w całej UE
Plany zmieniają się częściej niż kiedyś, a nowe produkty i korekty w połowie roku lądują w arkuszu, którego nigdy nie zbudowano na wersje. Modelowe 3 208 € miesięcznie obsługi to koszt widoczny; drogie są poprawki wsteczne
Prace integracyjne nie wymagają już budowy od zera: zaplanowane roboty, konektory do ERP i CRM, nadzorowane encje z historią audytu oraz zadania dla ludzi wykonywane w Microsoft Teams to udokumentowane, standardowe możliwości
Role zarządcze, których to dotyczy
Plan staje się narzędziem, które da się zmienić i obronić, a nie arkuszem, który opiera się jednemu i drugiemu
Koszt prowizji jest widoczny w trakcie okresu i uzgadnialny z fakturowaniem po nim, a rezerwa przestaje być szacunkiem
Wynagrodzenie zmienne da się wyjaśnić pracownikowi, radzie pracowniczej albo inspektorowi z rekordu, a nie z pamięci
Zaplanowana, audytowalna integracja z ERP i CRM zastępuje plik, który potrafi uruchomić jedna osoba
Częste pytania i zastrzeżenia
To argument za wersjonowanym zbiorem reguł, a nie przeciw niemu. Plany są datowanymi tabelami, które właściciel planu edytuje i zatwierdza, więc zmiana obowiązująca od 1 stycznia działa od 1 stycznia, a zamknięte cykle zachowują reguły, na których je policzono.
Zaufanie bierze się z wyjaśnienia, nie z kalkulatora. Każda pozycja wskazuje fakturę, szansę, podział i jego powód, wersję planu, stawkę i wyliczenie. Bieg równoległy stawia pierwsze porównanie ze starymi liczbami przed momentem, w którym zależy od nich czyjeś wynagrodzenie.
Wtedy to jest pierwsze ustalenie i warto mieć je na piśmie. Silnik nigdy nie zgaduje: transakcja bez właściciela albo podział, który się nie sumuje, staje się wyjątkiem z nazwiskiem i terminem, więc problem, który arkusz dotąd wchłaniał, daje się naprawić.
Kiedy to nie jest właściwe rozwiązanie
- Mniej niż około pięćdziesięciu uczestników na jednym prostym planie, gdzie dobry arkusz i comiesięczny przegląd kosztują mniej niż silnik
- Wynagrodzenie negocjowane przypadek po przypadku, z dużym składnikiem uznaniowym; część deterministyczna jest wtedy zbyt mała, by uzasadnić budowę
- Właściciele szans nie są nigdzie zapisani, więc atrybucję trzeba by wymyślić, a nie odczytać; najpierw dyscyplina w CRM
Pytanie na najbliższe posiedzenie
Gdyby najlepszy handlowiec zapytał dziś, jak policzono jedną konkretną pozycję na zeszłomiesięcznym zestawieniu, ile zajęłaby nam odpowiedź i czy potrafilibyśmy jej udzielić także za trzy lata?
Podejście wdrożeniowe
Zakres bez niedomówień, jeszcze przed podpisem.
Dostarczamy
- Model reguł zbudowany z Państwa obecnych planów: tabele stawek, progi, limity, podziały, nadprowizje i obsługę clawbacku, każde z datą obowiązywania
- Walidator arkusza, który odrzuca niespójną wersję planu, zanim policzone zostanie choć jedno zestawienie
- Silnik wyliczeń i rekord wyjaśnienia na poziomie pozycji, obejmujący korekty, wypowiedzenia i poprawki wsteczne
- Szablon zestawienia, bibliotekę SharePoint per osoba z uprawnieniami i powiadomienie w Teams
- Obieg zapytań i korekt w Action Center oraz Teams, z terminami, kodami przyczyn i pełną historią
- Bieg równoległy na trzech zamkniętych cyklach, a następnie raportowanie i eksport do listy płac
Potrzebujemy od Państwa
- Obowiązujące dokumenty planów oraz trzy miesiące arkusza wraz z wydanymi zestawieniami
- Wskazanego właściciela planu po stronie sprzedaży i właściciela prowizji w finansach oraz listę uczestników z planami i stałymi wyjątkami
- Dostęp do odczytu fakturowania i wpłat w ERP oraz do CRM, z kontem technicznym do każdego
Etapy
Rozpoznanie
Plany, przypadki wyjątkowe, historia zapytań i to, skąd biorą się dzisiejsze liczby
Model reguł
Plan wyrażony jako datowane, wersjonowane tabele, uzgodniony między sprzedażą a finansami
Budowa
Pobieranie danych, silnik wyliczeń, zestawienie, publikacja, zapytania i eksport do listy płac
Bieg równoległy
Trzy zamknięte cykle przeliczone i uzgodnione pozycja po pozycji z tym, co wypłacono
Uruchomienie
Pierwszy cykl produkcyjny pod nadzorem, potem hypercare i kolejny kraj
Działowe. Nakład zależy od liczby wariantów planów i reguł wyjątkowych, od tego, jak wiarygodnie CRM zapisuje właścicieli szans, oraz od tego, jak daleko wstecz mają sięgać korekty.
Proszę wskazać jedną pozycję z zeszłego zestawienia i uzasadnić ją bez arkusza.
Prosimy o jeden zamknięty cykl prowizyjny: dokumenty planów, arkusz i wydane zestawienia. Przeliczamy go i odsyłamy listę wyjątków wraz ze sporami, którym by zapobiegł.
Przeliczmy jeden cykl prowizyjnyTen sam problem ma zwykle sąsiedni proces
Przegląd lejka zaczyna się od sporu o dane, a nie o szanse sprzedaży.
Zobacz rozwiązanie HR i pracownicyDane do listy płac sprawdzone przed naliczeniemBłędy w płacach wychwytuje pracownik w dniu wypłaty, a nie zespół, który przygotował plik.
Zobacz rozwiązanie Zarząd i planowaniePakiet zarządczy w Power BI zamiast czternastu plików ExcelPakiet dla zarządu nie powinien zależeć od tego, który analityk i którego dnia scalił który arkusz.
Zobacz rozwiązanieBranże, w których wdrażamy to najczęściejHandel i e‑commerceUsługi i ITFinanse i ubezpieczenia