Start · Rozwiązania · Operacje i produkcja
Rozwiązanie · Operacje i produkcjaSobotnie wydanie potwierdzone z kompletnej teczki, a każde stanowisko widzi, co jeszcze otwarte
Od umowy do wydania auta bez zapomnianego dokumentu
Podpisana umowa otwiera teczkę wydania z właścicielami kroków i terminami liczonymi wstecz od daty odbioru; roboty przenoszą dokumenty, ludzie potwierdzają fakty, a klient słyszy termin, gdy teczka na to pozwala.
Streszczenie dla zarządu
Koniec z przesuwaniem wydań w piątek, bo dokument, montaż albo faktura były niczyim zadaniem aż do soboty.
Teczka otwiera się sama.
Poszukiwania na sześciu stanowiskach zamieniają się w kilka potwierdzeń w Teams; popołudnie doradcy idzie na kolejnego klienta i na samo wydanie.
DMS każdej marki; rejestr i foldery VIN na SharePoint; lista zamówień działu części
Problem biznesowy
Wydanie pojazdu
Między podpisaną umową a wydaniem auta jest do czterdziestu kroków w sześciu parach rąk: decyzja o finansowaniu i jej dokumenty, komplet rejestracyjny i wyjazd do wydziału komunikacji, przegląd przedsprzedażowy, akcesoria i ich montaż, faktura z właściwym nabywcą, zgłoszenie wydania do importera. Każdy krok należy do innego stanowiska, a cały obraz ma w głowie tylko doradca, który auto sprzedał.
Auto rzadko jest spóźnione dlatego, że spóźnił się importer. Jest spóźnione, bo dowód rejestracyjny nie wrócił, hak zamówiono w środę albo faktura wystawiona jest na klienta zamiast na firmę leasingową. Termin przesuwa się telefonicznie w piątek po południu, a kilka dni później klient wypełnia ankietę satysfakcji importera; w większości systemów premiowych ten wynik i zgłoszone wydanie są sprzedażą. Dziewięć oddziałów produkuje dziewięć wersji tego samego opóźnienia i nikt ich nie liczy.
Jak to wygląda dzisiaj
Dziewięć oddziałów, dziewięć wariantów; poniżej ten najczęstszy.
- CzłowiekDoradca handlowy podpisuje umowę, przyjmuje zaliczkę i wpisuje klienta, auto i obiecaną sobotę na tablicę; plan trafia do notesu
- CzłowiekSpecjalista F&I składa wniosek o finansowanie w portalu partnera finansowego; decyzja i lista brakujących dokumentów wracają mailem i docierają do doradcy na jego pytanie
- OczekiwanieKomplet rejestracyjny (faktura, świadectwo zgodności WE, pełnomocnictwo, potwierdzenie polisy OC, dane z dowodu) powstaje, gdy ktoś sobie przypomni; goniec jedzie do urzędu, gdy zbierze się dość teczek
- SystemPrzegląd rezerwuje się, idąc do recepcji serwisu, akcesoria zamawia się na karteczce, a księgowość wystawia fakturę, gdy doradca napisze maila
- Ryzyko błęduNikt nie porównuje teczki z terminem aż do piątku: tablice nie wróciły, montażu nie ma albo faktura ma złego nabywcę; termin przesuwa się telefonicznie
- SystemDział rejestracji zgłasza wydanie w portalu importera, gdy dojdzie do tej sterty, czasem już po zamknięciu miesiąca
Dlaczego obecny proces kosztuje więcej, niż widać
Koszt rośnie tam, gdzie nikt na niego nie patrzy.
- Pięćdziesiąt pięć minut poszukiwań na jedno wydanie nigdy nie wygląda jak praca: rozkłada się na sześć stanowisk w minutowych telefonach o różne auta.
- Przesunięcie terminu to moment, w którym rozstrzyga się wynik ankiety satysfakcji, a żaden raport nie liczy przesuniętych wydań ani ich powodów: auto importera, nasza teczka czy klient.
- Przeglądy rezerwowane na ten sam dzień konkurują z płatnymi zleceniami naprawy, więc w każdy piątek brygadzista wybiera między klientem, który płaci, a klientem, który czeka.
- Rejestracja zgłoszona po zamknięciu miesiąca przesuwa sprzedaż do następnego okresu premii ilościowej; faktura ze złym nabywcą kosztuje korektę i tydzień.
Koszt zaniechania
Przesuniętych terminów celowo nie ma w tych wierszach: wyniku ankiety satysfakcji i premii, która za nim idzie, nie da się wycenić bez własnych umów z importerem. Można natomiast powiedzieć, gdzie ten wynik się rozstrzyga: w piątkowym telefonie, który przesuwa sobotę. Wiersze wyceniają jedynie samo dowiadywanie się.
Reszta trwa tak długo, jak tablice: faktura ze złym nabywcą raz w tygodniu, rejestracja zgłoszona do następnego okresu raz w miesiącu, sobotni przegląd przed płatnym zleceniem naprawy i plan, który wyjeżdża na urlop z każdym doradcą.
Przykładowa organizacja o realnych proporcjach — liczby służą do policzenia sprawy na Waszych danych, nie są wynikiem klienta.
Grupa dealerska w Polsce: cztery marki, w tym jedna premium, dziewięć oddziałów, jeden DMS na markę, portal importera na markę, Microsoft 365 z Teams na każdym stanowisku i na tabletach w salonach.
620 wydań pojazdów miesięcznie, około 420 nowych i 200 używanych; mniej więcej połowa dla firm i firm leasingowych; około 60% finansowanych; około 45% z akcesorium lub montażem.
Każde wydanie planowane jest na tablicy i w notesie; sześć stanowisk obdzwania się i obchodzi pieszo; czy sobota jest realna, sprawdza się w piątek po południu, jeśli w ogóle.
Około 55 minut poszukiwań i koordynacji na wydanie, grafik przeglądów wypełniany na bieżąco i terminy przesuwane z powodów, których nikt nie zapisuje.
Zmiana statusu w DMS otwiera teczkę wydania z krokami dla danej marki, rodzaju finansowania i typu nabywcy, każdy z właścicielem i terminem liczonym wstecz od daty odbioru; roboty wykonują kroki dokumentowe, ludzie potwierdzają resztę w Microsoft Teams, a pisemne potwierdzenie wychodzi tylko z kompletnej teczki.
W modelowanym przypadku poszukiwania znikają, termin jest potwierdzany z kompletnej teczki albo przesuwany z wyprzedzeniem i z podanym powodem, a wydanie trafia do rejestru importera tego samego dnia. Wszystko to jest modelem, nic nie zostało zmierzone.
Proponowane rozwiązanie
Teczka otwiera się sama. Gdy umowa w DMS marki osiąga status „sprzedane, zaliczka wpłacona", robot tworzy wiersz w rejestrze wydań, liście SharePoint widocznej jako zakładka w kanale Teams oddziału, oraz folder dla numeru VIN. O zawartości decyduje tabela, której właścicielem jest dyrektor marki: marka, rodzaj finansowania i typ nabywcy wybierają kroki, wskazują stanowisko odpowiedzialne za każdy z nich i mówią, ile dni roboczych przed odbiorem krok musi być zamknięty; terminy liczone są wstecz od daty, którą wpisał doradca.
Roboty wykonują ruch dokumentów: prośbę o dokumenty do działu F&I, komplet rejestracyjny z pełnomocnictwem i potwierdzeniem polisy, zamówienie akcesoriów, rezerwację przeglądu i montażu w grafiku warsztatu w odpowiedniej odległości od terminu, projekt faktury z nabywcą wskazanym w umowie. Wszystko, co wymaga człowieka, jest zadaniem Action Center w Teams, przy biurku albo na tablecie w salonie; robot niczego nie diagnozuje, nie decyduje i nie podpisuje.
Co rano robot zestawia otwarte kroki z ich terminami i przypomina właścicielom; krok, który uniemożliwia dotrzymanie terminu, trafia do kierownika oddziału jako wyjątek. Pisemne potwierdzenie dla klienta wychodzi wyłącznie z kompletnej teczki lub zaakceptowanego wyjątku; w poniedziałek kierownik oddziału widzi cały tydzień i każdy otwarty krok na tablicy Power BI w kanale. Bez AI; każda reguła jest wierszem w tabeli.
Kolejki, wyzwalacze czasowe i magazyn poświadczeń UiPath Orchestrator; konektory UiPath Integration Service dla Microsoft OneDrive & SharePoint, Microsoft Teams i Microsoft Outlook 365; zadania UiPath Action Center z powiadomieniami do wykonania w Microsoft Teams; listy i biblioteki SharePoint z etykietami przechowywania Purview; Power BI jako zakładka w Teams
Rejestr i foldery VIN, tabelę kroków, roboty dla każdego kroku dokumentowego, poranny przegląd terminów, zadania Action Center i protokół, szablony potwierdzeń ze sprawdzeniem kanału kontaktu, tablicę Power BI, instrukcję operacyjną
DMS każdej marki (status umowy, grafik warsztatu, projekt faktury) przez API tam, gdzie istnieje, w pozostałych przypadkach przez ekrany; portale partnerów finansowych i rejestr wydań importera przez ich ekrany
Jak działa proces po automatyzacji
- AutomatyzacjaUmowa ze statusem „sprzedane, zaliczka wpłacona" w DMS otwiera teczkę: wiersz w rejestrze, folder VIN i listę kroków z właścicielami i terminami
- AutomatyzacjaRoboty wykonują kroki dokumentowe: prośbę o dokumenty finansowania, komplet rejestracyjny, zamówienie akcesoriów, przegląd i montaż w grafiku warsztatu, projekt faktury z właściwym nabywcą
- CzłowiekZadania Action Center w Teams: specjalista F&I potwierdza podpisany komplet, dział rejestracji tablice, brygadzista przegląd i montaż, księgowość fakturę i płatność
- AutomatyzacjaCo rano robot porównuje otwarte kroki z terminami, przypomina właścicielom i wysyła krok zagrażający terminowi do kierownika oddziału jako wyjątek
- AutomatyzacjaGdy teczka jest kompletna lub wyjątek zaakceptowany, robot sprawdza kanał kontaktu uzgodniony przy podpisaniu umowy i wysyła potwierdzenie z datą, godziną, oddziałem i listą rzeczy do zabrania; do tego momentu żadna pisemna obietnica nie wychodzi
- CzłowiekPrzy wydaniu doradca prezentuje klientowi auto i wypełnia na tablecie zadanie z protokołem: przebieg, poziom naładowania, akcesoria, dokumenty, kluczyki
- AutomatyzacjaRobot zgłasza wydanie w portalu importera, zamyka teczkę i publikuje wydania z danego dnia w kanale oddziału
Model współpracy człowieka z automatyzacją
Automatyzacja obsługuje
- Otwarcie teczki oraz dobór kroków, właścicieli i terminów dla danej marki, rodzaju finansowania i typu nabywcy
- Prośby o dokumenty, komplet rejestracyjny, zamówienie akcesoriów, rezerwację przeglądu, projekt faktury
- Poranny przegląd terminów, przypomnienia, eskalacje, potwierdzenie dla klienta i zgłoszenie do importera
Ludzie decydują o
- Decyzji o finansowaniu (partner finansowy) i kompletności podpisanego zestawu (specjalista F&I)
- Gotowości auta: technik wykonuje przegląd i montaż, brygadzista potwierdza
- Wydaniu z udokumentowanym wyjątkiem, na przykład akcesorium montowanym przy pierwszym przeglądzie: kierownik oddziału
- Terminie, rozmowie z klientem i samym wydaniu: doradca handlowy
Przed i po
Systemy i integracje
Wszystko poniżej działa na licencjach i systemach, które już macie albo które i tak trzeba mieć.
Wejścia
- status umowy i zaliczki w DMS każdej marki
- rodzaj finansowania i typ nabywcy
- decyzja partnera finansowego i lista dokumentów
- pozycje akcesoriów w umowie
- planowany termin wydania
- kanał kontaktu uzgodniony przy podpisaniu
Warstwa automatyzacji
- UiPath Orchestrator
- UiPath Robots
- UiPath Integration Service
- UiPath Action Center
Systemy docelowe
- DMS każdej marki
- rejestr i foldery VIN na SharePoint
- lista zamówień działu części
- rejestr wydań importera
- model semantyczny Power BI
Punkty styku z człowiekiem: zadania Action Center w Teams dla czterech stanowisk; zakładka rejestru w kanale każdego oddziału; zadanie wyjątku dla kierownika oddziału; zadanie z protokołem na tablecie; poniedziałkowa tablica w Power BI
Wykorzystane technologie
otwierają teczki, wykonują tabelę kroków, przygotowują, rezerwują, zamawiają i zgłaszają; poranny przegląd na wyzwalaczu czasowym; kolejki, magazyn poświadczeń, dziennik audytu
Awiersze rejestru i foldery VIN; wpisy w kanale; prośby o dokumenty i potwierdzenie dla klienta
Apotwierdzenia kroków przez cztery stanowiska, zadanie wyjątku, protokół na tablecie
Arejestr jako lista w kanale Teams oddziału, folder na każdy VIN, etykiety przechowywania
Atygodniowa tablica jako zakładka w Teams: wydania według oddziału i dnia, otwarte kroki według właściciela, przesunięte terminy według powodu
Astatus umowy, status pojazdu, grafik warsztatu, projekt faktury; API tam, gdzie istnieje, w pozostałych przypadkach ekrany
Cdecyzje o finansowaniu i listy dokumentów; rejestr wydań; obsługa przez ekrany, o ile nie ma interfejsu
CIlustracyjny model ekonomiczny
Model, a nie obietnica.
Wyceniane są wyłącznie poszukiwania i koordynacja: 55 minut na wydanie, rozłożone na sześć stanowisk, po 24 € za godzinę, czyli pełnym koszcie godziny w Europie Środkowej. Samo wydanie, przegląd i decyzja o finansowaniu nie są liczone. Minuty proszę zastąpić własnymi; wynikiem jest uwolniona zdolność, nie zredukowane etaty.
Policz to na swoich danych
Szacunek ilustracyjny na podstawie Twoich danych. To model uwolnionej przepustowości, nie obietnica oszczędności.
Korzyści biznesowe
- Poszukiwania na sześciu stanowiskach zamieniają się w kilka potwierdzeń w Teams; popołudnie doradcy idzie na kolejnego klienta i na samo wydanie
- Termin jest potwierdzany pisemnie tylko z kompletnej teczki, więc sobota zostaje dotrzymana albo przesunięta z wyprzedzeniem i z powodem, nigdy odwołana w piątek
- Przeglądy i montaże trafiają do grafiku warsztatu tydzień przed terminem, więc brygadzista je planuje, zamiast je wchłaniać
- Faktura ma właściwego nabywcę za pierwszym razem, a wydanie jest zgłaszane do importera tego samego dnia, w okresie, do którego należy
Perspektywa zarządu
- Każde wydanie w tygodniu, według oddziału, z otwartymi krokami, właścicielami i terminami na jednej tablicy: „co jeszcze otwarte na sobotę?" zamiast „jak idzie?"
- Przesunięte terminy liczone według powodu: teczka, auto importera albo klient, czyli liczba, za którą podąża wynik ankiety satysfakcji
- Dni od umowy do wydania według marki i rodzaju finansowania oraz kroki, które najczęściej przesuwają termin
Wpływ na KPI zarządu
Bezpieczeństwo i nadzór
Kontrola nie jest dodatkiem.
- Konto robota w DMS odczytuje umowy i status pojazdu oraz zapisuje rezerwacje warsztatu i projekty faktur, nic więcej; sekrety przechowywane są w Azure Key Vault lub magazynie poświadczeń Orchestrator
- Rejestr, foldery VIN, protokoły i potwierdzenia pozostają w tenancie Microsoft 365 grupy, widoczne w każdym oddziale dla jego stanowisk; roboty i ich dziennik audytu działają w regionie UE UiPath Automation Cloud
- Dane z dowodu do pełnomocnictwa ograniczają się do minimum wymaganego przez wydział komunikacji; zachowana kopia otrzymuje etykietę przechowywania Purview i jest usuwana zgodnie z harmonogramem inspektora ochrony danych
- Stanowisko zamyka wyłącznie własne kroki, a każde zamknięcie, przypomnienie i potwierdzenie jest logowane przy numerze VIN; potwierdzenie dla klienta zawiera tylko szczegóły wydania, idzie kanałem uzgodnionym przy podpisaniu umowy i nie dotyka zgód marketingowych
Dlaczego teraz
Od 1 stycznia 2024 r. Prawo o ruchu drogowym (art. 73aa i art. 140mb) przewiduje kary pieniężne za spóźniony wniosek o rejestrację; termin obciąża nabywcę, ale teczka, która go dotrzymuje, leży na biurku działu rejestracji dealera
Firmy i instytucje zarejestrowały 411 000 z 597,4 tys. nowych samochodów osobowych w Polsce w 2025 r. (PZPM i KPMG, 3 lutego 2026); wydanie flotowe ma na fakturze firmę leasingową i menedżera floty, który rezerwuje kilka terminów naraz
Przy 620 wydaniach miesięcznie same poszukiwania są warte około 13 600 € czasu pracy każdego miesiąca, zanim wyceni się choć jedną przesuniętą sobotę; zadania w Teams, wiersz listy uruchamiający zadanie UiPath i tablica Power BI działają w tenancie, za który grupa już płaci
Role zarządcze, których to dotyczy
Wynik ankiety satysfakcji w czterech markach przestaje być odczytywany po fakcie, a zaczyna być zarządzany we wtorek przed sobotą
Sobota jest planowana z kompletnej teczki, a weekendowy spór między sprzedażą, serwisem i działem rejestracji się kończy
Przeglądy i montaże trafiają do grafiku tydzień wcześniej; brygadzista przestaje wybierać między płatnym zleceniem naprawy a czekającym klientem
Faktury mają właściwego nabywcę za pierwszym razem, wydania trafiają do rejestru importera w danym okresie, a zaliczka, wypłata finansowania i rejestracja są w jednej teczce na VIN
Częste pytania i zastrzeżenia
Wtedy teczka ją odczytuje. Liście brakuje terminu liczonego wstecz od daty odbioru dla sześciu stanowisk, zadania w Teams tam, gdzie pracują brygadzista i dział rejestracji, oraz widoku czterech marek na jednej tablicy.
Właśnie dlatego lista kroków jest tabelą, której właścicielem jest dyrektor marki, a nie kodem; nowy standard, produkt finansowy czy reguła akcesoriów to zmiana wiersza, odczytywana w dniu otwarcia teczki.
Obiecają i powinni. Zmienia się to, że pisemne potwierdzenie wychodzi tylko z kompletnej teczki, a we wtorek doradca widzi, co zagraża sobocie.
Kiedy to nie jest właściwe rozwiązanie
- Jeden oddział z kilkoma wydaniami tygodniowo: wystarczy wspólna lista z terminami i piątkowy przegląd
- DMS nie przechowuje rzetelnie statusu umowy, rodzaju finansowania i pozycji akcesoriów; teczka otwierałaby się z błędnych danych, więc najpierw dyscyplina w DMS przy sprzedaży
- Termin przesuwa się, bo importer dostarcza późno albo partner finansowy decyduje powoli; żadna teczka tego nie skróci, a ta rozmowa należy do dyrektora marki
Pytanie na najbliższe posiedzenie
Czyim zadaniem w tej grupie jest wiedzieć we wtorek, że sobotnie wydanie się nie odbędzie, i na co ta osoba dziś patrzy, żeby to wiedzieć?
Podejście wdrożeniowe
Pierwszy tydzień wygląda tak samo u każdego klienta: patrzymy na dane.
Dostarczamy
- Analizę w dwóch oddziałach z działem F&I, działem rejestracji i brygadzistą: rzeczywistą listę kroków dla marki, rodzaju finansowania i typu nabywcy, właścicieli i czasy trwania
- Rejestr, foldery VIN i tabelę kroków z właścicielami i terminami
- Roboty, poranny przegląd terminów, zadania Action Center, szablony potwierdzeń ze sprawdzeniem kanału, tablicę Power BI
- Pilotaż w jednym oddziale z jedną marką, potem wdrożenie marka po marce z opieką powdrożeniową i instrukcją dla działu rejestracji
Potrzebujemy od Państwa
- Trzech miesięcy wydań z dwóch oddziałów z datami zamknięcia poszczególnych kroków oraz listy przesuniętych terminów z powodem
- Właściciela procesu wydań na poziomie grupy, dyrektora marki dla tabeli kroków, dyrektora oddziału dla pilotażu
- Kont dla robotów w każdym DMS, portalach importerów, portalach partnerów finansowych i skrzynce serwisowej
Etapy
Analiza
Listy kroków, właściciele, czasy, rodzaje wyjątków; ekrany DMS i portali
Projekt
Rejestr, tabela kroków, reguły eskalacji, szablony, model bezpieczeństwa
Budowa
Roboty, integracja z DMS i portalami dla każdej marki, zadania Action Center, tablica Power BI
Pilotaż i wdrożenie
Jeden oddział i jedna marka pod nadzorem działu rejestracji, potem pozostałe marki i oddziały z opieką powdrożeniową
Działowe. Nakład zależy od liczby systemów DMS i tego, czy udostępniają status umowy i grafik warsztatu przez interfejs, oraz od tego, jak bardzo listy kroków różnią się między markami.
Sobotni klient jest na tablicy. Piątkowego brakującego dokumentu na niej nie ma.
Prosimy o listę wydań z ostatniego miesiąca z dwóch oddziałów, z przesuniętymi terminami i powodem tam, gdzie ktoś go zapisał. Odpowiadamy pisemną analizą: które powody leżały po stronie importera, które po stronie teczki, i pierwszym szacunkiem godzin pracy stojących za poszukiwaniami.
Odtwórzmy przesunięte terminy z miesiącaTen sam problem ma zwykle sąsiedni proces
Szanse są wygrywane w CRM, a potem tydzień czekają, aż ktoś założy klienta, projekt i fakturowanie.
Zobacz rozwiązanie Operacje i produkcjaWłaściwe auto we właściwym salonie i flota demo pod kontroląKoniec z przesuwaniem aut między salonami na telefon i ustalaniem, gdzie są auta demo, przez obdzwanianie.
Zobacz rozwiązanie Finanse i księgowośćProwizje finansowe i ubezpieczeniowe uzgodnione co do umowyPrzychód z F&I sprawdzany jest wtedy, gdy doradca pyta o premię, a nie wtedy, gdy partner nie dopłaca.
Zobacz rozwiązanieBranże, w których wdrażamy to najczęściejDealerzy samochodowi