Start · Rozwiązania · Finanse i księgowość
Rozwiązanie · Finanse i księgowośćKażdy paragon odczytany i cała polityka sprawdzona, zanim firma wypłaci zwrot
Automatyczna kontrola rozliczeń delegacji i wydatków
Każde rozliczenie jest w całości sprawdzane z polityką podróży, paragonami i historią przed wypłatą; pracownicy odpowiadają na pytania w Teams, a finanse widzą wyłącznie wyjątki.
Streszczenie dla zarządu
Koniec z wypłacaniem dziewięciu rozliczeń na dziesięć w zaufaniu, bo nikt nie ma czasu ich sprawdzić.
Mientha dostarcza warstwę kontroli polityki między złożeniem rozliczenia a wypłatą.
Każde rozliczenie jest sprawdzane według tych samych reguł, więc pozycje niezgodne z polityką wychodzą na jaw przed wypłatą.
SAP Concur (status, komentarze, korekty, zwolnienie do wypłaty); archiwum audytowe na SharePoint; UiPath Insights
Problem biznesowy
Delegacje i wydatki
Zwrot kosztów ma dwa zadania: szybko oddać pracownikowi pieniądze i wypłacić wyłącznie to, na co pozwala polityka, z zachowaniem prawa do odliczenia VAT i bez płacenia dwa razy za ten sam paragon. Ponieważ te zadania ciągną w przeciwne strony, większość zespołów rozliczeniowych sprawdza wszystko pobieżnie i kontroluje próbkę, zwykle jedno rozliczenie na dziesięć. Próbka jest jedynym miejscem, w którym polityka jest naprawdę egzekwowana.
Koszt rozkłada się na kilka biurek: kolejka, która co miesiąc kulminuje w ostatnim tygodniu, pracownicy czekający na pieniądze dwa albo trzy tygodnie, przełożeni akceptujący hurtem w piątkowe popołudnie bez otwarcia choćby jednego paragonu i audyt wewnętrzny oglądający kontrolę działającą na 10% populacji.
Skala pogarsza sytuację: przybywa osób jadących w delegację po raz pierwszy, przybywa reżimów dietowych i reguł VAT, a próbka staje się coraz rzadsza. Paragon za taksówkę rozliczony w dwóch różnych miesiącach widać dopiero przy porównaniu rozliczeń między sobą, a nikt nie porównuje ręcznie 3 200 dokumentów.
Jak to wygląda dzisiaj
- CzłowiekPracownik fotografuje paragony w aplikacji mobilnej, a na koniec miesiąca ręcznie składa z nich rozliczenie
- CzłowiekPrzełożony akceptuje całą paczkę w piątkowe popołudnie, nie otwierając załączonych paragonów
- OczekiwanieRozliczenia leżą na etapie kontroli od jednego do sześciu dni roboczych
- CzłowiekOsoba kontrolująca potwierdza, że paragony są dołączone i kwoty się zgadzają, stosując politykę z pamięci; pełne badanie przechodzi jedno rozliczenie na dziesięć
- Ryzyko błęduDuplikaty, transakcje kartą rozliczone drugi raz gotówką, daty weekendowe bez podróży i paragony bez danych nabywcy, z których nie da się odliczyć VAT, przechodzą dalej, o ile nie trafią do próbki
- CzłowiekPytania idą do pracownika e‑mailem, rozliczenie zostaje odłożone, a lista otwartych spraw w Excelu rośnie
- OczekiwanieOdłożone rozliczenia czekają średnio tydzień, wypadają z najbliższej wypłaty i trafiają do rezerwy jako szacunek
- SystemZwolnione rozliczenia idą do kadr i płac albo do zobowiązań, a ustalenia z próbki są archiwizowane dla audytorów
Dlaczego obecny proces kosztuje więcej, niż widać
Koszt rośnie tam, gdzie nikt na niego nie patrzy.
- Sześć minut kupuje sprawdzenie kompletności, a nie kontrolę. Pełne badanie zajmuje od 15 do 20 minut i obejmuje jedno rozliczenie na dziesięć; to, czego własne reguły systemu nie wyłapią w pozostałych dziewięciu, idzie do wypłaty.
- Najwolniejsza jest pętla mailowa: pracownik jedzie pociągiem, pytanie brzmi „proszę sprawdzić pozycję hotelową”, a rozliczenie czeka tydzień.
- VAT wycieka po cichu. W kilku krajach, w tym w Polsce, paragon bez danych nabywcy nie daje prawa do odliczenia podatku naliczonego; sprawdzana z pamięci i tylko na próbce, ta reguła bywa stosowana niekonsekwentnie.
- Duplikatów nie widać przy kontroli pojedynczego rozliczenia; żeby je znaleźć, trzeba porównywać rozliczenia i miesiące między sobą, a tego ręcznie nie robi żaden zespół.
- Niespisane wyjątki od polityki mieszkają w trzech głowach; kiedy jedna z tych osób odchodzi, próbka się kurczy, a pytania stają się coraz bardziej ogólne.
Koszt zaniechania
Ponieważ kolejka co miesiąc się rozładowuje, łatwo zostawić ten proces w spokoju, a policzony wyżej koszt pracy jest umiarkowany. Większa jest liczba, której nikt nie mierzy: przy ilustracyjnych 400 € na jedno rozliczenie grupa zwraca około 1,28 mln € miesięcznie (3 200 × 400 €), a każde 0,1% tej kwoty wydane poza polityką to około 15 400 € rocznie (1,28 mln € × 12 × 0,001), których próbka nigdy nie zobaczy. Nie znamy tego wskaźnika w Państwa firmie, a przy próbce jednego rozliczenia na dziesięć nie znają go Państwo również.
Kontrola obejmująca 10% populacji, z ustaleniami, których nikt nie domyka, to gotowy punkt do listu audytora do zarządu, a każdy nowy kraj dokłada reguły do listy kontrolnej trzymanej w trzech głowach.
Przykładowa organizacja o realnych proporcjach — liczby służą do policzenia sprawy na Waszych danych, nie są wynikiem klienta.
Grupa doradczo-inżynieryjna, 1 800 pracowników w sześciu krajach Europy, SAP Concur do rozliczeń wydatków i Microsoft 365 E3; rozliczeniami zajmuje się trzyosobowy zespół w centrum usług wspólnych w Polsce.
3 200 rozliczeń miesięcznie; około 55% to transakcje kartą służbową, 45% gotówka i diety; paragony to głównie zdjęcia z telefonu; pełne badanie przechodzi jedno rozliczenie na dziesięć.
Przełożeni akceptują hurtem; zespół rozliczeń sprawdza kompletność, stosuje politykę z pamięci i kontroluje jedno rozliczenie na dziesięć; pytania idą e‑mailem i są prowadzone w Excelu.
Średnio około sześciu minut na jedno rozliczenie; od 600 do 800 dokumentów w kolejce w ostatnim tygodniu miesiąca; tydzień na jedno pytanie; obietnica zwrotu w dziesięć dni roboczych niedotrzymywana na koniec każdego kwartału.
Każde rozliczenie jest pobierane z Concur, każdy paragon odczytuje UiPath Document Understanding i porównuje z tym, co pracownik zadeklarował, a polityka jest uruchamiana na każdej pozycji; czyste rozliczenia idą do wypłaty, pracownicy dostają precyzyjne pytania w Microsoft Teams, a osoba kontrolująca widzi wyłącznie trafienia reguł.
W modelowanym przypadku 100% rozliczeń jest sprawdzanych według tych samych reguł, praca ręczna skupia się na udziale wyjątków (modelowo od 20 do 25% na początku), a czyste rozliczenia są zwracane w ciągu dwóch dni roboczych. To potencjał modelowy, nie wynik u klienta.
Proponowane rozwiązanie
Mientha dostarcza warstwę kontroli polityki między złożeniem rozliczenia a wypłatą: każde rozliczenie jest pobierane z systemu rozliczeń delegacji i wydatków, każdy paragon zostaje odczytany, polityka przechodzi przez każdą pozycję, a wynikiem jest zwolnienie do wypłaty, pytanie do pracownika albo zadanie dla osoby kontrolującej. Limity, tabele diet, stawki maksymalne dla miast, reguły VAT w poszczególnych krajach i okna wyszukiwania duplikatów leżą w tabeli reguł, którą prowadzą i zmieniają finanse, bez udziału programisty; robot zapisuje wersję reguł, którą zastosował. Jedynym elementem uczenia maszynowego jest odczyt paragonów; model językowy nie jest tu używany.
Pytania do pracowników przenoszą się z poczty do Microsoft Teams: zadanie z konkretnym pytaniem, odnośnikiem do paragonu i gotowymi wariantami odpowiedzi. Naruszenia polityki trafiają do osoby kontrolującej w finansach z dowodami zestawionymi obok siebie: obraz paragonu, wartości odczytane i wpisane przez pracownika, reguła, która zadziałała, oraz pasujące pozycje z innych rozliczeń. Pozycje wymagające zgody dyrektora idą do aplikacji Microsoft Teams Approvals z załączonym paragonem.
SAP Concur ma własne usługi kontroli rozliczeń; nasza warstwa jest wobec nich uzupełnieniem: reguły charakterystyczne dla firmy, lokalna logika VAT, porównanie paragonu z deklaracją, kontrole między rozliczeniami i miesiącami oraz dalsza korespondencja w Teams. Interfejs do kadr i płac albo do ERP pozostaje nietknięty.
Wstępnie wytrenowany model Receipts i Validation Station w UiPath Document Understanding; kolejki, wyzwalacze i audyt w UiPath Orchestrator; konektory UiPath Integration Service do SAP Concur, Microsoft Teams, Microsoft Outlook 365 oraz Microsoft OneDrive & SharePoint; powiadomienia z możliwością działania z UiPath Action Center w Microsoft Teams; aplikacja Microsoft Teams Approvals; UiPath Insights
Przyjęcie rozliczeń z systemu delegacyjnego, tabelę reguł i silnik reguł, porównanie paragonu z deklaracją, szablony pytań z przypomnieniami i eskalacją, kierowanie spraw do kontroli i do dyrektora, zapis zwrotny, archiwum audytowe na SharePoint, pulpity oraz instrukcję operacyjną
Zwolnienie do wypłaty w SAP Concur przez API tam, gdzie krok obiegu jest udostępniony, a w pozostałych przypadkach przez robota działającego w kolejce osoby kontrolującej; przyjęcie danych z eksportu lub API dla innych systemów rozliczeń
Jak działa proces po automatyzacji
- AutomatyzacjaRozliczenie zaakceptowane przez przełożonego jest pobierane z SAP Concur przez konektor i kolejkowane w Orchestrator razem z pozycjami i obrazami paragonów
- AutomatyzacjaDocument Understanding odczytuje każdy paragon wstępnie wytrenowanym modelem Receipts (sprzedawca, data, kwota, podatek, waluta) i porównuje wartości z deklaracją; paragony nieczytelne trafiają do Validation Station
- SystemSilnik reguł przepuszcza politykę przez każdą pozycję: limity, diety, wymogi dokumentowe VAT w poszczególnych krajach, duplikaty między rozliczeniami i transakcjami kartowymi, daty weekendowe, listy uczestników, kilometrówkę; każde trafienie dostaje kod przyczyny i wagę
- AutomatyzacjaRozliczenia bez trafień są oznaczane jako skontrolowane, z zapisem wersji reguł, i zwalniane do wypłaty
- CzłowiekTrafienia, które może wyjaśnić pracownik, stają się zadaniem Action Center w Microsoft Teams z pytaniem i odnośnikiem do paragonu; przypomnienie po dwóch dniach roboczych, przełożony do wiadomości po pięciu
- CzłowiekNaruszenia polityki idą do osoby kontrolującej w finansach jako zadanie w Teams z przygotowanymi dowodami; pozycje dla dyrektora trafiają do aplikacji Teams Approvals z załączonym paragonem
- AutomatyzacjaDecyzje są zapisywane zwrotnie w systemie rozliczeń, akta kontroli trafiają na SharePoint, a Insights pokazuje odsetek rozliczeń bez uwag, trafienia reguł i czas odpowiedzi na pytania
Model współpracy człowieka z automatyzacją
Automatyzacja obsługuje
- Odczyt każdego paragonu i porównanie go z tym, co pracownik zadeklarował
- Uruchomienie całej polityki na każdej pozycji, za każdym razem, w aktualnej wersji reguł
- Rutynowe pytania do pracowników, przypominanie o odpowiedziach, zwalnianie czystych rozliczeń i prowadzenie zapisu kontroli
Ludzie decydują o
- Tym, czy przekroczenie limitu jest uzasadnione, mając przed oczami paragon i historię pracownika
- Tym, czy podejrzenie duplikatu jest trafne, gdy dowody są niejednoznaczne
- Zgodzie dyrektora na wyjątki, które polityka rezerwuje dla tego szczebla
- Regułach: limity, tabele diet, logika VAT i wagi trafień pozostają w gestii finansów
Przed i po
Systemy i integracje
Tam, gdzie wystarczy reguła, nie używamy modelu. Tam, gdzie potrzebny jest osąd, decyduje człowiek.
Wejścia
- SAP Concur lub inny system rozliczeń (rozliczenia, pozycje, transakcje kartowe)
- zdjęcia i pliki PDF paragonów
- tabele reguł na SharePoint
Warstwa automatyzacji
- UiPath Orchestrator
- UiPath Robots
- UiPath Document Understanding
- UiPath Integration Service
- UiPath Action Center
Systemy docelowe
- SAP Concur (status, komentarze, korekty, zwolnienie do wypłaty)
- archiwum audytowe na SharePoint
- UiPath Insights
Punkty styku z człowiekiem: zadania Action Center w Teams; Teams Approvals; tygodniowe podsumowanie na kanale zespołu
Wykorzystane technologie
wstępnie wytrenowany model Receipts odczytuje sprzedawcę, datę, kwotę, podatek i walutę; Validation Station dla paragonów nieczytelnych
Akolejkują każde rozliczenie, wykonują reguły, zapisują status zwrotnie, ponawiają, logują i audytują
Acyklicznie odpytywane zdarzenia o złożonych rozliczeniach; odczyt i aktualizacja obiektów w Concur
Apodsumowanie na kanale, poczta jako kanał zapasowy, tabele reguł, archiwum audytowe
Apytania do pracowników i decyzje osób kontrolujących wewnątrz Teams
Azgoda dyrektora z załączonym paragonem; audyt w Microsoft Purview
Aodsetek rozliczeń bez uwag, trafienia reguł w podziale na działy, czas odpowiedzi na pytania
AIlustracyjny model ekonomiczny
Zacznijcie od kwestionowania założeń.
Sześć minut to średnia z dwóch zupełnie różnych zadań: od czterech do pięciu minut sprawdzania kompletności w dziewięciu przypadkach na dziesięć i od 15 do 20 minut pełnego badania w dziesiątym. Przedziały są ilustracyjne i nie pochodzą z pomiaru u klienta. 32 € to pełny koszt godziny pracy doświadczonej osoby kontrolującej rozliczenia w centrum usług wspólnych w Europie Środkowej; liczymy wyłącznie czas zespołu, bez odzyskanych wydatków niezgodnych z polityką.
Policz to na swoich danych
Szacunek ilustracyjny na podstawie Twoich danych. To model uwolnionej przepustowości, nie obietnica oszczędności.
Korzyści biznesowe
- Każde rozliczenie jest sprawdzane według tych samych reguł, więc pozycje niezgodne z polityką wychodzą na jaw przed wypłatą, a nie w przyszłorocznej próbce audytowej
- Czyste rozliczenia są zwalniane w ciągu dnia lub dwóch od złożenia, a to jest ta część procesu, którą pracownicy rzeczywiście zauważają
- Czas sprawdzania czystej większości spada do zera; zespół pracuje na wyjątkach, z przygotowanymi dowodami
- Duplikaty i paragony, z których nie da się odliczyć VAT, są wyłapywane na poziomie pojedynczej pozycji, za każdym razem
- Pytania docierają do pracowników w Teams razem z paragonem i wskazaniem spornego punktu, a odpowiedź wraca w kilka minut
Perspektywa zarządu
- Kontrola, która w sposób udokumentowany obejmuje 100% populacji, z zapisem wersji reguł i wyniku przy każdym rozliczeniu
- Zgodność z polityką w podziale na działy, kraje i rodzaje wydatków staje się comiesięczną liczbą, a nie anegdotą z audytu
- Zmiany reguł, na przykład nowa stawka diety albo niższy limit hotelowy, obowiązują od kolejnego przebiegu, identycznie dla wszystkich
- Proces przestaje zależeć od tego, kto akurat kontroluje; wzrost wolumenu przejmują roboty
Wpływ na KPI zarządu
Bezpieczeństwo i nadzór
Zaufanie do automatyzacji buduje się na śladzie, nie na deklaracji.
- Dedykowane konto techniczne, a nie login pracownika, ma prawa do odczytu, komentowania, korygowania i zwalniania do wypłaty, a nie ma żadnych uprawnień do zmiany rachunków bankowych ani do uruchamiania płatności; poświadczenia leżą w Azure Key Vault podpiętym do magazynu poświadczeń Orchestrator
- Paragony zawierają dane osobowe; obrazy, odczytane pola i akta kontroli pozostają w Państwa środowisku Microsoft 365 na SharePoint, z etykietami retencji, a przetwarzanie odbywa się w regionie UE UiPath Automation Cloud
- Rozdzielenie obowiązków: robot nigdy nie zwalnia rozliczenia z trafieniem reguły, osoby kontrolujące nie mogą zmienić reguły, a zmiany reguł są wersjonowane i zatwierdzane przez właściciela polityki; dostęp nadawany jest przez grupy Microsoft Entra ID
- Każda decyzja, robota czy człowieka, jest logowana z wersją reguł, dowodami i znacznikiem czasu; akceptacje w Teams są dodatkowo audytowane w Microsoft Purview, a odczyt paragonów realizuje wstępnie wytrenowany ekstraktor bez komponentu generatywnego
Dlaczego teraz
Każdy miesiąc na obecnej rutynie kupuje 320 godzin sprawdzania (modelowo około 10 200 €) i kontrolę jednego rozliczenia na dziesięć; w pozostałych dziewięciu tkwi wskaźnik wycieku, którego nikt nie zmierzył
Rosnące firmy projektowe dokładają etaty i kraje, a z nimi osoby jadące w delegację po raz pierwszy, kolejny reżim dietowy i następną regułę VAT: w tabeli reguł to jeden wiersz, w zapamiętanej liście kontrolnej to kolejne szkolenie
Wstępnie wytrenowany model Receipts, konektor do SAP Concur z cyklicznie odpytywanymi zdarzeniami i zadania Action Center wewnątrz Teams są dziś standardowymi, udokumentowanymi funkcjami platformy
Role zarządcze, których to dotyczy
Kontrola obejmująca całą populację, odliczenia VAT poparte właściwymi dokumentami i rezerwa na koszty odczytana z kolejki zamiast szacowana
Zespół rozliczeń przestaje być wąskim gardłem końca miesiąca, a jego praca staje się mierzalna przez wyjątki
Pracownicy dostają zwrot w dni, a nie w tygodnie, a pytania, które otrzymują, są precyzyjne i takie same dla wszystkich
Częste pytania i zastrzeżenia
Reguły Concur obejmują to, do czego zostały skonfigurowane, a usługi kontroli rozliczeń to osobna oferta, z której nie każdy klient korzysta. Nasza warstwa odczytuje sam paragon, stosuje reguły lokalne, takie jak wymogi dokumentowe VAT i limity projektowe, znajduje duplikaty między rozliczeniami i prowadzi rozmowę w Teams. Tam, gdzie usługi kontroli Concur są używane, bierzemy na siebie resztę.
Jednakowe sprawdzenie wszystkich jest uczciwsze niż losowa próbka. Pytania przychodzą w ciągu dnia, wskazują konkretną pozycję i pokazują paragon; większość zamyka się jednym zdaniem odpowiedzi, a ci, którzy robią wszystko poprawnie, dostają pieniądze szybciej.
Właśnie do takich danych wejściowych zbudowany jest model Receipts. Czego nie da się odczytać, trafia do Validation Station albo wraca do pracownika po lepsze zdjęcie, a reszta rozliczenia idzie dalej.
Kiedy to nie jest właściwe rozwiązanie
- Wolumeny rzędu kilkuset rozliczeń miesięcznie, gdzie próbka i tak obejmuje istotny udział, a wbudowane reguły systemu wystarczą
- Polityka bez limitów liczbowych, w której decyzje opierają się na ocenie sytuacji; najpierw trzeba ją spisać
- Rozliczenia wciąż składane na papierze, z paragonami spiętymi zszywką i bez obrazów cyfrowych; najpierw trzeba scyfryzować samo składanie
Pytanie na najbliższe posiedzenie
Czy ktokolwiek w finansach ma wykaz zeszłorocznych zwróconych wydatków, które faktycznie skonfrontowano z naszą polityką, i jak szybko potrafiłby go przedstawić?
Podejście wdrożeniowe
Zaczynamy od jednego wycinka procesu i rozszerzamy dopiero po dowodzie.
Dostarczamy
- Próbka Państwa rozliczeń, czytana pozycja po pozycji: kategorie trafień, jakość paragonów, wolumeny
- Tabelę reguł i silnik reguł: limity, reżimy dietowe, logikę VAT w poszczególnych krajach, okna wyszukiwania duplikatów
- Konfigurację modelu Receipts oraz ścieżkę walidacji dla paragonów nieczytelnych
- Integrację z SAP Concur lub innym systemem rozliczeń: przyjęcie, komentarze, korekty, zwolnienie do wypłaty
- Zadania i akceptacje w Teams, archiwum audytowe na SharePoint, pulpity Insights oraz instrukcję operacyjną
Potrzebujemy od Państwa
- Polityki wydatków z limitami liczbowymi i tabelami diet dla poszczególnych krajów
- Trzech miesięcy rozliczeń wraz z paragonami oraz ustaleń z Państwa kontroli próbkowej
- Właściciela procesu w zespole rozliczeń i właściciela polityki w finansach
- Konta technicznego do systemu rozliczeń oraz zgody na aplikację UiPath dla Teams w Państwa środowisku Microsoft 365
Etapy
Rozpoznanie
Inwentaryzacja reguł, kategorie trafień, wolumeny, jakość paragonów
Projekt
Tabela reguł, matryca kierowania spraw, szablony pytań, model bezpieczeństwa
Budowa
Model Receipts, silnik reguł, integracja z systemem rozliczeń, zadania w Teams
Walidacja
Trzy miesiące rozliczeń historycznych porównane z ustaleniami Państwa próbki
Uruchomienie
Najpierw jeden kraj, przy czym zespół przegląda każdą decyzję automatu
Optymalizacja
Strojenie reguł na podstawie fałszywych trafień, kolejne kraje i spółki
Szybki efekt. Nakład pracy zależy od liczby systemów rozliczeń i krajów, reżimów dietowych oraz jakości paragonów.
Polityka wydatków jest sprawdzana w jednym rozliczeniu na dziesięć.
Wystarczy eksport rozliczeń z jednego miesiąca (dane nagłówkowe i obrazy paragonów, w razie potrzeby zanonimizowane) razem z polityką wydatków. Uruchamiamy na nich nasz zestaw reguł i zwracamy listę trafień z pisemną oceną tego, co z niej wynika.
Sprawdź nasze reguły na jednym miesiącuTen sam problem ma zwykle sąsiedni proces
Koniec z płaceniem zespołowi finansów za przenoszenie liczb z plików PDF do systemu ERP.
Zobacz rozwiązanie Finanse i księgowośćZmiany danych dostawców z kontrolą wyłudzeń płatnościJeden przekonujący e‑mail wystarczy, by sześciocyfrowa płatność trafiła na konto oszusta.
Zobacz rozwiązanie HR i pracownicyDane do listy płac sprawdzone przed naliczeniemBłędy w płacach wychwytuje pracownik w dniu wypłaty, a nie zespół, który przygotował plik.
Zobacz rozwiązanieBranże, w których wdrażamy to najczęściejProdukcja i przemysłUsługi i IT