Start · Rozwiązania · IT i usługi
Rozwiązanie · IT i usługiKażdy zasób Azure z właścicielem, każde euro z MPK, każda anomalia z nazwiskiem
Koszty chmury wyjaśnione tym, którzy je generują
Roboty codziennie zbierają koszty i zużycie Azure, przypisują nieotagowane zasoby osobie, która je utworzyła, alokują wydatki na MPK i przenoszą decyzje o wyłączeniu do Microsoft Teams.
Streszczenie dla zarządu
Jedna trzecia zasobów nie ma właściciela, więc faktura tłumaczona jest zrzutem ekranu z wykresem.
Cykl odpowiada na pytanie, na które ta firma dziś szybko nie odpowie: które euro do kogo należy i czego nikt nie używa.
Każde euro na fakturze ma MPK, produkt i konkretnego właściciela, więc comiesięczna rozmowa zaczyna się od dowodów, a nie od wykresu.
tagi i stan zasobów przez Azure management API; skoroszyt alokacji w Microsoft Excel na SharePoint; model showback w Power BI
Problem biznesowy
Ekonomia chmury
Wydatki na chmurę generuje jedna grupa osób, a płaci za nie inna. Inżynier, który potrzebuje środowiska testowego, ma je w cztery minuty i nic w tej operacji nie pokazuje ceny. Faktura przychodzi cztery do sześciu tygodni później jako jedna kwota na subskrypcję, a wtedy autor zasobu zajmuje się już czym innym, a środowisko nadal działa.
Zamiana tej kwoty w coś, o co można zapytać dysponenta budżetu, to praca ręczna. Ktoś eksportuje szczegóły zużycia, zestawia je z tagiem właściciela pokrywającym dwie trzecie majątku, resztę dopasowuje do ręcznie utrzymywanego słownika, a pozostałość wrzuca do wspólnej puli dzielonej po liczbie etatów. Ten podział nie jest dowodem; utrzymuje się, bo nikt nie potrafi go podważyć.
Anomalie wychodzą na jaw tak samo, czyli późno. Zmienione ustawienie retencji w obszarze roboczym logów, przyjęta domyślnie warstwa premium, reguła skalowania bez górnego limitu: każda z nich jest w danych dzień po starcie, a znajduje się ją przy zamknięciu miesiąca. Wtedy nikt już nie oddzieli większej liczby klientów od wyższej ceny i od środowiska, które ktoś zapomniał wyłączyć.
Jak to wygląda dzisiaj
Tak to wygląda w większości firm utrzymujących kilkaset zasobów w kilku zespołach.
- OczekiwanieMiesiąc się zamyka, szczegóły zużycia ustalają się kilka dni później, a alokacja rusza w drugim tygodniu
- CzłowiekInżynier eksportuje koszty i zużycie z Microsoft Cost Management i przestawia je w Excelu według grup zasobów
- CzłowiekWiersze są dopasowywane do MPK przez ręcznie utrzymywany słownik; to, co nie ma użytecznego tagu, trafia do wspólnej puli dzielonej po etatach
- Ryzyko błęduNieotagowane wiersze nie mają autora, więc nikt nie jest pytany, a podział jest broniony zamiast poprawiany
- CzłowiekWzrosty powyżej progu wyjaśnia się pytaniem na kanale Teams, kto utworzył rg-xyz i czy to jeszcze potrzebne
- OczekiwanieOdpowiedzi przychodzą przez kilka dni, część nie przychodzi wcale; nieużywane środowisko zauważone w marcu wyłącza się w czerwcu
- CzłowiekWykres kosztów na subskrypcję trafia na miesięczny przegląd IT, a działania z poprzedniego miesiąca nie są domykane
- Ryzyko błęduRezerwacje odnawiają się bez porównania zobowiązania z aktualnym kształtem majątku
Dlaczego obecny proces kosztuje więcej, niż widać
Najdroższa część tego procesu nie ma własnej pozycji kosztowej.
- Nie alokacja jest droga, tylko to, czego nie da się zaalokować. Każde euro we wspólnej puli to euro, o które nikogo nie poproszono o uzasadnienie, a pula rośnie właśnie dlatego, że nic w niej do nikogo nie należy.
- Czekanie na zamknięty miesiąc z założenia opóźnia każdą decyzję. Zużycie zafakturowane trzeciego dnia wychodzi na jaw w drugim tygodniu kolejnego miesiąca, więc błąd pracuje tygodniami, zanim ktokolwiek go wyceni.
- Nikt nie ma premii za usuwanie. Zdjęcie nieużywanego środowiska daje oszczędność, której nie ma w żadnej karcie wyników zespołu, i obarcza osobiste ryzykiem, że usunęło się coś istotnego.
- Decyzje o zobowiązaniach opierają się na tym samym słabym obrazie. Rezerwacja kupiona pod majątek, którego nie potrafimy opisać właścicielem ani cyklem życia, jest zakładem i tak jest wyceniana.
Koszt zaniechania
Skąd bierze się 192 000 €? Z 2,4 mln € rocznego zużycia i założonych ośmiu procent siedzących w zasobach nieużywanych, przewymiarowanych lub po prostu zapomnianych. Osiem procent to wartość modelowa, dająca się podważyć w obie strony, nie benchmark i niczyj wynik pomiaru; pierwsze przejście po Państwa majątku ją zastąpi. Trzeci wiersz przenosi nakład i pulę na drugi rok przy rachunku większym o piętnaście procent.
Pozostawiony sam sobie majątek rośnie szybciej niż zdolność kogokolwiek do jego opisania. Nieotagowane zasoby narastają, bo nic nie wymusza pytania w chwili tworzenia, wspólna pula je wchłania, a każda runda budżetowa kończy się liczbą, której zespół platformowy nie obroni wiersz po wierszu. Rezerwacja kupiona pod majątek, którego nikt nie potrafi przypisać, to albo nadpłata, albo niewykorzystany rabat.
Przykładowa organizacja o realnych proporcjach — liczby służą do policzenia sprawy na Waszych danych, nie są wynikiem klienta.
Europejska firma cyfrowa na Microsoft Azure: jedenaście zespołów produktowych, cztery subskrypcje, mniej więcej 1 900 zasobów, Microsoft 365 E3, roczne zużycie Azure w okolicach 2,4 mln €.
Około 200 000 € miesięcznie w czterech subskrypcjach i 34 grupach zasobów; jedna trzecia zasobów nie ma użytecznego tagu właściciela; dwie osoby poświęcają po trzy dni w miesiącu na alokację i porządki.
Szczegóły zużycia eksportuje się po zamknięciu miesiąca, dopasowuje do MPK ręcznie utrzymywanym słownikiem, a to, co nie ma tagu, dzieli między zespoły po liczbie etatów.
Sześć osobodni miesięcznie na eksport, dopasowanie i ponaglanie oraz obraz kosztów sprzed trzech do sześciu tygodni w chwili podejmowania decyzji. Udział nieotagowanych nigdy nie spada, bo nic nie wymusza odpowiedzi.
Codzienne zbieranie kosztów, zużycia i inwentarza; przejęcie tagu proponowane autorowi w Teams; alokacja na MPK i produkty; anomalie wobec kroczącej linii bazowej; wyceniona lista zasobów nieużywanych i przewymiarowanych; miesięczny pakiet showback dla właściciela.
W modelowanym przypadku alokacja staje się przeglądem wyjątków, udział niezaalokowany spada do tego, co naprawdę wspólne, anomalię widać następnego ranka, a nie w kolejnym miesiącu, a każda decyzja porządkowa ma przy sobie kwotę w euro. Każda liczba należy do powyższego modelu; żadnej nie zmierzono u klienta.
Proponowane rozwiązanie
Cykl odpowiada na pytanie, na które ta firma dziś szybko nie odpowie: które euro do kogo należy i czego nikt nie używa. Robot na harmonogramie czyta dzienny eksport Cost Management z kosztem zamortyzowanym i zużyciem, a następnie łączy go z jednym zapytaniem Azure Resource Graph zwracającym wszystkie zasoby w czterech subskrypcjach wraz z tagami, typem i grupą. Gdy wiersz kosztowy nie ma tagu właściciela, dziennik aktywności wskazuje tożsamość, która utworzyła zasób, a Microsoft Entra ID zamienia ją w konkretną osobę.
Dyscyplinę tagowania porządkujemy z dwóch stron. Azure Policy zatrzymuje narastanie zaległości, wymagając tagów właściciela i MPK przy tworzeniu oraz dziedzicząc je z grupy zasobów. To, co już istnieje, rozbrajamy właściciel po właścicielu: każdy nieotagowany zasób staje się zadaniem przejęcia w Microsoft Teams dla osoby, która go utworzyła, z dotychczasowym kosztem i trzema odpowiedziami: przejmuję na MPK, oznaczam jako wspólny, zgłaszam do usunięcia.
Marnotrawstwo i anomalie liczone są na tych samych dziennych danych. Wydatki na grupę zasobów i usługę porównuje się z kroczącą linią bazową, a odchylenie powyżej progu publikuje kartę alertu na kanale platformowym z nazwą zasobu, zmianą i wynikającym z niej tempem wydatkowania. Reguły zbudowane z Państwa inżynierami czytają wykorzystanie z Azure Monitor i oznaczają to, co nieużywane, przewymiarowane, niepodpięte lub działające poza godzinami swojego środowiska, każde z miesięczną oszczędnością. Propozycje trafiają do właściciela jako zgody w Teams; zatwierdzone działania wykonuje Azure management API, z tagiem akceptującego i oknem wycofania, a pakiet showback odświeża się w Power BI.
Zaplanowane eksporty Microsoft Cost Management; zapytania Azure Resource Graph w wielu subskrypcjach; efekty tagowe Azure Policy z remediacją; metryki Azure Monitor; Microsoft Entra ID; harmonogramy, kolejki i magazyny poświadczeń UiPath Orchestrator; zadania UiPath Action Center w Microsoft Teams; Power BI
Zbieranie danych i połączenie kosztu, inwentarza, tagów i tożsamości; model alokacji uzgodniony z finansami; przepływ przejęcia wraz z eskalacją; linię bazową anomalii; reguły marnotrawstwa i ich wycenę; zapis akceptacji i wycofania; pakiet showback
Odczyt Cost Management, Resource Graph i dziennika aktywności przez Azure management API, z użyciem konektora UiPath Microsoft Azure oraz przepływów API
Jak działa proces po automatyzacji
- AutomatyzacjaHarmonogram dzienny pobiera eksport Cost Management z kosztem zamortyzowanym i zużyciem oraz uruchamia jedno zapytanie Resource Graph po inwentarz z tagami
- SystemKażdy wiersz kosztowy zostaje połączony z zasobem, właścicielem, MPK, produktem i środowiskiem; czego nie da się rozwiązać, trafia na listę nieotagowanych z tempem wydatkowania
- AutomatyzacjaDla nieotagowanego zasobu dziennik aktywności podaje tożsamość autora, Microsoft Entra ID podaje osobę, a w Teams powstaje zadanie przejęcia z dotychczasowym kosztem
- AutomatyzacjaDzienne wydatki na grupę zasobów i usługę porównywane są z linią bazową; odchylenie publikuje kartę alertu z nazwą zasobu, zmianą i wynikającym tempem
- AutomatyzacjaReguły marnotrawstwa czytają wykorzystanie z Azure Monitor i składają listę kandydatów nieużywanych, przewymiarowanych, niepodpiętych i działających poza godzinami, każdy z miesięczną oszczędnością
- CzłowiekWłaściciel zatwierdza wyłączenie, zmianę rozmiaru, pozostawienie lub stały wyjątek w Microsoft Teams, w granicach swojej subskrypcji i progu
- AutomatyzacjaZatwierdzone działania wykonuje Azure management API z tagiem akceptującego i oknem wycofania, a pakiet showback w Power BI się odświeża
Model współpracy człowieka z automatyzacją
Automatyzacja obsługuje
- Codzienne zbieranie kosztów, zużycia, inwentarza, tagów i wykorzystania oraz połączenie tych danych
- Ustalenie tożsamości stojącej za nieotagowanym zasobem i postawienie sprawy przed tą osobą
- Kroczącą linię bazową, reguły marnotrawstwa i wycenę każdej propozycji
- Wykonanie zatwierdzonych działań i odświeżenie pakietu showback
Ludzie decydują
- Czy zasób zostaje wyłączony, zmniejszony, utrzymany, czy zapisany jako stały wyjątek
- Do którego MPK i produktu należy przejęty zasób i kto od tej chwili jest jego właścicielem
- O progach: co znaczy nieużywany, jak duże odchylenie jest anomalią, które środowiska mogą stawać na noc
- O rezerwacjach i planach oszczędnościowych; cykl dostarcza dowody, finanse podpisują zobowiązanie
Przed i po
Systemy i integracje
Stos jest krótki celowo: jeden silnik, jedna warstwa wykonawcza, jedno miejsce decyzji człowieka.
Wejścia
- eksporty Microsoft Cost Management z kosztem zamortyzowanym i zużyciem
- inwentarz i tagi z Azure Resource Graph
- dziennik aktywności Azure
- metryki Azure Monitor
- słownik MPK z systemu ERP
Warstwa automatyzacji
- UiPath Orchestrator
- UiPath Robots
- UiPath Integration Service (konektory Microsoft Azure, Microsoft Teams oraz Microsoft OneDrive & SharePoint)
- UiPath Action Center
Systemy docelowe
- tagi i stan zasobów przez Azure management API
- skoroszyt alokacji w Microsoft Excel na SharePoint
- model showback w Power BI
Punkty styku z człowiekiem: zadania przejęcia i zgody na wyłączenie w Microsoft Teams; karta alertu o anomalii na kanale platformowym; miesięczny pakiet showback dla właściciela
Wykorzystane technologie
dzienny koszt zamortyzowany i zużycie na zasób, dostarczane na konto magazynowe
Ajedno zapytanie zwraca wszystkie zasoby w subskrypcjach wraz z tagami, typem i grupą
Awymaga tagów właściciela i MPK przy tworzeniu, dziedziczy je z grupy zasobów
Adowód wykorzystania stojący za każdą propozycją zasobu nieużywanego lub przewymiarowanego
Aprowadzą cykl dzienny, kolejkują zasoby, wykonują zatwierdzone działania, trzymają ślad audytowy
Azadania przejęcia, potwierdzenia anomalii i zgody na wyłączenie
Azamienia tożsamość autora z dziennika aktywności w osobę i zespół
Apakiet showback dla właściciela, MPK i produktu
AIlustracyjny model ekonomiczny
Liczby, które możecie sprawdzić na własnych danych.
Cały model to sześć osobodni i jest on celowo wąski: wycenia pracę nad zestawieniem, a nie rachunek, który to zestawienie opisuje. Jeden osobodzień to 480 minut, więc arytmetyka idzie po dniach, a nie po transakcjach. 44 € to pełny koszt godzinowy roli inżyniera platformy lub finansów chmury w Europie Środkowej, a każda liczba należy do powyższej ilustracyjnej firmy. Pula oszczędności, dla której cały cykl powstaje, jest osobną wielkością i została oszacowana w kolejnej sekcji.
Policz to na swoich danych
Szacunek ilustracyjny na podstawie Twoich danych. To model uwolnionej przepustowości, nie obietnica oszczędności.
Korzyści biznesowe
- Każde euro na fakturze ma MPK, produkt i konkretnego właściciela, więc comiesięczna rozmowa zaczyna się od dowodów, a nie od wykresu
- Nieotagowane zasoby przestają być stanem akceptowanym: każdy ma osobę do zapytania, termin i eskalację, a tempo wydatkowania nieotagowanych mierzone jest codziennie
- Błędna konfiguracja zostaje wyceniona w ciągu doby od pojawienia się, a nie znaleziona przy zamknięciu miesiąca, co skraca najdroższą część pomyłki
- Zasoby nieużywane i przewymiarowane przychodzą z kwotą w euro przy każdej pozycji, a alokacja staje się przeglądem wyjątków, co uwalnia sześć osobodni miesięcznie na eksport, dopasowanie i ponaglanie
Perspektywa zarządu
- Wydatki na chmurę stają się zwykłą pozycją budżetową z właścicielami, więc dają się prognozować, kwestionować i bronić jak każdy inny koszt
- Wzrost daje się rozłożyć na części: ile z niego to więcej klientów, ile wyższa cena, a ile marnotrawstwo, którego nikt nie usunął
- Każde przejęcie, wyłączenie i zmiana rozmiaru ma akceptującego, znacznik czasu i dowody, więc majątek da się wytłumaczyć audytorowi
- Kontrola skaluje się wraz z majątkiem, a nie z liczbą etatów; piąta subskrypcja to zmiana konfiguracji, nie kolejna osoba
Wpływ na KPI zarządu
Bezpieczeństwo i nadzór
Bezpieczeństwo projektujemy razem z procesem, nie po nim.
- Zbieranie danych działa na koncie technicznym z prawami odczytu do zakresu rozliczeniowego i subskrypcji; nic w cyklu dziennym nie jest w stanie zmienić zasobu
- Wykonanie to druga tożsamość o wąskiej roli: zatrzymanie, uruchomienie, zmiana rozmiaru i tagowanie wewnątrz wskazanych grup zasobów i nic poza tym, w zakresie każdej subskrypcji
- Żadnego sekretu nie zapisujemy w przepływie. Każdy pobierany jest w czasie wykonania z magazynu poświadczeń Orchestrator albo z Państwa Azure Key Vault i rotuje w istniejącym rytmie
- Nic nie zmienia się na odpowiedzialność robota: każde działanie ma akceptującego, znacznik czasu i propozycję, z której wynika, zapisane w Orchestrator i w tagu zasobu
- Jedyne dane osobowe to tożsamość autora i właściciel; otaczające je dane kosztowe i inwentarzowe zostają w Państwa tenancie Azure i w regionie UE UiPath Automation Cloud
Dlaczego teraz
Zużycie chmury zmienia się co godzinę, a raportowane jest raz w miesiącu; w tej różnicy rytmów giną pieniądze, a rośnie ona z każdym zespołem, który może utworzyć zasób bez pytania kogokolwiek.
Marnotrawstwo nie stoi w miejscu, tylko narasta: przewymiarowana warstwa jest fakturowana co godzinę, dopóki ktoś jej nie zdejmie, a zdjęcie nigdy nie następuje bez kwoty w euro przy zasobie. Samo liczenie ręczne kosztuje modelowe 2 112 € miesięcznie.
Eksporty Cost Management, zapytania Resource Graph i remediacja tagów w Azure Policy są dostępne przez API i konfigurowalne, a zgody domykają się w Microsoft Teams. To, co kiedyś wymagało osobnej platformy kosztowej, jest dziś w większości regułami i konfiguracją.
Role zarządcze, których to dotyczy
Pozycja chmurowa przestaje być niewyjaśnionym wzrostem, a staje się kosztem na MPK, produkt i konkretnego właściciela
Jeden miesięczny artefakt odpowiada, ile kosztuje majątek, kto jest jego właścicielem i co da się zdjąć, zamiast trzech osobnych sporów
Dyscyplina tagowania i porządki przestają zależeć od dobrej woli i stają się kolejką z terminami, a decyzje o zobowiązaniach dostają dowody
Koszt chmury na aktywnego klienta staje się liczbą śledzoną obok pozostałych wskaźników jednostkowych, a nie ryczałtem w budżecie IT
Częste pytania i zastrzeżenia
Proszenie ludzi o tagowanie zasobów w ogólności rzeczywiście nie działa. Poproszenie konkretnego inżyniera o przejęcie konkretnego zasobu, z kosztem, jaki już wygenerował, i trzema przyciskami, działa. Azure Policy zatrzymuje narastanie zaległości przy tworzeniu, a przepływ przejęcia rozbraja to, co już jest, właściciel po właścicielu.
Pokazuje i cykl z tych danych korzysta. Platforma nie potrafi natomiast połączyć rekomendacji z MPK, postawić jej przed dysponentem budżetu, odebrać decyzji i wykonać jej ze śladem audytowym. To połączenie jest miejscem, w którym oszczędność faktycznie powstaje.
Nie. Tożsamość wykonawcza może zatrzymywać, zmieniać rozmiar i tagować wewnątrz wskazanych grup zasobów, usunięcie nigdy nie jest pierwszym działaniem, a zakresy produkcyjne mogą pozostać w trybie samych propozycji bezterminowo.
Kiedy to nie jest właściwe rozwiązanie
- Rachunek za chmurę rzędu kilkudziesięciu tysięcy euro rocznie, gdzie kwartalne zajrzenie do Cost analysis i konwencja tagowania kosztują mniej niż cokolwiek zautomatyzowanego
- Jeden zespół jest właścicielem całego majątku i płaci za niego z jednego budżetu, więc alokacja odpowiada na pytanie, którego nikt nie zadaje
- Większość wydatków siedzi w kilku dużych, zakontraktowanych obciążeniach, których rozmiar wynika z architektury; tam odpowiedzią jest przegląd architektury
Pytanie na najbliższe posiedzenie
Gdyby nasz rachunek za Azure wzrósł w kolejnym kwartale o dziesięć procent, czy ta firma potrafiłaby powiedzieć, ile z tego to więcej klientów, ile wyższa cena, a ile brak decyzji o zdjęciu czegokolwiek?
Podejście wdrożeniowe
Zakres bez niedomówień, jeszcze przed podpisem.
Dostarczamy
- Odczyt obecnego majątku: subskrypcje, grupy zasobów, pokrycie tagami i miejsce, w którym siedzą nieotagowane wydatki
- Codzienne zbieranie i połączenie danych: eksporty Cost Management, inwentarz Resource Graph, dziennik aktywności i metryki
- Model alokacji uzgodniony z finansami: MPK, produkt, środowisko i reguła dla wydatków naprawdę wspólnych
- Przepływ przejęcia w Teams, kroczącą linię bazową i reguły marnotrawstwa, z każdą propozycją wycenioną oszczędnością
- Zgody w Teams wykonywane przez robota z zapisem wycofania oraz pakiet showback w Power BI
Potrzebujemy od Państwa
- Dostępu odczytu do zakresu rozliczeniowego i subskrypcji, wydanego dla konta technicznego
- Listy MPK oraz reguły, jaką finanse chcą stosować do wydatków wspólnych
- Wskazanego właściciela każdej subskrypcji, który przyjmuje eskalację, gdy przejęcie pozostaje bez odpowiedzi
- Jednej decyzji o progach: co znaczy nieużywany i które środowiska mogą stawać na noc
Etapy
Rozpoznanie
Pokrycie tagami, miejsce nieotagowanych wydatków i zespoły, które już mają właścicieli
Projekt
Model alokacji, przepływ przejęcia, progi i kto co zatwierdza
Budowa
Zbieranie i połączenie danych, zestawy reguł, zadania w Teams, model showback w Power BI
Walidacja
Równoległy miesiąc wobec ostatniej ręcznej alokacji, z wyjaśnieniem każdej różnicy
Uruchomienie
Pierwszy cykl wyłącznie w trybie propozycji, potem wykonanie włączane subskrypcja po subskrypcji
Optymalizacja
Strojenie progów, nowe reguły marnotrawstwa, dowody pod każde odnowienie zobowiązania
Działowe. O nakładzie decyduje liczba subskrypcji i zakresów rozliczeniowych, stopień dotychczasowej dyscypliny tagowania oraz to, jaka część majątku siedzi w usługach współdzielonych.
Nikt nie zdejmuje zasobu, którego ceny nie widzi.
Prosimy o jeden miesiąc eksportu z Cost Management i inwentarz tagów, jakie Państwo dziś prowadzą. Wracamy z pokryciem tagami, wskazaniem, gdzie siedzą nieotagowane wydatki, i pierwszymi regułami do zastosowania.
Przypiszmy jeden miesiąc rachunku za AzureTen sam problem ma zwykle sąsiedni proces
Odchodzący pracownicy, duplikaty i uśpione konta zachowują płatne stanowiska, dopóki ktoś ręcznie nie odtworzy listy.
Zobacz rozwiązanie Zarząd i planowaniePakiet zarządczy w Power BI zamiast czternastu plików ExcelPakiet dla zarządu nie powinien zależeć od tego, który analityk i którego dnia scalił który arkusz.
Zobacz rozwiązanie IT i usługiKażdy laptop rozliczony: od zamówienia do utylizacjiSprzęt zamawiany mailem, wydawany bez rekordu i spisywany na straty, gdy pyta audytor.
Zobacz rozwiązanieBranże, w których wdrażamy to najczęściejHandel i e‑commerceUsługi i ITFinanse i ubezpieczenia