Start · Rozwiązania · HR i pracownicy
Rozwiązanie · HR i pracownicyDwóch operatorów zgłasza chorobę, a grafik jest kompletny przed startem zmiany
Zastępstwa na zmianach w kilka minut, zgodnie z regułami
Każda nieobecność uruchamia wyszukanie zastępstwa według Państwa reguł uprawnień, czasu pracy i kosztu; osoby uprawnione dostają ofertę w Microsoft Teams, a przełożony potwierdza wybór.
Streszczenie dla zarządu
Jeden telefon o chorobie nie powinien kosztować godziny rozmów i korekty na liście płac.
Zestaw reguł nie jest nasz i waży to więcej niż jakikolwiek element architektury.
Zmiany są obsadzane osobami faktycznie uprawnionymi, więc nikt nie odkrywa po fakcie, że wybór był nieuprawniony.
grafik w Microsoft Teams Shifts lub w Państwa systemie planowania pracy; system rejestracji czasu pracy; dane do listy płac
Problem biznesowy
Pracownicy zmianowi
Grafiki pracowników zmianowych powstają z kilkutygodniowym wyprzedzeniem, na podstawie prognozy wolumenu. Potem rzeczywistość dopisuje się pojedynczymi nieobecnościami, a każda z nich jest zadaniem planistycznym do rozwiązania w dwadzieścia minut przez osobę mającą najmniej informacji i najmniej czasu.
Przełożony nie widzi tego, co najważniejsze: kto ma ważne uprawnienia na to stanowisko w tym dniu, kto zbliża się do limitu tygodniowego, kto nie miał wymaganego odpoczynku, ile kosztuje każda opcja. Wszystko to istnieje, w czterech systemach, i żadnego z nich nie da się otworzyć na telefonie w chłodni.
Konsekwencje pojawiają się później i po stronie innych osób. Zmiana jest uzgadniana telefonicznie, a do systemu rejestracji czasu pracy trafia po kilku dniach, więc grafik pokazuje jedno nazwisko, a odbicia inne, dodatki zaś idą do listy płac osobno i są korygowane w kolejnym okresie. W sześciu lokalizacjach firma płaci podwójnie: za nieplanowane nadgodziny i godziny agencyjne oraz za czas nadzoru poświęcony na ich zorganizowanie.
Jak to wygląda dzisiaj
Niezależnie od branży ten schemat jest rozpoznawalny w większości zakładów i magazynów.
- CzłowiekPrzełożony dowiaduje się o nieobecności z wiadomości albo z pustego stanowiska i otwiera arkusz z grafikiem
- CzłowiekTelefony i wiadomości idą pojedynczo, z wydrukowanej listy albo z grupy na prywatnych telefonach
- Ryzyko błęduUprawnienia, przepracowane godziny i pozycja odpoczynku są sprawdzane później, o ile w ogóle
- OczekiwanieZmianę bierze ten, kto pierwszy odebrał, a nie ten, kto był uprawniony i tańszy
- SystemAdministrator wprowadza zmianę do rejestracji czasu pracy po kilku dniach, z odręcznej notatki
- Ryzyko błęduDodatki i godziny nocne trafiają do listy płac osobno i są korygowane w kolejnym okresie, po reklamacji pracownika
- CzłowiekNieobsadzone luki zamyka się nadgodzinami albo telefonem do agencji, bez porównania kosztów
Dlaczego obecny proces kosztuje więcej, niż widać
Budżet pokazuje etaty. Nie pokazuje, na co idą.
- Dzwonienie to koszt widoczny i mniejszy. Droga jest decyzja podjęta pod presją: czwarta osoba, która odebrała, z dodatkiem, którego nikt nie porównał.
- Kto najczęściej się zgadza, staje się osobą, na której opiera się operacja, i jednocześnie najbardziej narażoną na odejście. Zastępstwa rozdziela to, kto odbierze telefon.
- Korekty mają długą drogę. Zmiana, która nie trafiła do rejestracji czasu pracy, wraca jako błędny pasek, zapytanie i ręczna korekta miesiąc później.
- Zgodność opiera się na pamięci. Na pytanie, jak obsadzono daną zmianę i na jakiej podstawie, przełożony może odpowiedzieć tylko wspomnieniem rozmowy.
- Nieobecności nigdy nie stają się informacją zarządczą. Nikt nie powie, które lokalizacje radzą sobie same, które opierają się na agencji ani ile nadgodzin było zaplanowanych.
Koszt zaniechania
Nieobecności nie rosną, ale grafik wokół nich tak. Każda nowa lokalizacja, każdy nowy system zmianowy i każdy szczyt sezonowy ląduje w tej samej rutynie, a ta nie ma już rezerwy. Rachunek nie wycenia samego wyboru: osoby, która zgadza się dlatego, że była czwartym telefonem, oraz koleżanki, która była tańsza, uprawniona i nigdy niezapytana.
Drugą rzeczą, która narasta, jest cisza. Zastępstwo uzgodnione telefonicznie nie zostawia śladu, więc na pytanie rady pracowników albo inspektora pracy odpowiada się z pamięci. Firma, która potrafi pokazać dla każdej zmiany, kto był uprawniony i kto potwierdził wybór, stoi w zupełnie innym miejscu niż ta, która tego nie potrafi.
Przykładowa organizacja o realnych proporcjach — liczby służą do policzenia sprawy na Waszych danych, nie są wynikiem klienta.
Operator logistyczny, 1 900 pracowników zmianowych, sześć lokalizacji: trzy centra dystrybucyjne, dwa cross-docki i chłodnia. Microsoft 365 z Microsoft Teams na urządzeniach współdzielonych, system kadrowy z nieobecnościami i umowami, oddzielna rejestracja czasu pracy, listy płac u zewnętrznego dostawcy.
Około 1 250 zdarzeń wymagających zastępstwa miesięcznie: choroba tego samego dnia, nieplanowane urlopy, wizyty lekarskie, późno zwolnione szkolenia, nieudane zamiany. Zimą wolumen rośnie o mniej więcej jedną trzecią.
Sześć lokalnych rutyn: arkusz z grafikiem na lokalizację, wydrukowana lista kontaktów, grupy na prywatnych telefonach i odręczna notatka, która dociera do administratora po kilku dniach.
Około siedemnastu minut na jedno zdarzenie: telefony, przepisywanie i korekty, rozłożone między przełożonego, administratora i listę płac. Nic z tego nie zostawia zapisu, który dałoby się odpytać.
Każda nieobecność otwiera zdarzenie zastępstwa. Roboty budują listę osób uprawnionych według reguł skonfigurowanych z działem kadr, porządkują ją według kosztu i odległości od limitu i wysyłają ofertę do wszystkich uprawnionych naraz w Microsoft Teams. Pierwsza akceptacja zamyka ofertę, przełożony potwierdza, a trzy systemy są aktualizowane razem.
W modelowanym przypadku poranek przełożonego wraca do operacji, oferta dociera do grupy uprawnionych w jednym przebiegu zamiast czterech telefonów, a każda zmiana ma zapis, kogo zapytano. To ilustracja, nie wynik u klienta.
Proponowane rozwiązanie
Zestaw reguł nie jest nasz i waży to więcej niż jakikolwiek element architektury. Zanim cokolwiek powstanie, dział kadr spisuje, co i wobec kogo obowiązuje: odpoczynek dobowy i tygodniowy, limity kolejnych zmian i pracy nocnej, uprawnienia wymagane na danym stanowisku, stawki dodatków. Każda reguła ma wskazany zapis Państwa układu zbiorowego albo przepisu o czasie pracy obowiązującego w danej lokalizacji. Konfigurujemy to, co poda dział kadr, wersjonujemy i niczego nie interpretujemy; tam, gdzie zapis wymaga oceny, reguła wyklucza kandydata, a sprawa trafia do człowieka.
System proponuje, decyduje przełożony. Roboty czytają wymagania zmiany i budują listę osób uprawnionych, uporządkowaną według pasma kosztowego i odległości od limitu. Obok stoi lista wykluczeń, z regułą i powodem przy każdym nazwisku, i to właśnie czyni propozycję możliwą do skontrolowania zamiast nieprzejrzystą. Przełożony poszerza ofertę, wybiera inne nazwisko albo potwierdza osobę, która się zgłosiła.
Ludzie spotykają ten proces w Microsoft Teams. Wolna zmiana pojawia się w Teams Shifts, a oferta przychodzi jako Adaptive Card z lokalizacją, godzinami, stanowiskiem i pasmem dodatku. Działa jako zatwierdzenie typu first-to-respond, więc pierwsza akceptacja ją zamyka. Po potwierdzeniu jedna transakcja aktualizuje grafik, zapis w rejestracji czasu pracy i dane do listy płac, ze śladem zastosowanych reguł.
Microsoft Teams Shifts z wolnymi zmianami i wnioskami o wolną zmianę; Microsoft Graph Shifts APIs i change notifications; Power Automate z zatwierdzeniami first-to-respond i Adaptive Cards w Microsoft Teams; Microsoft Teams Approvals app; UiPath Orchestrator z kolejkami, wyzwalaczami, magazynem poświadczeń i śladem audytowym; Power BI w Teams
Model zdarzenia zastępstwa, silnik uprawnień na zestawie reguł konfigurowanym przez dział kadr, ranking kandydatów i powody wykluczeń, okna oferty i eskalacji, zapis zwrotny do grafiku, rejestracji czasu pracy i danych płacowych, model raportowy oraz instrukcję dla przełożonych
Zasilanie nieobecnościami i danymi umów z Państwa systemu kadrowego oraz zapis zwrotny do rejestracji czasu pracy przez API, a tam gdzie API nie ma, automatyzacja interfejsu; rejestr uprawnień wskazujący, kto może pracować na danym stanowisku; dane do listy płac w formacie Państwa dostawcy
Jak działa proces po automatyzacji
- AutomatyzacjaNieobecność w systemie kadrowym albo wpis przełożonego na urządzeniu współdzielonym otwiera zdarzenie zastępstwa z lokalizacją, zmianą, stanowiskiem i wymaganym uprawnieniem
- SystemRoboty budują listę uprawnionych: uprawnienia, dostępność wynikającą z umowy, godziny i pozycję odpoczynku według skonfigurowanych reguł oraz pasmo kosztowe każdego kandydata
- AutomatyzacjaZmiana jest publikowana jako wolna zmiana w Microsoft Teams Shifts i jako Adaptive Card do grupy uprawnionych
- AutomatyzacjaPierwsza akceptacja zamyka ofertę, a kolejne osoby widzą, że zmiana jest już obsadzona
- CzłowiekPrzełożony potwierdza osobę i rozstrzyga to, co reguły oznaczyły: pracę ograniczoną orzeczeniem, dodatek ponad pasmo, inne preferowane nazwisko
- AutomatyzacjaGrafik, zapis w rejestracji czasu pracy i dane do listy płac są aktualizowane razem, z numerem zdarzenia i zastosowanymi regułami
- AutomatyzacjaGdy nikt nie przyjmie oferty w oknie czasowym, zdarzenie eskaluje do kierownika zmiany z listą kandydatów, opcją agencyjną i kosztem każdej z nich
- AutomatyzacjaObsadzalność, czas obsadzenia, udział dodatków i godziny agencyjne trafiają do modelu Power BI czytanego w Teams
Model współpracy człowieka z automatyzacją
Automatyzacja obsługuje
- Zamianę każdej zarejestrowanej nieobecności w zdarzenie zastępstwa z wymaganiami danej zmiany
- Budowę listy uprawnionych i listy wykluczeń wraz z zapisem, która reguła kogo wykluczyła
- Publikację oferty, zamknięcie jej przy pierwszej akceptacji i prowadzenie okna eskalacji
- Zapis potwierdzonej zmiany do grafiku, rejestracji czasu pracy i danych płacowych wraz z dowodami
Ludzie decydują
- Przełożony potwierdza, kto obejmie zmianę; uporządkowana lista jest propozycją, nigdy decyzją
- Dział kadr jest właścicielem reguł: który zapis dotyczy której grupy i co system może zaproponować
- Co zrobić, gdy nikt uprawniony nie przyjmie oferty: dodatek, agencja albo praca w mniejszym składzie
- Wyjątki, których żadna reguła nie rozstrzygnie: praca ograniczona orzeczeniem, oczekujące badanie, okres wypowiedzenia
Przed i po
Systemy i integracje
Tam, gdzie wystarczy reguła, nie używamy modelu. Tam, gdzie potrzebny jest osąd, decyduje człowiek.
Wejścia
- nieobecności i urlopy z systemu kadrowego
- opublikowany grafik
- rejestr uprawnień
- wymiar czasu pracy i dostępność
- odbicia z rejestracji czasu pracy
- stawki umów agencyjnych
Warstwa automatyzacji
- UiPath Orchestrator
- UiPath Robots
- Power Automate
- Microsoft Graph
Systemy docelowe
- grafik w Microsoft Teams Shifts lub w Państwa systemie planowania pracy
- system rejestracji czasu pracy
- dane do listy płac
- model Power BI
Punkty styku z człowiekiem: wolna zmiana i karta oferty w Microsoft Teams; potwierdzenie przełożonego w Teams; eskalacja do kierownika zmiany z listą kandydatów
Wykorzystane technologie
miejsce, w którym pracownicy widzą i przyjmują wolną zmianę
Apublikuje wolne zmiany i odczytuje akceptacje z powrotem do grafiku
Awysyła kartę oferty, prowadzi zatwierdzenie first-to-respond i okno eskalacji
Akolejkuje zdarzenia, ocenia reguły, zapisuje zwrotnie do systemów źródłowych, ponawia i loguje
Apotwierdzenie osoby przez przełożonego oraz dodatku ponad standardowe pasmo
Aobsadzalność, czas obsadzenia, koszt dodatków i agencji według lokalizacji i tygodnia
Aźródło nieobecności, umów i godzin; miejsce zapisu potwierdzonej zmiany
CIlustracyjny model ekonomiczny
Zacznijcie od kwestionowania założeń.
Dwie rzeczy świadomie stoją poza tym modelem: sam dodatek za nadgodziny i godziny agencyjne, ponieważ jedno i drugie zależy od Państwa układu i schlebiałoby rachunkowi. Wyceniana jest koordynacja, siedemnaście minut na jedno zdarzenie, rozłożone między przełożonego, który dzwoni, administratora, który przepisuje, i osobę z listy płac, która koryguje, przy pełnym koszcie godzinowym 25 €. Nic z tego nie było mierzone u klienta, a wszystkie trzy parametry można podmienić.
Policz to na swoich danych
Szacunek ilustracyjny na podstawie Twoich danych. To model uwolnionej przepustowości, nie obietnica oszczędności.
Korzyści biznesowe
- Zmiany są obsadzane osobami faktycznie uprawnionymi, więc nikt nie odkrywa po fakcie, że wybór był nieuprawniony
- Poranek zajęty telefonami wraca do operacji, a zastępstwo organizuje się w czasie, gdy przełożony pracuje
- Oferta dociera do wszystkich uprawnionych naraz, więc zmianę bierze pierwsza chętna osoba, a nie czwarta osiągalna
- Pracownicy widzą lokalizację, godziny i dodatek przed akceptacją i przestają odbierać telefony w dni wolne
- Grafik, odbicia i dane płacowe niosą tę samą wersję zmiany, więc korekta w kolejnym okresie nie występuje
- Koszt zastępstwa jest widoczny przed jego zaciągnięciem, więc droższe warianty wybiera się świadomie albo wcale
Perspektywa zarządu
- Zastępstwa stają się mierzonym procesem zamiast sześciu lokalnych nawyków: obsadzalność, czas obsadzenia, koszt jednej obsadzonej zmiany
- Wydatek na dodatki i agencję da się sterować, bo dane pokazują, które lokalizacje sięgają po droższą opcję i kiedy
- Każda decyzja zostawia zapis: kto był uprawniony, kogo wykluczyła która reguła, kto przyjął, kto potwierdził
- Rutyna przeżywa przełożonego, który ją wymyślił, co najbardziej liczy się tam, gdzie rotacja jest najwyższa
Wpływ na KPI zarządu
Bezpieczeństwo i nadzór
Gdzie leżą dane i kto je widzi.
- Roboty logują się na własnych kontach, z uprawnieniami ograniczonymi do operacji na nieobecnościach, grafiku i danych płacowych; żaden przełożony nie dzieli loginu z automatyzacją
- Powód nieobecności nie trafia do oferty: kandydat widzi zmianę do obsadzenia, nigdy to, kto choruje i dlaczego
- Poświadczenia są przechowywane w magazynie poświadczeń Orchestratora, a każde uruchomienie, ocena reguły i zapis zwrotny są logowane ze znacznikiem czasu i tożsamością
- Rozmowa o zastępstwie schodzi z prywatnych telefonów do Teams, gdzie dane pracowników zostają w Państwa dzierżawie Microsoft 365, a stojąca za tym automatyzacja pracuje z regionu UE UiPath Automation Cloud
- Zestaw reguł jest wersjonowany jak kod: każda zmiana ma wskazany zapis, autora i datę, a każde zdarzenie zachowuje wersję, która je rozstrzygnęła
Dlaczego teraz
Praca zmianowa to pozycja kosztowa pod największą presją, a zastępstwa są miejscem, w którym wydaje się ją najmniej świadomie: dodatki dostaje ten, kto odbierze, a nie ten, kto jest uprawniony i tańszy. Modelowane 8 854 € miesięcznie na koordynację dochodzi do tego z góry.
Minimalny odpoczynek dobowy i tygodniowy wyznacza europejska podstawa z dyrektywy 2003/88/WE, a odstępstwa i okresy rozliczeniowe zostawiono prawu krajowemu i układom zbiorowym. To, co wiąże daną lokalizację, jest więc Państwa własnym układem, i dlatego zestaw reguł konfiguruje dział kadr, a nie my.
Microsoft Teams Shifts, Microsoft Graph Shifts APIs i zatwierdzenia first-to-respond są standardowymi elementami Microsoft 365, które pracownicy mają już przy sobie, więc to, co kiedyś było projektem, jest dziś konfiguracją.
Role zarządcze, których to dotyczy
Zmiany są obsadzane tego samego ranka, a sześć lokalizacji przestaje konkurować telefonicznie o te same kilka osób, które zawsze się zgadzają
Reguły spisane przez kadry są regułami, które działają, a każdą decyzję o obsadzie da się pokazać radzie pracowników lub inspektorowi
Godziny z dodatkiem i godziny agencyjne stają się kosztem sterowalnym o widocznej przyczynie, a nie pozycją tłumaczącą się na koniec miesiąca
Zmiany w grafiku przestają krążyć przez prywatne telefony i prywatne arkusze, a zaczynają przechodzić między systemami z kontami i logami
Częste pytania i zastrzeżenia
Zatem zostaje spisany, zapis po zapisie, zanim cokolwiek powstanie. Kadry wskazują, który zapis dotyczy której grupy; my to konfigurujemy, wersjonujemy i sprawdzamy każdą regułę na realnych przypadkach z przeszłości. Tam, gdzie zapis wymaga oceny, reguła wyklucza kandydata i kieruje sprawę do człowieka.
Akceptacja zależy od tego, czy oferta jest warta przyjęcia, dlatego karta niesie lokalizację, godziny i pasmo dodatku, zanim ktokolwiek się zadeklaruje. Jeśli nikt nie przyjmie oferty w oknie czasowym, zdarzenie eskaluje z listą kandydatów i ich kosztami.
Wtedy większość tego rozwiązania stoi na nim. Jeżeli tym systemem jest UKG Pro Workforce Management albo Reflexis WFM, Microsoft Teams Shifts łączy się z nim natywnie; w pozostałych przypadkach grafik jest synchronizowany przez Microsoft Graph Shifts APIs. My dokładamy sprawdzenie uprawnień, ofertę i zapis zwrotny.
Kiedy to nie jest właściwe rozwiązanie
- Lokalizacje z kilkudziesięcioma zdarzeniami miesięcznie, gdzie przełożony znający każde nazwisko i uprawnienie jest szybszy niż jakikolwiek silnik reguł
- Brak wiarygodnego zapisu uprawnień i wymiaru czasu pracy; lista uprawnionych jest tyle warta, ile dane pod nią, więc ten rejestr powstaje wcześniej
- Grafiki nadal układane i zmieniane wyłącznie na papierze, bez systemu, do którego można zapisać wynik; cyfryzacja grafiku jest krokiem wcześniejszym
Pytanie na najbliższe posiedzenie
Czy potrafilibyśmy pokazać dla dowolnej zmiany obsadzonej w zeszłym miesiącu osoby, które reguły uznały za uprawnione, powód wykluczenia każdego pozostałego nazwiska oraz to, kto potwierdził wybór?
Podejście wdrożeniowe
Zaczynamy od jednego wycinka procesu i rozszerzamy dopiero po dowodzie.
Dostarczamy
- Analizę historii zastępstw z dwóch lokalizacji: wolumeny, wzorce, kto obsadzał, ile to trwało i ile kosztowało
- Zestaw reguł zbudowany jako wersjonowane, testowalne warunki z zapisów przekazanych przez dział kadr, z powodem przy każdym wykluczeniu
- Ranking kandydatów według pasma kosztowego i odległości od limitu, uzgodniony z operacjami przed uruchomieniem
- Przepływ w Teams: wolna zmiana, karta oferty, akceptacja first-to-respond, potwierdzenie przełożonego, eskalacja
- Zapis zwrotny do grafiku, rejestracji czasu pracy i danych płacowych, z uzgodnieniem oraz modelem Power BI
Potrzebujemy od Państwa
- Trzech miesięcy historii nieobecności, grafików i zastępstw oraz stosowanych zasad dodatków
- Zapisów, które dział kadr chce skonfigurować, oraz matrycy stanowisk i wymaganych uprawnień
- Kont technicznych do systemu kadrowego, rejestracji czasu pracy i grafiku oraz właściciela procesu po stronie operacji
Etapy
Analiza
Historia zastępstw z dwóch lokalizacji, źródła reguł wskazane przez kadry i sposób dostępu do systemów
Konfiguracja reguł
Kadry podają zapisy, my budujemy z nich wersjonowane warunki i sprawdzamy każdy na realnych przypadkach
Budowa
Zdarzenia zastępstwa, ranking, oferta i eskalacja w Teams, zapis zwrotny do grafiku, czasu pracy i płac
Walidacja
Odtworzenie reguł na zastępstwach z ostatniego kwartału, przegląd z kadrami i przedstawicielami pracowników
Uruchomienie
Jedna lokalizacja i jeden system zmianowy, z telefonem jako awaryjną ścieżką, potem pozostałe lokalizacje
Działowe. O nakładzie decyduje liczba wariantów reguł w lokalizacjach i układach, jakość danych o uprawnieniach i wymiarze czasu pracy oraz to, czy system kadrowy i rejestracja czasu pracy udostępniają API.
Dwa telefony o chorobie przed startem zmiany i jedna lista numerów przyklejona do szafki.
Prosimy przesłać zapisy nieobecności i zastępstw z jednego miesiąca w dwóch lokalizacjach: co obsadzono, przez kogo, ile to trwało i ile kosztowało. Odsyłamy reguły uprawnień, które miałyby zastosowanie, i godzinę rozmowy o wykluczeniach, które te reguły wygenerowały.
Sprawdźmy reguły na miesiącu zastępstwTen sam problem ma zwykle sąsiedni proces
Błędy w płacach wychwytuje pracownik w dniu wypłaty, a nie zespół, który przygotował plik.
Zobacz rozwiązanie HR i pracownicyUprawnienia i szkolenia kontrolowane przed wygaśnięciemRejestr szkoleń jest aktualny dokładnie do dnia, w którym ktoś ostatni raz pamiętał o jego uzupełnieniu.
Zobacz rozwiązanie HR i pracownicyKażde zgłoszenie z odpowiedzią, każda rozmowa umówionaZgłoszenia czekają na odpowiedź kilka dni, a rekruter uzgadnia kalendarze komisji mailami.
Zobacz rozwiązanie Operacje i produkcjaPrzeglądy planowe realizowane zgodnie z planemKoniec ze zwalnianiem zleceń przez drukarkę i przepisywaniem raportów tydzień później.
Zobacz rozwiązanie Case studyMasowa aktualizacja danych pracowniczychSetki zmian danych wykonane szybko, bezpiecznie i bez błędów.
Zobacz case study Case studyRozliczanie kierowcówKoniec z ręcznym zbieraniem dokumentów i arkuszami kalkulacyjnymi.
Zobacz case studyBranże, w których wdrażamy to najczęściejProdukcja i przemysłTransport i logistykaHandel i e‑commerceSektor publiczny