Start · Rozwiązania · Sprzedaż i marketing
Rozwiązanie · Sprzedaż i marketingTrzysta stron dokumentacji przetargowej w jednej macierzy przed decyzją o starcie
Dokumentacja przetargowa jako macierz wymagań
Każde wymaganie, termin i przesłanka wykluczenia zostaje wyjęte z dokumentacji wraz ze wskazaniem strony źródłowej; zespół ofertowy weryfikuje i decyduje, zamiast czytać.
Streszczenie dla zarządu
Zespół ofertowy spędza najlepsze dni na czytaniu dokumentacji, a nie na wyborze przetargów do wygrania.
Każdy przetarg dostaje własne miejsce pracy, zanim ktokolwiek przeczyta stronę: bibliotekę SharePoint z dokumentacją, opisaną zamawiającym.
Decyzja o starcie zapada w pierwszych dniach na pełnej liście warunków, a nie w drugim tygodniu na częściowej lekturze.
macierz zgodności w Microsoft Lists; biblioteka przetargu i archiwum ofert na SharePoint; eksport do Microsoft Excel dla kosztorysantów
Problem biznesowy
Zarządzanie ofertami
Dokumentacja przetargowa to projekt umowy plus wszystkie warunki, według których zamawiający będzie oceniał ofertę, ułożone tak, jak wygodnie jego prawnikom. Ktoś musi zamienić to na listę tego, co firma ma zrobić, wykazać, podpisać, ubezpieczyć i wycenić. Obowiązki są rozrzucone po specyfikacji, załącznikach, klauzulach o karach umownych i uwagach do przedmiaru, a ten sam temat wraca trzy razy w trzech różnych brzmieniach.
Czytanie jest przy tym dublowane. Kosztorysanci otwierają dokumentację dla przedmiaru, prawnicy dla umowy, BHP dla regulaminu placu budowy, projektanci dla załączników technicznych. Pięć osób czyta te same czterysta stron pod własny akapit i nikt nie zapisuje tego, co znaleźli pozostali. W polskich postępowaniach publicznych specyfikacją jest SWZ, publikowana wraz z późniejszymi zmianami i każdą odpowiedzią udzieloną innemu wykonawcy, więc dokumentacja nie stoi w miejscu podczas czytania.
W skali psuje się decyzja. Nikt nie powie tak ani nie, zanim nie wie, czego przetarg wymaga, więc decyzja o starcie przesuwa się na drugi tydzień i opiera na częściowej lekturze. Oferty idą wtedy w postępowaniach, w których firma nigdy nie spełniała warunków udziału, bo warunek wypłynął dziewiątego dnia. A termin na pytania do zamawiającego mija w trakcie czytania, więc niejasność ląduje w cenie jako rezerwa albo staje się sporem na budowie dwa lata później.
Jak to wygląda dzisiaj
- CzłowiekKierownik ofertowania pobiera dokumentację z platformy zakupowej i zapisuje ją na dysku sieciowym
- CzłowiekDwóch inżynierów ofertowania czyta specyfikację i opis robót, przepisując wymagania klauzula po klauzuli do arkusza
- OczekiwanieProjekt umowy i przedmiar czekają na dział prawny i kosztorysowy, które czytają te same dokumenty od nowa
- Ryzyko błęduPrzesłanki wykluczenia, wadium i wymagania wobec personelu wychodzą późno, czasem po upływie terminu na pytania
- CzłowiekPytania do zamawiającego zbierane są mailem i wysyłane w ostatniej godzinie przed terminem
- OczekiwanieSpotkanie decyzyjne odbywa się, gdy arkusz jest gotowy, często tydzień po wpłynięciu dokumentacji
- Ryzyko błęduZamawiający publikuje zmianę SWZ, a arkusz po cichu zostaje w starej wersji
Dlaczego obecny proces kosztuje więcej, niż widać
Budżet pokazuje etaty. Nie pokazuje, na co idą.
- Za czytanie płaci się kilka razy. Kosztorysanci, prawnicy, BHP i projektanci otwierają tę samą dokumentację pod własne akapity, więc firma kupuje te same czterysta stron uwagi cztery albo pięć razy.
- Przeoczony warunek nie jest drobnym błędem. Przesłanka wykluczenia zauważona po złożeniu oferty kosztuje całe postępowanie, a wymaganie wobec personelu znalezione w drugim tygodniu oznacza szukanie partnera pod presją czasu.
- Terminy na pytania mijają niewykorzystane. Niejasność, którą dwa zdania do zamawiającego by rozstrzygnęły, trafia do ceny jako rezerwa albo staje się sporem na budowie.
- Zdolność najlepszych ludzi idzie w niewłaściwą połowę pracy. Ci, którzy mogliby poprawić ofertę techniczną, spędzają pierwszy tydzień na wyciąganiu wymagań.
Koszt zaniechania
O liczbie przetargów decyduje przepustowość, a nie apetyt. Czytanie trwa dalej, a zespół ofertowy pozostaje pułapem tego, ile okazji firma w ogóle rozważy. Widoczny koszt to modelowe 19 200 € miesięcznie. Kosztem, którego nikt nigdzie nie księguje, jest przetarg odpuszczony z braku mocy przerobowej na lekturę oraz ten, w którym firma wystartowała, nie zauważając niespełnionego warunku udziału.
Jest też cichsza ekspozycja. Kiedy wymagania żyją w prywatnym arkuszu, pozycja firmy w sporze opiera się na tym, co ktoś pamięta z klauzuli. Macierz ze wskazaniem źródła przy każdym obowiązku pozostaje użyteczna długo po rozstrzygnięciu, bo zespół realizacji potrzebuje jej pierwszego dnia kontraktu.
Przykładowa organizacja o realnych proporcjach — liczby służą do policzenia sprawy na Waszych danych, nie są wynikiem klienta.
Wykonawca budowlany i inżynieryjny w Europie Środkowej, około 900 pracowników, obsługujący zamawiających publicznych i klientów przemysłowych; pięcioosobowy zespół ofertowy z liderami branżowymi w kosztorysowaniu, dziale prawnym, BHP i projektowaniu; Microsoft 365 E3, z Microsoft 365 Copilot dla zespołu.
30 dokumentacji przetargowych miesięcznie, zwykle od 150 do 400 stron, z platform zakupowych, portali zamawiających i skrzynki ofertowej; jedna trzecia to postępowania publiczne ze SWZ, reszta to zaproszenia korporacyjne.
Dokumentacje trafiają na dysk sieciowy, wymagania są przepisywane do arkusza klauzula po klauzuli, te same dokumenty czytają ponownie liderzy branżowi; spotkanie decyzyjne czeka na arkusz.
Około szesnastu godzin ekstrakcji na jedną dokumentację, zanim ktokolwiek oceni szansę, plus poprawki po każdej zmianie SWZ i po odpowiedziach dla innych wykonawców.
Każda dokumentacja trafia do własnej biblioteki SharePoint z zamawiającym, sygnaturą i terminem jako metadanymi; agent osadzony wyłącznie na tej bibliotece proponuje jeden wiersz macierzy na wymaganie, wskazując dokument, stronę i klauzulę; zespół ofertowy weryfikuje każdy wiersz i decyduje w kanale przetargu w Teams.
W modelowym przypadku macierz powstaje w dniu wpłynięcia dokumentacji i zostaje zweryfikowana nazajutrz, a decyzja o starcie przesuwa się z drugiego tygodnia na drugi dzień. To model, nie pomiar.
Proponowane rozwiązanie
Każdy przetarg dostaje własne miejsce pracy, zanim ktokolwiek przeczyta stronę: bibliotekę SharePoint z dokumentacją, opisaną zamawiającym, sygnaturą i terminem, oraz kanał w Microsoft Teams. Robot UiPath pobiera materiały według harmonogramu z platform zakupowych i ze skrzynki ofertowej, więc dokumentacja, jej zmiany i odpowiedzi opublikowane innym wykonawcom lądują w jednym miejscu z historią wersji.
Czytanie to miejsce, w którym potrzebny jest osąd, i jedyne miejsce w tym projekcie, w którym model językowy zarabia na swoją licencję. Agent Microsoft Copilot Studio osadzony na bibliotece tego przetargu, i na niczym innym, proponuje wiersze macierzy zgodności w Microsoft Lists: wymaganie w słowach zamawiającego, dokument, stronę i klauzulę, z których pochodzi, informację, czy dotyczy warunków udziału, punktacji czy realizacji, proponowanego właściciela i pusty status zgodności. Terminy, wadium, okres związania ofertą i przesłanki wykluczenia trafiają do osobnego widoku, bo to te wiersze rozstrzygają, czy w ogóle jest o czym mówić.
Potem ludzie. Żaden zaproponowany wiersz nie liczy się, dopóki wskazana z imienia osoba nie otworzy źródła i nie potwierdzi, nie poprawi albo nie odrzuci go; wiersz bez wskazania źródła nie powstaje w ogóle. Tam, gdzie dokumenty przeczą sobie nawzajem, agent przygotowuje projekt pytania do zamawiającego, które kierownik ofertowania wysyła, dopóki termin jest otwarty. Karta w kanale przetargu w Teams pokazuje potem warunki obowiązkowe, których firma nie potrafi wykazać, odliczanie do terminu i projekty pytań.
Microsoft Copilot Studio z wiedzą z SharePoint, orkiestracją generatywną i wskazaniem źródeł, opublikowany w Microsoft Teams i Microsoft 365 Copilot; agent flows zapisujące wiersze do Microsoft Lists; wersjonowanie i dziedziczenie uprawnień SharePoint; Adaptive Cards w Teams; UiPath Robots z harmonogramami Orchestrator; audyt i retencja w Microsoft Purview
Szablon miejsca pracy dla przetargu, instrukcje ekstrakcji i taksonomię wymagań, regułę cytowania i bramkę weryfikacji, widok terminów i warunków udziału, logikę ponownego czytania po zmianie SWZ, indeks archiwum wcześniejszych ofert oraz kartę decyzyjną
Pobieranie z platform zakupowych bez publicznego API, wykonywane przez roboty UiPath logujące się własnym, zarejestrowanym kontem firmowym
Jak działa proces po automatyzacji
- AutomatyzacjaRobot sprawdza platformy zakupowe i skrzynkę ofertową, pobiera dokumentację i odkłada ją do własnej biblioteki SharePoint
- AutomatyzacjaAgent osadzony wyłącznie na tej bibliotece proponuje jeden wiersz macierzy na wymaganie w Microsoft Lists, każdy ze wskazaniem dokumentu, strony i klauzuli
- AutomatyzacjaTerminy, wadium, okres związania i przesłanki wykluczenia trafiają do osobnego widoku, a data składania ofert jest porównywana z wpisem na platformie
- CzłowiekKierownik ofertowania i liderzy branżowi weryfikują każdy wiersz wobec źródła, potwierdzają lub poprawiają brzmienie i wskazują właściciela; wiersze niepotwierdzone nie liczą się wcale
- AutomatyzacjaDo każdego potwierdzonego wymagania agent proponuje odpowiedź i dokument dowodowy z archiwum wcześniejszych ofert, podając źródło
- CzłowiekKarta decyzyjna trafia do kanału przetargu w Teams z warunkami obowiązkowymi bez pokrycia, odliczaniem i projektami pytań
- AutomatyzacjaGdy pojawia się zmiana SWZ, robot ją odkłada, agent czyta ponownie to, co się zmieniło, a poruszone wiersze wracają do weryfikacji
Model współpracy człowieka z automatyzacją
Automatyzacja obsługuje
- Pobieranie dokumentacji, zmian i opublikowanych odpowiedzi oraz ich opis zamawiającym, sygnaturą i terminem
- Proponowanie wierszy macierzy, każdy ze wskazaniem dokumentu, strony i klauzuli
- Utrzymanie widoku terminów i warunków udziału oraz ponowne czytanie tego, co zmieniła modyfikacja
- Proponowanie gotowej odpowiedzi i dokumentu dowodowego do każdego potwierdzonego wymagania
Ludzie decydują
- Czy zaproponowany wiersz jest rzeczywistym wymaganiem; wiersz nie istnieje, dopóki wskazana osoba nie potwierdzi go wobec źródła
- Czy firma potrafi wykazać każdy warunek obowiązkowy, co jest istotą decyzji o starcie
- Które pytania trafią do zamawiającego, w jakim brzmieniu i przed którym terminem
- Sama decyzja o starcie, strategia cenowa i podział odpowiedzialności za części oferty
Przed i po
Systemy i integracje
Wszystko poniżej działa na licencjach i systemach, które już macie albo które i tak trzeba mieć.
Wejścia
- dokumentacje z platform zakupowych
- portale zamawiających
- skrzynka ofertowa w Outlook
- zmiany SWZ i opublikowane odpowiedzi
- archiwum wcześniejszych ofert
Warstwa automatyzacji
- Microsoft Copilot Studio (agent, wiedza z SharePoint, agent flows)
- UiPath Robots i Orchestrator
- metadane i wersjonowanie SharePoint
Systemy docelowe
- macierz zgodności w Microsoft Lists
- biblioteka przetargu i archiwum ofert na SharePoint
- eksport do Microsoft Excel dla kosztorysantów
Punkty styku z człowiekiem: weryfikacja wiersz po wierszu w macierzy; przypisanie właścicieli; projekty pytań do redakcji; karta decyzyjna w Teams
Wykorzystane technologie
agent osadzony na jednej bibliotece przetargu, proponujący wiersze macierzy ze wskazaniem źródła i projekty pytań
Abiblioteka na każdy przetarg z metadanymi i wersjonowaniem, jedyne źródło wiedzy agenta oraz archiwum wcześniejszych ofert
Asama macierz zgodności: wymaganie, źródło, kategoria, oznaczenie obowiązkowe, właściciel, status i dowód
Akanał przetargu, przypomnienia o weryfikacji i karta decyzyjna; tu również opublikowany jest agent do pytań o bieżącą dokumentację
Aten sam agent w Copilot Chat, żeby lider branżowy zapytał o klauzulę bez otwierania dokumentacji
Aharmonogramowe pobieranie dokumentacji, zmian i opublikowanych odpowiedzi, z ponowieniami i logami
Aaudyt promptów i odpowiedzi agenta, etykiety poufności i retencja dokumentów przetargowych
AIlustracyjny model ekonomiczny
Model, a nie obietnica.
Szesnaście godzin na dokumentację liczy zdublowane czytanie, ale już nie poprawki po zmianach SWZ, i dlatego jest ostrożną średnią dla zespołu ofertowego i liderów branżowych. Jak każda liczba tutaj, jest ilustracyjna, a nie pomiarem u klienta. Pełny koszt godziny pracy inżyniera i osoby z zespołu ofertowego w Europie Środkowej przyjęto na poziomie rynkowym. Modelujemy uwolnioną zdolność, a nie likwidację etatów.
Policz to na swoich danych
Szacunek ilustracyjny na podstawie Twoich danych. To model uwolnionej przepustowości, nie obietnica oszczędności.
Korzyści biznesowe
- Decyzja o starcie zapada w pierwszych dniach na pełnej liście warunków, a nie w drugim tygodniu na częściowej lekturze
- Każde wymaganie niesie swój dokument, stronę i klauzulę, więc spór w trakcie realizacji rozstrzyga się przez otwarcie źródła
- Pytania do zamawiającego powstają, dopóki termin jest otwarty, a to jedyny moment, w którym można poprosić o usunięcie niejasności
- Zmiany SWZ trafiają do macierzy w dniu publikacji, a dotknięte nimi wiersze są oznaczane do ponownej weryfikacji
- Wcześniejsze oferty stają się użyteczne: certyfikaty, referencje i standardowe oświadczenia są proponowane wraz z dokumentem źródłowym
Perspektywa zarządu
- To, które przetargi są w toku, kto odpowiada za które wymaganie i co nie zostało jeszcze zweryfikowane, mieści się na jednej liście zamiast w pięciu skrzynkach
- Decyzja o starcie ma zapis: co było wiadome, kto to potwierdził i wobec której wersji dokumentacji
- Nakład na ofertowanie staje się mierzalny na postępowanie, więc koszt walki o kontrakt można zestawić z jego wartością
- Proces przetrwa zmianę kierownika ofertowania, bo macierz, taksonomia i archiwum odpowiedzi należą do firmy
Wpływ na KPI zarządu
Bezpieczeństwo i nadzór
Gdzie leżą dane i kto je widzi.
- Agent czyta jedną bibliotekę przetargu i nic poza nią. Działa pod własną tożsamością, bo Copilot Studio zakłada Microsoft Entra Agent ID dla każdego agenta, i dziedziczy uprawnienia SharePoint, więc nikt nie uzyska przez niego dokumentu, którego nie mógłby otworzyć wprost.
- Dokumenty i odpowiedzi zostają w Państwa tenancie. Dla klientów z Unii Europejskiej Microsoft Copilot jest usługą objętą EU Data Boundary, a prompty, odpowiedzi i dane organizacji nie służą do trenowania modeli. Dwie rzeczy wymagają świadomej decyzji na etapie projektu: Flex routing, który przy szczytowym obciążeniu dopuszcza wnioskowanie poza Unią i może zostać wyłączony przez administratora AI, oraz lista dozwolonych modeli, ponieważ modele Anthropic działają przez podprzetwarzającego obecnie poza tą granicą.
- Każdy prompt, każda odpowiedź i każde wskazanie źródła są dostępne do audytu w Microsoft Purview, obok etykiet poufności i retencji nałożonych na dokumenty przetargowe; telemetria agenta trafia do Azure Application Insights.
- Weryfikacja jest bramką, a nie sugestią: wiersz bez wskazania źródła nie powstaje, a każdy potwierdzony wiersz niesie nazwisko osoby i godzinę potwierdzenia. Roboty logują się na platformach zakupowych własnymi, zarejestrowanymi kontami, nigdy kontem kierownika ofertowania.
Dlaczego teraz
Zamawiający publikują, zmieniają i odpowiadają przez platformy elektroniczne, więc dokumentacja, jej modyfikacje i odpowiedzi udzielone innym wykonawcom są plikami dostępnymi w dniu publikacji. Zespół ofertowy ogranicza dziś czas na lekturę, a nie dostęp.
Modelowe 480 godzin miesięcznie to trzy osoby czytające na pełny etat przed podjęciem jednej decyzji, czyli 19 200 € miesięcznie wydane na decydowanie zamiast na wygrywanie.
Osadzenie agenta na bibliotece dokumentów, wymuszenie cytowania i audyt każdej odpowiedzi są dziś ustawieniami produktu, a nie projektem programistycznym: Copilot Studio przyjmuje SharePoint jako wiedzę, respektuje jego uprawnienia i jest objęty Purview.
Role zarządcze, których to dotyczy
Decyduje, o które przetargi firma walczy, a dziś ta decyzja czeka na arkusz
Dostaje kolejkę do weryfikacji zamiast listy lektur i prowadzi więcej postępowań tym samym zespołem
Widzi koszt ofertowania na postępowanie wobec wartości kontraktu i dostaje warunki wadium oraz sytuacji ekonomicznej pierwszego dnia
Dostaje obowiązki umowne, kary i przesłanki wykluczenia jako wiersze ze wskazaniem źródła zamiast późnej lektury projektu umowy
Częste pytania i zastrzeżenia
Samodzielnie nie, dlatego nic w tym projekcie nie pozwala mu decydować. Proponuje wiersze i musi wskazać dokument, stronę i klauzulę stojącą za każdym z nich; człowiek potwierdza albo poprawia każdy wiersz, zanim ten stanie się wymaganiem.
Wielojęzyczne dokumentacje to normalny przypadek, a macierz zachowuje brzmienie zamawiającego w każdym wierszu. Skany wymagają najpierw rozpoznania tekstu i tam, gdzie jakość jest słaba, mówimy o tym na etapie rozpoznania, a nie po uruchomieniu.
W takim razie warto zachować jego kolumny. Macierz to ta sama struktura w miejscu, w którym kilka osób pracuje jednocześnie, ze wskazaniem strony źródłowej. Zmienia się to, kto wykonuje pierwsze przejście i jak szybko modyfikacja trafia do wierszy.
Kiedy to nie jest właściwe rozwiązanie
- Kilka przetargów miesięcznie, gdzie doświadczony kosztorysant czyta szybciej, niż opłaca się budować jakąkolwiek pętlę weryfikacji
- Dokumentacje przychodzące jako zdjęcia papieru albo rysunki z wymaganiami wpisanymi w treść; o wyniku decyduje jakość rozpoznania tekstu, którą sprawdzamy na wstępie
- Brak archiwum wcześniejszych ofert i brak wskazanego właściciela procesu, gdzie pierwszą pracą jest uporządkowanie dowodów
Pytanie na najbliższe posiedzenie
Gdy wpływa dokumentacja przetargowa, ile dni roboczych mija do momentu, w którym zarząd może powiedzieć tak albo nie, i ile z tych dni to samo czytanie?
Podejście wdrożeniowe
Pierwszy tydzień wygląda tak samo u każdego klienta: patrzymy na dane.
Dostarczamy
- To, czego szuka każdy lider branżowy, sprawdzone na próbce ostatnich dokumentacji: źródła, języki i jakość plików
- Szablon miejsca pracy dla przetargu: bibliotekę SharePoint, metadane, kolumny macierzy oraz widoki terminów, warunków udziału i otwartych pytań
- Samego agenta osadzonego na tej bibliotece, z instrukcjami ekstrakcji, taksonomią wymagań i regułą, że wiersz bez wskazania źródła nie powstaje
- Bramkę weryfikacji, przypisanie właścicieli i przypomnienia o terminach; roboty pobierające z wykrywaniem zmian SWZ; kartę decyzyjną i eksport do Excela
Potrzebujemy od Państwa
- Od dziesięciu do piętnastu kompletnych dokumentacji z ostatniego roku wraz z arkuszami, które z nich powstały
- Wskazanego właściciela procesu ofertowania i po jednym liderze branżowym na kategorię, żeby uzgodnić taksonomię
- Kont na platformach zakupowych, z których będą korzystać roboty, oraz archiwum wcześniejszych ofert
Etapy
Rozpoznanie
Próbki dokumentacji, języki, jakość plików i kategorie, których używają Państwa liderzy
Projekt
Kolumny macierzy i taksonomia, reguły cytowania i weryfikacji, model uprawnień
Budowa
Instrukcje i wiedza agenta, macierz i widoki, roboty pobierające, punkty styku w Teams
Walidacja
Agent pracuje na dokumentacjach już przerobionych przez zespół, wiersz po wierszu wobec ich arkuszy
Uruchomienie
Bieżące przetargi z pełną bramką weryfikacji i wsparciem powdrożeniowym, potem strojenie taksonomii wraz z rosnącym archiwum
Działowe. O nakładzie decyduje liczba platform zakupowych, języki i jakość skanów w dokumentacjach oraz to, jak dalece branże uzgodnią jedną taksonomię.
Co Państwa zespół ofertowy zrobiłby z tygodniem, który dziś traci na czytanie?
Prosimy o jedną zanonimizowaną dokumentację przetargową i arkusz, który zespół z niej zbudował. Odsyłamy macierz, jaką dałoby to rozwiązanie, oraz uczciwą ocenę jakości rozpoznania tekstu.
Prześlij nam jedną dokumentacjęTen sam problem ma zwykle sąsiedni proces
Koniec z płaceniem kupcom za przepisywanie cen, jednostek i terminów z PDF-ów do arkuszy porównawczych.
Zobacz rozwiązanie Prawo i complianceUmowy standardowe: generowanie, akceptacja i e‑podpisDwustronicowe NDA powstaje dziesięć dni, bo jest kopiowane, czytane, drukowane, skanowane i ręcznie archiwizowane.
Zobacz rozwiązanie Zarząd i planowanieOdpowiedzi z polityk firmy zamiast trzech mailiTe same pytania o zasady trafiają do tych samych trzech zajętych osób, a odpowiedź jest już gdzieś zapisana.
Zobacz rozwiązanie Sprzedaż i marketingOd wygranej szansy do uruchomionego projektu w godzinęSzanse są wygrywane w CRM, a potem tydzień czekają, aż ktoś założy klienta, projekt i fakturowanie.
Zobacz rozwiązanie Case studyAsystent handlowcaAgent czyta zapytanie, składa ofertę z cen i dostępności w SAP, pilnuje polityki rabatowej i przygotowuje brief przed każdym spotkaniem.
Zobacz case study Case studyInteligentny rejestr umówKażda nowa umowa i aneks przechodzą przez IXP: strony, kwoty, terminy i klauzule lądują w żywym rejestrze.
Zobacz case studyBranże, w których wdrażamy to najczęściejProdukcja i przemysłUsługi i ITCentra usług wspólnych