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Lösung · Supply ChainDie Angebotskette läuft von selbst; entschieden wird nur über nicht vergebene Ladungen
Transportvergabe und Frachtführerauswahl
Jede Ladung wird den Frachtführern in der Reihenfolge Ihres Frachtentarifs angeboten, mit Antwortfenster; Zusagen werden gebucht und dokumentiert, zum Disponenten gelangen nur unvergebene Ladungen.
Kurzfassung für die Geschäftsführung
Die Ladung erhält, wer zuerst abnimmt, zum Preis aus einer Tabelle, die seit März niemand aktualisiert hat.
Mientha baut hier eine Vergabekette, kein weiteres Transportsystem.
Ladungen gehen an den vertraglich benannten Frachtführer zu dem vertraglich benannten Preis, ohne dass jemand die letzte Neuverhandlung erinnern muss.
SAP S/4HANA und der Buchungssatz im Transportsystem; Dokument- und Angebotsarchiv auf SharePoint; Power BI
Geschäftsproblem
Transportabwicklung
Transport wird zweimal eingekauft. Einmal im Jahr am Verhandlungstisch, wo mit vierzig Frachtführern Relationen, Fahrzeugtypen und Preise vereinbart werden, und dann jeden Nachmittag erneut am Dispositionsplatz, wo jemand entscheidet, wer die Ladung tatsächlich bekommt. Der zweite Einkauf bestimmt, was das Unternehmen zahlt, und er findet per Telefon gegen eine Tabelle statt.
Der Frachtentarif ist die Schwachstelle: eine Arbeitsmappe mit einem Blatt je Frachtführer, aktualisiert, wenn sich jemand an eine neu verhandelte Relation erinnert. Disponenten lernen, wer schnell antwortet, und rufen dort zuerst an, was unter Zeitdruck vernünftig und trotzdem teuer ist, denn der vertraglich gebundene Frachtführer steht womöglich an dritter Stelle. Spotladungen haben gar keinen Tarif: ein oder zwei Frachtführer werden angerufen, der erste tragfähige Preis wird genommen, und die einzige Spur der Entscheidung liegt im Ordner der gesendeten Elemente.
Alles Nachgelagerte erbt die Verzögerung. Das Lager plant Tore für Frachtführer, die es erst morgens erfährt, der Kundenservice sagt, der Lkw sei gebucht, ohne ihn benennen zu können, und die Frachtkostenprüfung vergleicht später eine Rechnung mit einem Tarif statt mit dem, was vereinbart wurde.
Wie es heute läuft
Ein Nachmittag in der Disposition, in der Reihenfolge des Geschehens.
- SystemDie bestätigten Ladungen für morgen werden aus dem ERP und dem Transportsystem in eine Tabelle exportiert
- MenschDer Disponent sortiert sie nach Regionen und öffnet den Tarif, um zu sehen, wer die Relation fahren soll
- MenschFrachtführer werden einzeln angerufen oder angeschrieben, beginnend bei dem, der gestern am schnellsten antwortete
- WartezeitDer Platz wartet auf den Rückruf, während die übrigen Ladungen anstehen und der Annahmeschluss näher rückt
- MenschFrachtführer, Fahrzeug und Preis werden ins Transportsystem getippt, der Auftrag entsteht aus einer Vorlage
- FehlerrisikoSpotladungen gehen zum ersten akzeptablen Preis weg, ohne Nachweis, wer sonst gefragt wurde
- MenschDie Ladeliste geht per E-Mail ans Lager, der Kunde wird mit einer Ankunftszeit angerufen
- FehlerrisikoDer Preis stammt aus einer Mappenversion, die niemand datieren kann, sodass Rechnung und Vereinbarung leise auseinanderlaufen
Warum der heutige Prozess mehr kostet, als es scheint
Diese Arbeit hat niemand geplant, sie ist entstanden.
- Über den Preis entscheidet das Tempo. Ein Disponent unter Zeitdruck nimmt das erste Ja, und der Anruf beim schnellsten Antwortenden bepreist eine ganze Relation neu, ohne dass eine Entscheidung getroffen wurde.
- Nichts hält fest, was nicht gewählt wurde: wer sonst gefragt wurde, was er nannte, warum er überging. Der Einkauf verhandelt den nächsten Tarif ohne eigene Historie.
- Die Tarifdrift bleibt unsichtbar, bis die Rechnung kommt. Zwischen einer Neuverhandlung und dem Tag der Mappenpflege fährt jede Ladung dieser Relation zum falschen Preis.
- Warten ist unbezahlte Arbeit. Ein großer Teil der Zeit je Ladung ist ein Disponent, der die Leitung hält oder das Postfach beobachtet, und daran ändert mehr Anstrengung nichts.
- Das Wissen über die Frachtführer sitzt in zwei Köpfen: wer kurzfristig Kühlverkehre nimmt, wer freitags nie abnimmt, wer eine schwierige Rampe ablehnt.
Kosten des Nichtstuns
Frachtentarife altern schneller, als sie jemand pflegt, und genau das bepreist die Tabelle oben nicht. Eine im März neu verhandelte Relation fährt im Juni noch zum Februarpreis, Spotladungen gehen weiter an den, der abnimmt, und die Frachtkostenprüfung findet später Differenzen, die niemand klären kann. Sichtbar wird das als Frachtkosten, die etwas schneller wachsen als das Volumen.
Das zweite Risiko ist die Konzentration. Vier Disponenten halten das Arbeitswissen über vierzig Frachtführer, und die Verhandlungsposition in der nächsten Preisrunde ist das, woran sich diese vier erinnern. Ein Prozess, der in Gewohnheiten lebt, lässt sich nicht prüfen, nicht an ein neues Depot übergeben und nicht skalieren, ohne dasselbe Wissen erneut einzukaufen.
Eine plausible Organisation mit realistischen Größenordnungen. Die Zahlen sind zum Nachrechnen mit Ihren Daten gedacht, kein Kundenergebnis.
Ein europäischer Baustoffhersteller mit drei Werken und zwei Distributionszentren in Polen und Deutschland; SAP S/4HANA mit Transportmodul, ein separates Lagersystem und Microsoft 365 E3; vier Disponenten vergeben die Ladungen.
2.600 abgehende Ladungen pro Monat bei rund 40 vertraglich gebundenen Frachtführern; etwa 70% Komplettladungen auf Vertragsrelationen, 20% Stückgut, 10% Spot; die Ladefenster stehen am Vortagnachmittag fest.
Ladungen werden in eine Tabelle exportiert, telefonisch und per frei formulierter E-Mail in der vom Disponenten gewählten Reihenfolge angeboten, nach der Zusage zurückgetippt und aus einer Vorlage dokumentiert.
Rund acht Minuten Dispositionszeit je Ladung, überwiegend für Auswahl, Anruf und Warten. Späte Vergaben lassen das Lager Reihenfolgen für unbenannte Frachtführer bauen, und von den Angeboten einer Ladung bleibt kein Nachweis.
Roboter lesen die bestätigten Ladungen zum Annahmeschluss, ordnen die Frachtführer je Relation nach dem versionierten Tarif, bieten in dieser Reihenfolge mit Antwortfenster an, buchen die Zusage, erzeugen Transportauftrag und Ladeliste und informieren Lager und Kunden.
Im Modellfall behält der Dispositionsplatz 347 Stunden im Monat für die Arbeit mit den Frachtführern, Vertragsrelationen sind Minuten nach Planbestätigung gebucht, und jede Vergabe trägt ihre Angebote mit sich; Rechenwerk auf den Annahmen des illustrativen Modells, keine Messung bei einem Kunden.
Vorgeschlagene Lösung
Mientha baut hier eine Vergabekette, kein weiteres Transportsystem. Der Frachtentarif wird zu einer versionierten Tabelle auf SharePoint, gepflegt in Excel durch den Transporteinkauf: Relation, Fahrzeugtyp, Serviceniveau, Gültigkeitsdaten, Preis, Zuschläge und eine gereihte Frachtführerfolge. Zum Annahmeschluss lesen Roboter die bestätigten Ladungen aus SAP S/4HANA und dem Transportsystem samt der Merkmale, die den Frachtführer bestimmen.
Die Angebote gehen anschließend in der Reihenfolge des Tarifs hinaus, jedes mit Ladungsreferenz, Zeitfenstern, Fahrzeugtyp, dem an diesem Tag gültigen Preis und einem Antwortfenster. Die Links für Zusage und Absage sind vorbereitete Antworten, sodass die Rückmeldung Referenz und Entscheidung bereits im Betreff trägt; Frachtführer mit Portal oder EDI-Anbindung erhalten das Angebot dort. Die erste gültige Zusage im Fenster nimmt die Ladung und stoppt die Kette, eine Absage rückt sie sofort weiter.
Nach der Vergabe ist der Rest Buchführung. Die Buchung geht mit Frachtführer, Fahrzeug, Preis und Referenz zurück; Transportauftrag und Ladeliste entstehen aus Ihren Vorlagen und liegen auf SharePoint neben der Angebotshistorie; das Lager erhält Fenster und Frachtführer, der Kunde das bestätigte Zeitfenster. Der vereinbarte Preis je Ladung wird als Datensatz gespeichert, und genau den braucht die spätere Frachtkostenprüfung. Eine am Eskalationspunkt unvergebene Ladung wird zur Action-Center-Aufgabe in Microsoft Teams, mit gereihten Alternativen und der Preishistorie der Relation.
UiPath Orchestrator Queues, Zeitauslöser, Wiederholungen und Prüfpfad; UiPath Integration Service Konnektoren für Microsoft Outlook 365, Microsoft Teams und Microsoft OneDrive & SharePoint; UiPath Action Center Aktionsbenachrichtigungen in Microsoft Teams; Microsoft Teams Approvals App; Power BI
Das versionierte Tarif- und Frachtführermodell, die Angebotsmaschine mit Antwortfenstern und Eskalationspunkten, Antwortabgleich und Vergaberegeln, die Buchungsrückschreibung, Dokumentvorlagen und den Dispositionsbericht
Ladungs- und Buchungsaustausch mit SAP S/4HANA über UiPath SAP Aktivitäten (BAPI/OData) und mit dem Transportsystem über dessen API oder eine Dateischnittstelle; Zusage über Portal oder EDI, wo angeboten
So läuft der automatisierte Prozess
- AutomatisierungZum Annahmeschluss werden die bestätigten Ladungen aus SAP und dem Transportsystem gelesen und im Orchestrator eingereiht
- SystemJede Ladung wird ihrer Relation zugeordnet, die Frachtführerfolge entsteht aus der an diesem Tag gültigen Tarifversion; Relationen ohne Preis gehen in den Spot
- AutomatisierungDie Angebote verlassen das Dispositionspostfach in dieser Reihenfolge mit Referenz, Zeitfenstern, Fahrzeugtyp, Preis und Antwortfenster, oder über das Portal des Frachtführers
- AutomatisierungRückmeldungen werden über die Referenz abgeglichen; die erste gültige Zusage im Fenster nimmt die Ladung, die Kette stoppt
- AutomatisierungDie Vergabe wird mit Frachtführer, Fahrzeug, Preis und Referenz gebucht; Auftrag und Ladeliste entstehen und liegen auf SharePoint
- AutomatisierungDas Lager erhält Fenster und Frachtführer, der Kunde das bestätigte Zeitfenster, und der Preis geht in den Nachweis für die Frachtkostenprüfung
- MenschAm Eskalationspunkt unvergebene Ladungen erscheinen als Action-Center-Aufgaben in Microsoft Teams mit gereihten Alternativen; der Disponent vergibt oder gibt in den Spot
- AutomatisierungEine Tageszusammenfassung erreicht den Transportkanal: vergebene Ladungen, Zusagen auf das erste Angebot, Eskalationen, Preis gegen Tarif
Zusammenspiel von Mensch und Automatisierung
Die Automatisierung übernimmt
- Das Lesen der Tagesladungen und den Aufbau der Frachtführerfolge nach dem am Ladetag gültigen Tarif
- Versand, Fristenlauf und Weiterrücken der Angebote sowie den Stopp bei der ersten gültigen Zusage
- Die Buchung der Vergabe, Transportauftrag und Ladeliste, die Benachrichtigung von Lager und Kunde
- Die Aufzeichnung jedes Angebots, jeder Antwort, jeder Absage und jedes vereinbarten Preises für Prüfung und nächste Verhandlung
Menschen entscheiden
- Über Ladungen am Eskalationspunkt: über Tarif vergeben, zu neuem Preis erneut anbieten oder in den Spot geben
- Über Preise oberhalb der vereinbarten Toleranz, in Microsoft Teams durch die Transportleitung freigegeben
- Über Frachtführerfolge je Relation, Antwortfenster und Toleranzen, verantwortet vom Transporteinkauf
- Darüber, ob ein Frachtführer nach wiederholten Absagen oder späten Rückziehern in der Folge bleibt
Vorher und nachher
Systeme und Integrationen
Wo eine Regel reicht, nutzen wir kein Modell. Wo Urteilsvermögen nötig ist, entscheidet ein Mensch.
Eingänge
- bestätigte Ladungen aus SAP S/4HANA und dem Transport- oder Lagersystem
- der versionierte Frachtentarif auf SharePoint
- Rückmeldungen der Frachtführer im Dispositionspostfach
- Zusagen aus Portalen und EDI
Automatisierungsschicht
- UiPath Orchestrator
- UiPath Robots
- UiPath Integration Service
- UiPath Action Center
Zielsysteme
- SAP S/4HANA und der Buchungssatz im Transportsystem
- Dokument- und Angebotsarchiv auf SharePoint
- Power BI
Berührungspunkte für Menschen: Action-Center-Aufgaben in Microsoft Teams; Teams Approvals für Preise oberhalb der Toleranz; die tägliche Dispositionszusammenfassung
Eingesetzte Technologien
reihen jede Ladung ein, führen die Angebotskette mit Antwort- und Eskalationszeitgebern, wiederholen und protokollieren
Aversendet Angebote aus dem Dispositionspostfach, nimmt Rückmeldungen auf
Astellt Eskalationen, die Lagerfensterliste und die Tageszusammenfassung ein
AEntscheidungen über unvergebene Ladungen, ohne Teams zu verlassen
APreise oberhalb der Toleranz, freigegeben durch die Transportleitung
Aversionierte Tarife, Frachtführerfolgen, Transportaufträge, Angebotsarchiv
AZusagen je Frachtführer und Relation, Preis gegen Tarif, Spotanteil, Zeit bis zur Buchung
ALadungsdaten hinein, Buchung und Preis zurück
CIllustratives Wirtschaftlichkeitsmodell
Beginnen Sie damit, die Annahmen zu hinterfragen.
Der Preis des Frachtführers kommt in diesem Modell überhaupt nicht vor; bepreist wird die Zeit des Disponenten, mit acht Minuten je Ladung. Diese Minuten umfassen die Auswahl aus der Tarifmappe, den Anruf oder die E-Mail, das Warten, die Rückerfassung und die Nachricht ans Lager. 26 € je Stunde sind ein Vollkostensatz für einen Disponenten in Mitteleuropa, und jede Zahl ist illustrativ und nicht bei einem Kunden gemessen.
Rechnen Sie mit Ihren Zahlen
Eine illustrative Schätzung aus Ihren Eingaben. Sie modelliert freigesetzte Kapazität und verspricht keine Einsparung.
Geschäftlicher Nutzen
- Ladungen gehen an den vertraglich benannten Frachtführer zu dem vertraglich benannten Preis, ohne dass jemand die letzte Neuverhandlung erinnern muss
- Vertragsrelationen sind Minuten nach dem Plan gebucht, sodass das Lager seine Reihenfolge am selben Tag für benannte Frachtführer baut
- Spotladungen werden nach einem Vergleich vergeben statt nach einem Anruf, mit Angeboten und Rückmeldungen als Nachweis
- Der Kunde erfährt Frachtführer und Zeitfenster, sobald die Ladung gebucht ist, und nicht erst, wenn jemand zum Schreiben kommt
- Der vereinbarte Preis je Ladung liegt als Datensatz vor, sodass eine Frachtrechnung gegen das Vereinbarte geprüft werden kann
- Spitzenwochen fängt der parallele Lauf mehrerer Angebotsketten auf, ohne zusätzliche Dispositionsstunden
Aus Sicht der Geschäftsführung
- Das Verhalten der Frachtführer wird im Moment der Vergabe messbar: wer zusagt, wer absagt, wer zu spät antwortet
- Tarifdisziplin hängt nicht mehr am Gedächtnis: angewendet wird die am Ladetag gültige Version, und jede Vergabe hält sie fest
- Der Transporteinkauf geht mit eigener Vergabe- und Absagehistorie in die Jahresverhandlung statt mit der Darstellung des Frachtführers
- Der Dispositionsplatz übersteht Urlaube und Fluktuation, weil das Frachtführerwissen in der Kette liegt und nicht in zwei Köpfen
KPIs für die Geschäftsführung
Sicherheit und Governance
Sicherheit wird mit dem Prozess entworfen, nicht danach.
- Jeder Roboter meldet sich mit einem eigenen Dienstkonto an: lesend auf den Ladungsdaten, buchungsberechtigt allein im Transportsystem, das Postfach über Microsoft Graph mit Berechtigungen ausschließlich auf dieses eine Postfach
- Zugangsdaten liegen nie im Ablauf selbst. Sie liegen im Credential Store des Orchestrators oder in Azure Key Vault, wenn Ihre Sicherheitsabteilung diesen bereits betreibt
- Der Frachtentarif ist Vertragsdatum: versioniert auf SharePoint, geändert durch den Transporteinkauf mit Freigabe, und jede Vergabe hält die Version fest, gegen die angeboten wurde
- Die Funktionstrennung bleibt bestehen: Roboter bieten und buchen ausschließlich im Rahmen der Regeln, der Disponent entscheidet Eskalationen, die Transportleitung gibt Preise oberhalb der Toleranz in Teams frei
- Ladungsdaten, Angebote und Transportdokumente bleiben in Ihrem Microsoft 365 Tenant und in der EU-Region der UiPath Automation Cloud; Fahrernamen und Kennzeichen nur dort, wo der Auftrag sie braucht
Warum jetzt
Die Transportpapiere haben eine Frist. Die eFTI-Verordnung gilt ab dem 9. Juli 2027 vollständig, dann müssen Behörden in den EU-Mitgliedstaaten elektronisch über zertifizierte Plattformen übermittelte Transportinformationen annehmen; ein als strukturierter Datensatz erzeugter Transportauftrag ist dorthin ein deutlich kürzerer Weg als eine Word-Datei je Ladung
Am Dispositionsplatz wird der verhandelte Preis angewendet oder verloren, und im Modellfall verbraucht er 347 Stunden im Monat, von denen keine die Wahl des Frachtführers verbessert
Die Bausteine sind heute Standard: Queues und Zeitgeber im Orchestrator, die Konnektoren für Microsoft Outlook 365 und Microsoft Teams, Action-Center-Aufgaben in Teams und Power BI auf dem Tenant, den Sie ohnehin bezahlen
Relevante Führungsrollen
Der Plan erreicht einen gebuchten Frachtführer, unabhängig davon, wie viele Anrufe ein Disponent vor dem Annahmeschluss schafft
Die Frachtkosten je Ladung werden zur Zahl aus dem Vertrag, und jede Vergabe trägt den Nachweis dafür
Preise werden mit eigener Vergabe-, Absage- und Antworthistorie verhandelt statt mit der Darstellung des Frachtführers
Häufige Fragen und Einwände
Sie müssen gar nichts schreiben. Die Links für Zusage und Absage sind vorbereitete Antworten, sodass die Rückmeldung Referenz und Entscheidung bereits im Betreff trägt; größere Frachtführer sagen über ihr Portal oder EDI zu. Eine Antwort, die nicht passt, geht an den Disponenten und nicht in eine Regel.
Spotladungen laufen dieselbe Kette mit einer anderen Regel: das Angebot geht gleichzeitig an eine definierte Gruppe, Rückmeldungen werden bis zum Fensterschluss gesammelt, und der Disponent vergibt aus einem gereihten Vergleich statt aus dem ersten Rückruf.
Frachtführer erhalten ein klareres Angebot, früher am Tag, und werden nicht mehr zu Ladungen befragt, die vor zwanzig Minuten vergeben wurden. Für die Gespräche, auf die es ankommt, Kapazität für die nächste Woche oder eine Preisrunde, hat der Disponent endlich Zeit.
Wann diese Lösung nicht passt
- Weniger als einige hundert Ladungen im Monat bei zwei oder drei festen Frachtführern, wo eine kurze Telefonliste günstiger ist als eine Angebotsmaschine
- Kein brauchbarer Tarif und keine Absicht, einen aufzubauen; wird jede Ladung neu verhandelt, ist die Frachtführerauswahl zuerst eine Einkaufsaufgabe
- Ladungen werden vor der Disposition nicht im System bestätigt, sodass zum Annahmeschluss nichts zu lesen ist; zuerst muss die Transportplanung aus den Tabellen heraus
Eine Frage für die nächste Sitzung
Können wir für die Ladungen des letzten Monats zeigen, welcher Frachtführer für die Relation unter Vertrag stand, welcher sie tatsächlich gefahren hat und was uns die Differenz gekostet hat?
Vorgehen bei der Umsetzung
Wir starten mit einem Ausschnitt und erweitern erst nach dem Nachweis.
Wir liefern
- Einen Monat Ihrer Disposition nachgestellt: Relationen, genutzter Frachtführer gegen Vertragsfrachtführer, Spotanteil, Absagemuster
- Den Tarif als ein versioniertes Modell: Relationen, Fahrzeugtypen, Serviceniveaus, Gültigkeitsdaten, Zuschläge, gereihte Folge
- Die Angebotsmaschine: Antwortfenster, Eskalationspunkte, Antwortabgleich, Vergaberegeln und Preistoleranzen
- Die Buchungsrückschreibung nach SAP und ins Transportsystem, Vorlagen für Auftrag und Ladeliste, Meldungen an Lager und Kunde
- Teams-Berührungspunkte für Eskalationen und Preisfreigaben, die Tageszusammenfassung und den Dispositionsbericht in Power BI
- Den Start an einem Werk unter Aufsicht, danach die Ausweitung mit Runbook
Wir brauchen von Ihnen
- Drei Monate Ladungen mit vergebenem Frachtführer und gezahltem Preis sowie die aktuellen Tarifmappen
- Einen Prozessverantwortlichen im Transport und einen Ansprechpartner im Einkauf für die Frachtführerfolge
- Lesenden Zugriff auf die Ladungsdaten in SAP und im Transportsystem, ein Dienstkonto für das Postfach, einen Testmandanten
- Die Zustimmung Ihrer Frachtführer, Angebote und Zusagen in einen strukturierten Kanal zu verlegen: Antwortlinks, Portal oder EDI
Etappen
Analyse
Ein Monat Vergaben gegen den Tarif nachgestellt: Relationen, Preise, Absagen, tatsächlicher Annahmeschluss
Konzeption
Tarifmodell, Frachtführerfolgen, Antwortfenster, Eskalationspunkte, Schwellen, Sicherheitsmodell
Umsetzung
Angebotsmaschine, Antwortabgleich, Rückschreibung nach SAP und Transportsystem, Vorlagen, Teams, Power BI
Validierung
Parallellauf an echten Ladungen: der Disponent entscheidet, die Kette schlägt vor
Start und Feinjustierung
Region für Region, Fenster und Folgen anhand der ersten Zusagedaten nachgezogen
Abteilungsweit. Der Aufwand ergibt sich aus der Zahl der Relationen und Fahrzeugtypen im Tarif, daraus, ob das Transportsystem Buchungen über eine API bereitstellt, und daraus, wie viele Frachtführer außerhalb frei formulierter E-Mails zusagen können.
Die Ladung bekommt der Frachtführer, der abnimmt, nicht der, mit dem Sie den Vertrag haben.
Senden Sie uns einen Monat Ladungen mit vergebenem Frachtführer, gezahltem Preis und Ihrer aktuellen Tarifmappe. Wir stellen den Monat gegen die Reihenfolge Ihres eigenen Tarifs nach und liefern die Vergaben, die anders ausgefallen wären, mit einer schriftlichen Auswertung.
Einen Monat Ihrer Disposition nachstellenDer Nachbarprozess hat meist dasselbe Problem
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