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Lösung · Recht & ComplianceJede Schadenmeldung eröffnet eine Akte mit Fristen ab dem Ablieferdatum
Schadenakten vollständig vor der Frist, nicht danach
Eine Schadenmeldung aus jedem Kanal eröffnet eine Akte, holt die vorhandenen Nachweise aus Ihren Systemen, benennt das Fehlende und startet den Regress gegen Frachtführer und Versicherer.
Kurzfassung für die Geschäftsführung
Der Kunde zieht den Schaden ab; Frachtbrief, Fotos und Temperaturaufzeichnung liegen an vier Stellen.
Wir bauen den Schadenfall als Datensatz und nicht als E-Mail-Strang.
Die Akte existiert ab der ersten Stunde, die Position entsteht also, solange die Nachweise noch beschaffbar sind und die Fristen laufen.
Schadendatensatz und Sendung im TMS; WMS-Bewegungen; SharePoint-Archiv der Akten
Geschäftsproblem
Schäden und Haftung
Ein Transportschaden ist keine Korrespondenz. Er ist eine Akte mit Daten daran, und diese Daten gehören der Ablieferung, nicht dem Büro. Was das Unternehmen am Ende zahlt, hängt weniger daran, wer schuld war, als daran, was es belegen kann, und wann.
Die Nachweise existieren fast immer irgendwo. Der unterschriebene Frachtbrief mit dem Vorbehalt des Empfängers liegt in einem Postfach oder im Archiv, die Fotos stecken in einer Fahrer-App oder auf einem Telefon, die Temperaturaufzeichnung bleibt so lange in der Telematik, wie es die Aufbewahrung zulässt, Auftrag und Unterbeauftragungskette stehen im TMS. Nichts davon ist nach Schadenfall indexiert, also wird ein Mensch zum Index und holt jede Position per E-Mail bei dem ab, der sie haben könnte.
Diese Suche läuft gegen eine Uhr, die das Büro nicht kontrolliert. Wo die CMR den Transport regelt, sind Vorbehalte für äußerlich nicht erkennbare Schäden binnen sieben Tagen nach der Ablieferung zu erklären, Sonntage und gesetzliche Feiertage nicht mitgerechnet; bei Verspätung beträgt die Frist einundzwanzig Tage; Artikel 32 Absatz 1 lässt danach ein Jahr für die Anspruchsverfolgung. War die Sendung unterbeauftragt, läuft die Anzeige an den Frachtführer, der tatsächlich gefahren ist, ab derselben Ablieferung und nicht ab dem Tag, an dem der Abzug eintraf. Also sortiert die Abteilung: Große Fälle bekommen eine Akte, kleine trägt das Unternehmen selbst.
Wie es heute läuft
Kanäle und Systeme unterscheiden sich von Haus zu Haus; die Abfolge selten.
- MenschEine Schadenmeldung kommt als E-Mail, als Nachricht im Kundenportal, als Vermerk auf einem zurückgelaufenen Ablieferbeleg oder als Anruf
- WartezeitSie wartet in dem Postfach, in dem sie gelandet ist, bis die Abteilung den Rückstand abgearbeitet hat, meist mehrere Tage
- MenschEin Vorgang wird in einer Tabelle angelegt, danach werden Nachweise einzeln per E-Mail aus vier Systemen und bei drei Personen angefordert
- FehlerrisikoDie Anzeigefrist wird, wenn überhaupt, ab dem Tag der Kenntnisnahme im Büro gerechnet und nicht ab der Ablieferung
- WartezeitDer Unterfrachtführer wird angemahnt, wenn es jemandem einfällt, und Regress wird nur dort erhoben, wo der Betrag den Aufwand rechtfertigt
- FehlerrisikoDer Versicherer wird spät oder gar nicht informiert, unterhalb eines Betrags, den niemand aufgeschrieben hat
- MenschDie Akte schließt mit der Anerkennung des Abzugs, und die Begründung überlebt als ein Satz in einer E-Mail
Warum der heutige Prozess mehr kostet, als es scheint
Diese Arbeit hat niemand geplant, sie ist entstanden.
- Ein Nachweis ist am Tag der Ablieferung billig und einen Monat später teuer. Fotos werden von Telefonen gelöscht, Telematikdaten laufen aus der Aufbewahrung, und der Lagerist, der die Palette gesehen hat, erinnert sich an eine andere.
- Über die Obergrenze entscheidet das Gewicht, und niemand legt es ab. Wo die CMR gilt und das Protokoll von 1978 anwendbar ist, ist die Haftung auf 8,33 Rechnungseinheiten je Kilogramm Rohgewicht des Fehlbetrags begrenzt, eine Akte ohne Packliste enthält also die Zahl nicht, die das Risiko deckelt.
- Regress folgt der Arbeitsbelastung, nicht dem Anspruch. Eine Abteilung, die jede Akte von Hand zusammenträgt, verzichtet auf die Schäden, die den Aufwand nicht lohnen, und das ist die Mehrheit.
- Solange die Fälle offen sind, beziffert niemand das Risiko. Schäden leben in Postfächern statt in einem Register, also ist der Betrag im Risiko in diesem Quartal eine Schätzung.
Kosten des Nichtstuns
Eine versäumte Frist erzeugt keinen Streit. Sie erzeugt eine Zahlung, gebucht als Abzug von einer Frachtrechnung oder als Kulanzgutschrift, und keine dieser Buchungen hält fest, dass der Verlust jemand anderem gehörte. Die Zeilen oben zählen nur Bearbeitungszeit: nichts über die kleinen Schäden, die nie weitergegeben werden, über Abzüge, die anerkannt wurden, weil ein Frachtbrief nicht rechtzeitig auffindbar war, oder darüber, was ein schlechter Schadenverlauf bei der nächsten Erneuerung kostet.
Volumen verschärft das auf eine Weise, die Einstellungen nicht beheben. Jeder neue Vertrag bringt einen Kunden mit anderen Bedingungen, jeder neue Unterfrachtführer eine Partei mit unbekannter Reaktionszeit, und die Abteilung antwortet mit härterer Auswahl. Sichtbar wird es bei einer Erneuerung, und dann ist der Schadenverlauf bereits geschrieben.
Eine plausible Organisation mit realistischen Größenordnungen. Die Zahlen sind zum Nachrechnen mit Ihren Daten gedacht, kein Kundenergebnis.
Eine mitteleuropäische Logistikgruppe: ein Stückgutnetz mit drei Umschlagpunkten, zwei Kontraktlogistiklagern, 90 eigenen Fahrzeugen und rund 300 eingesetzten Unterfrachtführern; ein TMS, ein WMS, Microsoft 365 E3, eine Schadenabteilung mit vier Personen.
260 Schadenakten im Monat: etwa 150 Beschädigungen im Transport oder am Umschlagpunkt, 60 Fehlmengen, 30 Verspätungsfälle, 20 Totalschäden und Annahmeverweigerungen. Rund 60% der betroffenen Sendungen liefen über einen Unterfrachtführer.
Meldungen kommen über vier Kanäle in drei Postfächer. Eine Tabelle hält die offenen Fälle, Nachweise werden per E-Mail angefordert, und die Frist ist das, was der Bearbeiter erinnert.
Rund 55 Minuten je Fall für Sammeln und Nachfassen, bevor überhaupt jemand Position beziehen kann, dazu ein Regress, der bei großen Schäden erhoben und beim Rest übergangen wird.
Jede Meldung eröffnet eine Akte mit ab der Ablieferung berechneten Daten; Roboter hängen die Nachweise an, die Ihre Systeme führen, benennen das Fehlende und geben es dem, der es liefern kann; Regressschreiben und Versicherungspaket entstehen aus derselben Akte.
Im Modellfall ist die Akte vollständig, solange die Fristen laufen, Regress wird bei jedem Schaden und nicht nur bei den großen erhoben, und die Abteilung entscheidet Fälle, statt Dokumente zu suchen. Das ist eine Gestaltungsabsicht als Modell; Zahlen eines Kunden stehen nicht dahinter.
Vorgeschlagene Lösung
Wir bauen den Schadenfall als Datensatz und nicht als E-Mail-Strang. Eine Meldung aus jedem Kanal erzeugt eine Akte mit eigenem Aktenzeichen, der Sendung, der Schadenart, der geforderten Summe und einem Satz Daten: Ablieferung, Frist, in der die Forderung Ihres Kunden zulässig ist, Frist auf dem Abschnitt, den Sie weitergeben müssen, Anzeigefrist Ihrer Police und Verjährungsdatum. Die Regeln, die diese Daten erzeugen, gehören der Leitung der Schadenabteilung.
Das Sammeln der Nachweise ist deterministisch und unspektakulär, und genau darum geht es. Roboter nehmen die Sendungsnummer und holen, was Ihre Systeme führen: den Frachtbrief und jeden Vorbehalt darauf aus dem Archiv, Auftrag, Satz und Unterbeauftragungskette aus dem TMS, die Lagerbewegungen aus dem WMS, die Temperaturaufzeichnung aus der Telematik, die Fotos aus der Fahrer-App. UiPath Document Understanding liest, was als Dokument eintrifft: Schadenmeldung und Schadenprotokoll, die Handelsrechnung für den Wert, die Packliste für das Gewicht, den Reparaturkostenvoranschlag. Was sich nicht holen lässt, wird zur benannten Lücke, mit Verantwortlichem und Termin.
Menschen werden genau nach dem Fehlenden gefragt, in Microsoft Teams, mit Aktenzeichen und Frist auf der Karte. Eine Akte, welche die Vollständigkeitsregel ihrer Schadenart erfüllt, erreicht die Abteilung mit allen Anlagen, einem aus den Bedingungen des Transportauftrags entworfenen Regressschreiben und einem Versicherungspaket in der Ordnung, welche die Police verlangt.
Vortrainierte UiPath Document Understanding Modelle für Rechnungen, Packlisten und Frachtbriefe sowie ein auf Ihren eigenen Schadenmeldungen konfiguriertes Modell; Validation Station in UiPath Action Center; Warteschlangen, Trigger und Prüfpfad in UiPath Orchestrator; UiPath Integration Service Konnektoren für Microsoft Outlook 365 und Microsoft OneDrive & SharePoint; Action Center Aufgaben direkt in Microsoft Teams; Microsoft SharePoint mit Microsoft Purview Aufbewahrung; Power BI
Den Schadendatensatz, die Fristenregeln je Schadenart und Vertrag, die Nachweiskarte, die Vollständigkeitsregeln, die Sammelroboter, die Lückenaufgaben und ihre Eskalation, die Dokumentvorlagen und die Berichte
TMS und WMS über die Schnittstelle, die das jeweilige Produkt bietet, meist ein geplanter Dateiaustausch oder eine API; der Telematikexport; Kundenportale, in denen eine Meldung hinter einem Login liegt
So läuft der automatisierte Prozess
- AutomatisierungEine Meldung im Schadenpostfach, eine Portalnachricht, ein auf einem zurückgelaufenen Frachtdokument markierter Vorbehalt oder ein Formular vom Umschlagpunkt eröffnet eine Akte in einer Orchestrator-Warteschlange
- AutomatisierungDocument Understanding liest Meldung, Protokoll, Rechnung, Packliste oder Kostenvoranschlag und liefert Frachtbriefnummer, Ablieferdatum, betroffene Packstücke und Gewicht sowie die geforderte Summe
- SystemEin Roboter verbindet die Akte mit Sendung und Auftragskette im TMS und berechnet dann alle Daten ab der Ablieferung: die Frist Ihres Kunden, die Frist auf dem unterbeauftragten Abschnitt, die Anzeigefrist des Versicherers, das Verjährungsdatum
- AutomatisierungBereits vorhandene Nachweise werden zur Akte gelegt: Frachtbrief und Vorbehalt, Ablieferbeleg, WMS-Bewegungen, Telematikaufzeichnung, Fotos, Auftrag und Satz
- MenschWas fehlt, wird zur Aufgabe in Microsoft Teams mit Aktenzeichen, Position und Termin; der Unterfrachtführer erhält dieselbe Anforderung per E-Mail
- MenschDie vollständige Akte erreicht die Abteilung mit entworfenem Regressschreiben und Versicherungspaket; Haftung und Position entscheidet ein Mensch
- AutomatisierungJeden Morgen werden die offenen Akten gealtert, Fälle nahe einer Frist eskalieren in Teams, und Risiko und Regressstand speisen eine Power BI Sicht
Zusammenspiel von Mensch und Automatisierung
Die Automatisierung übernimmt
- Das Eröffnen der Akte aus jedem Kanal, das Lesen der Dokumente und die Zuordnung zu Sendung und Auftragskette
- Die Berechnung aller Daten ab der Ablieferung und die Warnung vor jeder fällig werdenden Frist
- Das Einsammeln vorhandener Nachweise sowie Benennen, Zuweisen und Nachfassen des Fehlenden
- Den Entwurf von Regressschreiben und Versicherungspaket und den Nachweis, wer was wann geliefert hat
Menschen entscheiden
- Über die Haftung: was anerkannt, was bestritten, was angeboten wird
- Ob ein Schaden an den Unterfrachtführer, an den Versicherer oder ins eigene Ergebnis geht
- Über die Regeln: Anzeigefristen je Vertrag, Vollständigkeit je Schadenart, Wortlaut der Standardschreiben
Vorher und nachher
Systeme und Integrationen
Wo eine Regel reicht, nutzen wir kein Modell. Wo Urteilsvermögen nötig ist, entscheidet ein Mensch.
Eingänge
- Schadenpostfach in Outlook
- Kundenportale
- auf zurückgelaufenen Frachtdokumenten markierte Vorbehalte
- ein Schadenformular vom Umschlagpunkt
- Antworten der Unterfrachtführer
Automatisierungsschicht
- UiPath Orchestrator
- UiPath Robots
- UiPath Document Understanding
- UiPath Integration Service
- UiPath Action Center
Zielsysteme
- Schadendatensatz und Sendung im TMS
- WMS-Bewegungen
- SharePoint-Archiv der Akten
- Power BI
Berührungspunkte für Menschen: Nachweisaufgaben und Fristwarnungen in Microsoft Teams; Validation Station für unlesbare Scans; die Entscheidung der Schadenabteilung
Eingesetzte Technologien
liest Schadenmeldungen, Protokolle, Rechnungen, Packlisten, Kostenvoranschläge; Validation Station für Unlesbares
Aeröffnen die Akte, sammeln die Nachweise, fahren die tägliche Alterung, Wiederholungen und Prüfpfad
Abeobachtet das Schadenpostfach, legt die Dokumente ab
ANachweislücken und die Entscheidung der Abteilung als Aufgaben mit Fälligkeit
ANachweisanforderungen, Fristwarnungen, Regressstand
Adie Schadenakte, mit Metadaten zu Kunde, Frachtführer und Schadenart unter Microsoft Purview Aufbewahrung
Aoffenes Risiko, Regressquote, Fristeinhaltung, Schadenhäufigkeit je Frachtführer und Relation
AQuellen für Sendung, Auftragskette, Satz, Bewegungen und Temperaturaufzeichnung
CIllustratives Wirtschaftlichkeitsmodell
Beginnen Sie damit, die Annahmen zu hinterfragen.
Das Sammeln ist der einzige Teil eines Schadenfalls, der sich wie eine wiederholbare Aufgabe verhält, und deshalb wird hier nur er bepreist: Frachtbrief und Vorbehalt, Fotos, Temperaturaufzeichnung, Auftragskette, Antwort des Unterfrachtführers. Was der Schaden kostet und was am Ende hereinkommt, liegt außerhalb dieser Arithmetik. 23 € pro Stunde sind ein Vollkostensatz für eine Schadenabteilung in Mitteleuropa, und jede Eingangsgröße ist illustrativ.
Rechnen Sie mit Ihren Zahlen
Eine illustrative Schätzung aus Ihren Eingaben. Sie modelliert freigesetzte Kapazität und verspricht keine Einsparung.
Geschäftlicher Nutzen
- Die Akte existiert ab der ersten Stunde, die Position entsteht also, solange die Nachweise noch beschaffbar sind und die Fristen laufen
- Regress wird bei jedem Schaden erhoben, nicht nur bei den Fällen, die den Aufwand lohnen, und genau dort liegen die selbst getragenen Verluste
- Die Anzeige an einen Unterfrachtführer geht an einem ab der Ablieferung berechneten Datum hinaus, nicht an dem Tag, an dem der Kunde geschrieben hat
- Eine Antwort mit Frachtbrief, Fotos und Aufzeichnung erreicht den Kunden früher und beendet mehr Streit als die Zusage, sich zu kümmern
Aus Sicht der Geschäftsführung
- Das Risiko wird eine Zahl statt eines Gefühls: offene Fälle, geforderte, anerkannte und im Regress stehende Beträge, nach Kunde, Frachtführer und Schadenart
- Fristeinhaltung wird an den Akten gemessen statt in einer Verfahrensanweisung versprochen, und eine versäumte Frist wird ein Ereignis mit Begründung
- Schadenhäufigkeit ist keine Anekdote mehr: die Quote je Frachtführer, Relation und Umschlagpunkt ist ein Fakt für die nächste Preisverhandlung
KPIs für die Geschäftsführung
Sicherheit und Governance
Vertrauen in Automatisierung entsteht durch den Prüfpfad, nicht durch ein Versprechen.
- Jeder Roboter hat eine eigene Identität und die engsten Rechte, die reichen: lesend auf Telematik- und WMS-Daten, schreibend allein im Schadendatensatz, Postfachzugriff nur auf die Schadenadresse
- Kennwörter für Portale und Systeme liegen im Credential Store und nicht in einer gemeinsamen Datei, ein Wechsel braucht also keinen Entwickler
- Akte, Dokumente und Entscheidungen bleiben in Ihrem Microsoft 365 Tenant, und die Roboter, die sie zusammenstellen, laufen in der EU-Region der UiPath Automation Cloud
- Die Aufbewahrung folgt Microsoft Purview Labels auf die Dauer, die Verträge, Versicherer und Verjährung verlangen; Fristenregeln und Schreibvorlagen sind versioniert und von der Leitung der Schadenabteilung freigegeben, und genau das macht eine versäumte Frist erklärbar
Warum jetzt
Ein wachsender Teil der Fracht, die Sie verkaufen, fährt auf fremden Lkw, und jeder unterbeauftragte Abschnitt bringt eine Partei hinzu, die Sie innerhalb einer ab der Ablieferung laufenden Frist anzeigen müssen. Der am 30. Juni 2026 veröffentlichte IRU-Bericht nennt für Europa rund 502.000 unbesetzte Lkw-Fahrerstellen, und bis 2030 gehen rund 660.500 europäische Fahrer in den Ruhestand.
Die modellierten 5.482 € im Monat fallen an, ob ein Schaden hereingeholt wird oder nicht, und sie kaufen nur die Suche; die selbst getragenen Verluste aus nie zusammengestellten Akten liegen außerhalb dieser Zahl.
Eine Akte aus Systemen zusammenzustellen, welche die Nachweise ohnehin führen, ist heute Konfiguration und kein Entwicklungsprojekt: vortrainierte Dokumentmodelle, Konnektoren, die Postfach und Archiv beobachten, Aufgaben direkt in Microsoft Teams.
Relevante Führungsrollen
Abzüge und Kulanzgutschriften hören auf, Kosten des Geschäfts zu sein, und werden zu einer Regressquote mit einer Zahl dahinter
Umschlagpunkte und Disposition werden um eine benannte Position mit Termin gebeten, statt wegen einer Akte gemahnt zu werden, die jemand anderes zusammenstellt
Jeder Schaden bekommt dieselbe Akte, dieselbe Uhr und dieselben Nachweise, unabhängig von der Höhe und davon, wer im Urlaub ist
Häufige Fragen und Einwände
Das sagt der heutige Prozess, und genau deshalb trägt das Haus die kleinen selbst. Wenn die Zusammenstellung Minuten statt einer Stunde kostet, lohnt der Regress auch bei einem Schaden von einigen hundert Euro, und dort liegt das Volumen.
Die Akte wartet nicht auf sie. Die Anzeige geht am berechneten Datum mit dem hinaus, was Sie haben, die Anforderung ist mit Zeitstempel dokumentiert, und die Antwort wird nach Uhr nachgefasst. Die Reaktionszeit eines Frachtführers wird damit zu einer Zahl für das nächste Preisgespräch statt zu einer Beschwerde.
Nein. Roboter eröffnen die Akte, holen die Nachweise, rechnen die Fristen und entwerfen die Standardschreiben. Haftung, anerkannter Betrag und Position gehören Ihrer Schadenabteilung, und jede Entscheidung wird mit Urheber festgehalten.
Wann diese Lösung nicht passt
- Unterhalb von etwa einem Schaden je Arbeitstag, wo eine erfahrene Person das ganze Register trägt und ein Ordner mit Vorlagen die günstigere Antwort ist
- Ablieferdatum und Auftragskette werden nicht zuverlässig erfasst, es lässt sich also keine Uhr starten und kein Abschnitt benennen; zuerst kommen die Transportdaten
- Ihre Transportaufträge sagen nichts zu Haftung, Anzeige und den zurückzugebenden Dokumenten; die Vertragsbedingungen kommen vor jeder Automatisierung
Eine Frage für die nächste Sitzung
Von jedem Euro, den unsere Kunden uns im vergangenen Jahr abgezogen haben: wie viel haben wir beim haftenden Frachtführer oder Versicherer hereingeholt, und was ist mit dem Rest geschehen?
Vorgehen bei der Umsetzung
Wir starten mit einem Ausschnitt und erweitern erst nach dem Nachweis.
Wir liefern
- Eine Auswertung eines Quartals Ihrer Schäden: Kanäle, Schadenarten, Beträge, Bearbeitungszeit, versäumte Fristen
- Den Schadendatensatz und die Fristenregeln je Schadenart, Vertrag und Rechtsregime
- Die Nachweiskarte: welches System jede Position führt, wie ein Roboter sie holt, wie lange sie dort lebt
- Das Dokumentmodell für Ihre Schadenmeldungen, die Vollständigkeitsregeln, die Roboter, die Lückenaufgaben in Teams
- Regress- und Versicherungsdokumente, das Aktenarchiv mit Aufbewahrung, die Power BI Sicht und ein Handbuch
Wir brauchen von Ihnen
- Drei Monate Schäden mit ihren Nachweisen und den Daten der Meldung, der Antwort und des Abschlusses
- Die Anzeige- und Haftungsbedingungen aus Ihren Verträgen und Transportaufträgen sowie die Vorgaben Ihrer Police
- Einen Prozessverantwortlichen in der Schadenabteilung und technische Konten für Postfach, TMS, WMS und Telematik
Etappen
Analyse
Ein Quartal Schäden nach Kanal, Art und Betrag; wo jeder Nachweis liegt und wie lange
Design
Schadendatensatz, Fristenregeln, Nachweiskarte, Vollständigkeitsregeln, Sicherheitsmodell
Aufbau
Sammelroboter, Dokumentmodell, Anbindung von TMS und WMS, die Aufgaben in Teams
Validierung
Ein Nachlauf auf historischen Schäden: wäre die Akte vollständig, wäre die Frist gehalten worden
Go-live
Zuerst eine Schadenart und eine Niederlassung, dann der Rest, mit Hypercare und Feinjustierung der Regeln
Abteilungsweit. Den Aufwand treiben die Zahl der Systeme mit Nachweisen, die Zahl der Anzeigeregime aus Ihren Verträgen und die Frage, ob Sendung und Schaden eine Nummer teilen, die eine Maschine verbinden kann.
Sieben Tage nach der Ablieferung, und die Fotos sind noch auf irgendeinem Telefon.
Schicken Sie uns ein Quartal Ihrer Schäden: Schadenart, Betrag, Meldedatum und das Datum, an dem die Akte vollständig war. Sie erhalten eine Auswertung der Fristeinhaltung an Ihren eigenen Fällen und eine Nachweiskarte, die zeigt, wo jede Position heute schon liegt.
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