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Lösung · Finanzen & BuchhaltungJede Kommissionierzeile, jeder Stellplatz und jede Zusatzleistung aus ihrem Datensatz bepreist
Lagerleistungen abrechnen, wie sie erbracht wurden
Abrechenbare Lagerereignisse werden täglich gelesen, nach dem Tarif des Kunden bepreist und zu einer Abrechnungsdatei, deren jede Zeile auf das auslösende Ereignis zurückführt.
Kurzfassung für die Geschäftsführung
Lagerung, Handling und Zusatzleistungen werden aus einer Tabelle abgerechnet, die jemand monatlich neu baut.
Mientha baut die Abrechnungslogik als täglichen Abruf statt als Rekonstruktion zum Monatsende.
Der Abrechnungslauf ist kein Aufbau mehr, sondern eine Durchsicht, weil die Datei bereits während des Monats entstanden ist.
das Finanzsystem für Fakturierung und Buchung; das SharePoint-Archiv der Leistungsnachweise; Power BI
Geschäftsproblem
3PL-Abrechnung
Ein Kontraktlogistiker verkauft Arbeit und keine Ware, also ist sein Umsatz die Summe dessen, was das Lager getan hat: an einem Tag belegte Stellplätze, angenommene und eingelagerte Paletten, kommissionierte Zeilen, ausgelieferte Aufträge, etikettierte und umgepackte Kartons. Fast alles davon ist bereits erfasst, denn ein Lagerverwaltungssystem führt keine Bestände, ohne Bewegungen aufzuzeichnen. Diese Aufzeichnung entsteht, um das Lager zu betreiben, und nicht, um den Kunden abzurechnen.
Zwischen dieser Aufzeichnung und einer Rechnung liegt eine Preisliste, die anderswo geführt wird. Verträge bepreisen meist ihre eigenen Leistungen und Einheiten, mit freien Lagerzeiten, vereinbarten Mindestmengen und Mengenstaffeln, die sich erst nach Abschluss einer ganzen Periode auflösen, und mit einer Indexierung, die anwendet, wer daran denkt. Nichts davon steht so geschrieben, dass ein Programm es lesen könnte, also fügt ein Mensch Export, Tabelle und Ordner mit Nachträgen von Hand zusammen, jeder Kunde, jeden Monat.
Daraus folgen zwei Verluste, und keiner erscheint in einem Bericht. Der erste ist geleistete und nirgends festgehaltene Arbeit: Zusatzaufgaben leben auf einem Schichtzettel oder in einer E-Mail, und was den Lauf nicht erreicht, ist nicht zu niedrig bepreist, sondern gar nicht fakturiert. Der zweite ist fakturierte und nicht belegbare Arbeit. Fragt ein Kunde, wie eine Zeile zustande kommt, bedeutet die Antwort, einen Monat alten Export neu aufzubauen, und dauert das drei Tage, schließt eine Gutschrift die Frage. Dieselbe Zeile wird im nächsten Quartal erneut nachgelassen, und niemand zählt sie.
Wie es heute läuft
Der folgende Ablauf ist in der Kontraktlogistik üblich, unabhängig vom Lagersystem.
- SystemDas WMS erfasst Wareneingänge, Einlagerungen, Kommissionierungen, Warenausgänge und die tägliche Stellplatzbelegung, weil die Bestandsführung es verlangt
- MenschEin Schichtleiter notiert die Zusatzleistungen des Tages auf einem Zettel und schickt eine Zusammenfassung, sobald die Woche vorbei ist
- WartezeitBepreist wird nichts bis zum Periodenschluss; der Lauf beginnt am ersten oder zweiten Arbeitstag des Folgemonats
- MenschEin Sachbearbeiter exportiert den Monat jedes Standorts in eine Mappe mit einem Blatt je Kunde, liest den Tarif aus dem Vertrag und legt Mindestmengen, freie Tage, Staffeln und Indexierung von Hand an
- FehlerrisikoArbeit, die in niemandes Postfach gelangt ist, wird nie fakturiert, und eine Liste des Übersehenen existiert nicht
- FehlerrisikoEine beanstandete Zeile bedeutet, den Export Wochen später neu aufzubauen, und wo Belege langsam zusammenkommen, schließt eine Gutschrift die Sache still
Warum der heutige Prozess mehr kostet, als es scheint
Zeit, die verschwindet, bevor sie jemand misst.
- Arbeit, die niemand festgehalten hat, ist nicht zu niedrig bepreist, sondern gar nicht fakturiert, und sie konzentriert sich auf Zusatzleistungen: eine Umetikettierung zwischen zwei Schichten hinterlässt keine Spur, sobald die Palette weiter ist.
- Eine Klärung kostet mehr als die strittige Zeile. Eine einzige Rückfrage zu beantworten heißt, einen Monat alten Export neu aufzubauen, und dann ist Nachgeben der günstigste Weg, die Beziehung zu schützen.
- Weil der Lauf monatlich ist, wird aus einer betrieblichen Tatsache eine Finanzierungsentscheidung, die niemand getroffen hat: am Zweiten geleistete Arbeit wird nach dem Einunddreißigsten fakturiert, und erst dort beginnt das Zahlungsziel.
- Tarifwissen sitzt in zwei Köpfen. Welcher Kunde eine freie Lagerzeit hat, wessen Mindestmenge ab welchem Monat gilt, welche Artikelgruppe je Stück statt je Zeile bepreist wird: nichts davon steht dort, wo ein Roboter es lesen könnte.
Kosten des Nichtstuns
Zwei der drei Zeilen sind Umsatz und nicht Kosten, weshalb die Schreibtischzeit hier die uninteressanteste Position ist. Die zweite nimmt an, dass im Monat 4.000 Zusatzleistungen an einer Station erfasst werden und auf je zwölf erfasste eine weitere erbracht und nicht festgehalten wird: 333 Aufgaben zu durchschnittlich 7,20 € sind 2.400 € im Monat. Die dritte nimmt an, dass je Kunde und Monat eine Zeile nachgelassen statt verteidigt wird, zu 410 €, also 9.020 € über 22 Kunden. Beides sind Annahmen mit offen gelegter Rechnung.
Was still wächst, ist der Abstand zwischen Vertrag und Lauf. Jede von Hand angelegte Indexierung ist eine weitere Gelegenheit, eine Leistungszeile zu übersehen, jeder neue Kunde bringt Ausnahmen mit, die in einer E-Mail leben, und zur Verlängerung argumentiert der Dienstleister mit einer Jahressumme, während der Kunde mit seiner eigenen Aufschlüsselung erscheint.
Eine plausible Organisation mit realistischen Größenordnungen. Die Zahlen sind zum Nachrechnen mit Ihren Daten gedacht, kein Kundenergebnis.
Ein mitteleuropäischer Kontraktlogistiker: drei Lager, rund 61.000 Palettenstellplätze, 22 Kontraktkunden, etwa 340 Beschäftigte, ein WMS je Standort, ein Finanzsystem, Microsoft 365 E3 mit Power BI Pro.
Rund 96.000 abrechenbare Ereignisse im Monat über die 22 Kunden: Wareneingänge und Einlagerungen, Kommissionier- und Packzeilen, Warenausgänge und Palettenbewegungen sowie etwa 4.000 an einer Station erfasste Zusatzleistungen. Lagergeld wird auf belegte Stellplätze berechnet, täglich gezählt.
Zwei Personen bauen den Lauf in der ersten Woche des Folgemonats aus einem WMS-Export je Standort, einem Ordner mit Tarifen und den E-Mails der Schichtleiter. Mindestmengen, freie Zeiten, Staffeln und Indexierung kommen von Hand hinein.
Rund 3,5 Minuten je Kundentag für Abruf, Bepreisung und Prüfung, über 660 Kundentage im Monat, dazu das, was kein Modell bepreist: Aufgaben, die auf keinen Zettel gelangt sind, und Zeilen, die mangels Beleg nachgelassen werden.
Roboter lesen nachts aus jedem WMS die abrechenbaren Ereignisse und die tägliche Belegung, bepreisen sie nach dem als versionierte Tabelle geführten Tarif des Kunden und bauen eine Abrechnungsdatei, deren jede Zeile die zugehörigen Ereignisse trägt. Lücken werden im Lauf des Monats in Teams sichtbar.
Im Modellfall wird der Lauf zur Durchsicht statt zum Aufbau, erfasste Zusatzleistungen erreichen die Rechnung des Monats, in dem sie erbracht wurden, und eine beanstandete Zeile wird aus dem Leistungsnachweis beantwortet. Jede Zahl hier gehört dem Modell und keinem Kunden.
Vorgeschlagene Lösung
Mientha baut die Abrechnungslogik als täglichen Abruf statt als Rekonstruktion zum Monatsende. Die Konditionen jedes Kunden werden zur versionierten Tabelle: Leistung, Einheit, Preis, Gültigkeitsdaten, Mindestmengen, freie Zeiten und Staffeln, geführt vom Vertrieb und mit einem Datum geändert statt in einem Gespräch. Nachts holen Roboter aus jedem Standort die abrechenbaren Ereignisse und belegten Stellplätze des Tages und bepreisen jedes nach der an seinem Datum gültigen Tarifversion, wobei jede Zeile die Referenz ihres Ereignisses behält.
Der tägliche Abruf macht aus Umsatzverlust eine Rückfrage statt einer Entdeckung. Die Logik vergleicht, was das Lager getan hat, mit dem, was der Vertrag erwartet: eine Palette, die eine Umpackzone ohne erfasste Aufgabe verlässt, ein Etikettiervolumen, das in einer Woche auf null fällt, obwohl es das nie tut, ein Ereignis, dessen Leistung in keiner Preistabelle steht. Jeder Fall wird am nächsten Morgen zu einem Punkt für den Schichtleiter in Microsoft Teams, solange die Palette noch im Haus ist.
Zum Periodenschluss wird der Lauf durchgesehen, nicht gebaut. Der Abrechnungsverantwortliche gibt die Datei in Teams frei, und sie erzeugt Rechnungen im Finanzsystem über den Kanal, den der jeweilige Kunde verlangt. Der Leistungsnachweis führt jede Zeile auf datierte Ereignisse mit Mengen und Referenzen zurück, sodass eine Rückfrage zur Datenfrage wird: eine Action-Center-Aufgabe mit den Ereignissen, der Tarifversion und der Periode. Eingang ist ein Datenbanksatz und kein Fließtext, also bleibt der Ablauf deterministisch.
UiPath Orchestrator mit Queues, Zeit-Triggern, Assets und Prüfpfad; unbeaufsichtigte UiPath Robots; UiPath Integration Service Konnektoren für Microsoft OneDrive & SharePoint und Microsoft Teams; aktionsfähige Benachrichtigungen des UiPath Action Center in Microsoft Teams; die Microsoft Teams Approvals App; Power BI
Das Tarifmodell als versionierte Tabellen; den täglichen Ereignisabruf und die Bepreisung je Standort; die Lückenregeln je Kunde; die Abrechnungsdatei und den Leistungsnachweis; den Klärungs- und Gutschriftsablauf in Teams; die Power BI Sicht auf fakturierten und strittigen Wert
Abrechenbare Ereignisse, Belegungsstände und Aufzeichnungen zu Zusatzleistungen aus jedem WMS über dessen API oder einen geplanten Export; Rechnungserstellung und Buchung in Ihrem Finanzsystem
So läuft der automatisierte Prozess
- AutomatisierungNachts lesen Roboter je Standort die abrechenbaren Ereignisse und belegten Stellplätze des Tages und stellen sie je Kunde in Orchestrator ein
- AutomatisierungJedes Ereignis wird nach der an seinem eigenen Datum gültigen Tarifversion bepreist, und die bepreiste Zeile behält die Ereignisreferenz
- SystemMindestmengen, freie Zeiten und Staffeln werden auf der laufenden Periode gerechnet, sodass eine am Elften erreichte Staffel ab dem Elften gilt
- MenschDie Lückenliste erreicht den Schichtleiter am nächsten Morgen in Microsoft Teams: Bewegungen ohne Aufgabe, Leistungen ohne Preis, Aktivität, die grundlos ausbleibt
- MenschZum Periodenschluss sieht der Abrechnungsverantwortliche den Lauf in Teams durch, wo Power BI fakturierten Wert, offene Lücken und beanstandete Zeilen bereits zeigt, und gibt ihn frei
- AutomatisierungDie freigegebene Datei erzeugt die Rechnungen im Finanzsystem, und der Leistungsnachweis mit seinen Ereignisreferenzen wird daneben abgelegt
Zusammenspiel von Mensch und Automatisierung
Die Automatisierung übernimmt
- Das Lesen abrechenbarer Ereignisse und der täglichen Belegung aus jedem Standort und die Bepreisung nach der am Ereignisdatum gültigen Tarifversion
- Die Berechnung von Mindestmengen, freien Zeiten und Mengenstaffeln über die laufende Periode sowie den Aufbau von Abrechnungsdatei und Leistungsnachweis
- Das Nachhalten der Lücken: Bewegungen ohne erfasste Aufgabe, Leistungen ohne Preis, Aktivität, die entgegen dem Vertrag ausbleibt
Menschen entscheiden
- Ob eine von der Lückenliste gefundene Zusatzleistung diesem Kunden nach diesem Vertrag berechnet werden darf
- Was mit einer beanstandeten Zeile geschieht: mit Belegen verteidigt, gutgeschrieben oder in die Verlängerungsgespräche genommen
- Über Tarife, Indexierung und Schwellen sowie über die Freigabe des Periodenlaufs, erteilt in der Microsoft Teams Approvals App
Vorher und nachher
Systeme und Integrationen
Jeder Eintrag lässt sich in der Herstellerdokumentation prüfen. Die Evidenzklasse steht daneben.
Eingänge
- abrechenbare Ereignisse und Belegungsstände aus dem WMS jedes Standorts
- an der Station erfasste Zusatzleistungen
- Tarife, Mindestmengen, freie Zeiten und Indexierung als versionierte Tabellen
- Vertragsdaten je Kunde
Automatisierungsschicht
- UiPath Orchestrator
- UiPath Robots
- UiPath Integration Service
- UiPath Action Center
Zielsysteme
- das Finanzsystem für Fakturierung und Buchung
- das SharePoint-Archiv der Leistungsnachweise
- Power BI
Berührungspunkte für Menschen: die tägliche Lückenliste in einem Microsoft Teams Kanal; Action-Center-Aufgaben für Lücken und beanstandete Zeilen; Microsoft Teams Approvals für die Freigabe
Eingesetzte Technologien
lesen Ereignisse je Standort über einen Zeit-Trigger, stellen sie ein und bepreisen sie, wiederholen und protokollieren jeden Lauf
ATariftabellen und das Nachweisarchiv in Ihrem Tenant; die tägliche Lückenliste in Teams
ALückenpunkte und beanstandete Zeilen werden als Aufgaben ohne Wechsel aus Teams erledigt
AFreigabe des Periodenlaufs und Gutschriften oberhalb der Schwelle
Afakturierter Wert je Kunde und Leistung, offene Lücken, strittige Zeilen, Erlös je belegtem Stellplatz
AEreignisse, Belegung und Zusatzleistungen hinein; Rechnungen hinaus
CIllustratives Wirtschaftlichkeitsmodell
Die Rechnung ist offen, damit man ihr widersprechen kann.
Die kleinste Zahl in dieser Fallstudie ist die des Kalkulators, und das ist Absicht: er bepreist allein den Abruf, die Bepreisung und die Prüfung der Aktivitätsdaten. 22 Kunden über 30 Tage ergeben 660 Kundentage im Monat, zu je 3,5 Minuten und Vollkosten von 24 € je Stunde. Gemessen wurde bei keinem Kunden, und die beiden größeren Töpfe stehen im nächsten Abschnitt.
Rechnen Sie mit Ihren Zahlen
Eine illustrative Schätzung aus Ihren Eingaben. Sie modelliert freigesetzte Kapazität und verspricht keine Einsparung.
Geschäftlicher Nutzen
- Der Abrechnungslauf ist kein Aufbau mehr, sondern eine Durchsicht, weil die Datei bereits während des Monats entstanden ist
- Zusatzleistungen erreichen die Rechnung des Monats, in dem sie erbracht wurden, weil eine fehlende Aufgabe am nächsten Morgen hinterfragt wird
- Eine beanstandete Zeile wird in Minuten aus dem Leistungsnachweis beantwortet, das Gespräch dreht sich also um den Tarif und nicht darum, ob die Arbeit stattfand
- Rechnungen gehen Tage früher hinaus, was das gesamte Zahlungsziel nach vorn verschiebt, ohne den Kunden um irgendetwas zu bitten
Aus Sicht der Geschäftsführung
- Umsatzverlust ist nicht länger unsichtbar: geleistete und nicht fakturierte Arbeit wird zur gezählten Ausnahme mit Namen und Datum
- Die Konditionen jedes Kunden stehen in einer versionierten Tabelle statt in den Gewohnheiten der Person, die dieses Konto immer abgerechnet hat, sodass ein weiterer Standort ohne eine weitere Stelle in der Abrechnung getragen wird
- Verlängerungen werden mit Umsatzdaten je Leistung geführt und nicht mit einer einzigen Jahressumme
KPIs für die Geschäftsführung
Sicherheit und Governance
Wo die Daten liegen und wer sie sieht.
- Roboter lesen jedes WMS unter eigenen Konten mit Rechten allein auf Ereignis- und Belegungsdaten und schreiben in das Finanzsystem nur über dessen Schnittstelle; Geheimnisse bleiben im Credential Store der Plattform
- Eine Rechnung muss belegbar sein, deshalb behält jede bepreiste Zeile das auslösende Ereignis und die Tarifversion, die sie bepreist hat, und für eine Leistung ohne Eintrag in einer Tabelle entsteht keine Zeile
- Ereignisdaten, Tariftabellen und Leistungsnachweise bleiben in Ihrem Microsoft 365 Tenant, die Automatisierungen laufen aus der EU-Region der UiPath Automation Cloud, und die Rollen bleiben getrennt: die Logik bepreist, der Schichtleiter bestätigt eine nicht erfasste Aufgabe, der Abrechnungsverantwortliche gibt die Periode frei, und eine Tarifänderung braucht eine zweite Person
Warum jetzt
Das verpflichtende KSeF gilt in Polen seit dem 1. Februar 2026, eine inländische Ausgangsrechnung existiert also, wenn das System sie annimmt, und nicht, wenn das Büro seine Mappe fertig hat
Das Zahlungsziel zwischen Unternehmen beträgt in Polen in der Regel höchstens 60 Tage und beginnt mit der Rechnung, jeder Tag zwischen Periodenschluss und freigegebener Abrechnungsdatei legt sich also davor, neben den modellierten 924 € Schreibtischzeit im Monat
Nichts davon braucht ein Dokumentenmodell oder ein Sprachmodell: geplante Abrufe, versionierte Preistabellen, in Microsoft Teams erledigte Aufgaben und eine Power BI Sicht im eigenen Tenant sind Konfiguration und kein Entwicklungsprojekt
Relevante Führungsrollen
Umsatz wird zur Summe erfasster Ereignisse statt zu einer zusammengebauten Schätzung, und Gutschriften sind nicht länger der günstigste Weg, eine Rückfrage zu schließen
Fakturiert wird, was die Standorte tatsächlich leisten, und ein Schichtleiter wird am nächsten Morgen nach einer fehlenden Aufgabe gefragt statt nach sechs Wochen
Ein weiterer Kunde oder Standort wird über zusätzliche Tariftabellen getragen und nicht über zusätzliches Abrechnungspersonal, und Verlängerungen starten mit eigenen Daten
Häufige Fragen und Einwände
Das spricht für eine Tariftabelle und nicht gegen sie. Leistungen, Einheiten, Preise, Gültigkeitsdaten, Mindestmengen, freie Zeiten und Staffeln sind Parameter, und eine Klausel, die in keinen davon passt, gehört meist zur nächsten Verlängerung neu geschrieben.
Die meisten tun es, über eine API oder einen geplanten Export, und beides nimmt die Logik entgegen; wo ein Standort es wirklich nicht kann, beginnen wir bei den Standorten, die es können.
Dann ändert sich zuerst die Lückenregel. Die Logik kann keine Aufgabe erfinden, aber sie bemerkt eine Palette, die eine Umpackzone ohne erfasste Aufgabe verlässt, und fragt den Schichtleiter am nächsten Morgen.
Wann diese Lösung nicht passt
- Eine Handvoll Kunden mit einem Lagersatz und einem Handlingsatz, wo eine Tabelle wirklich schneller ist als eine Bepreisungslogik
- Das WMS erfasst die abgerechneten Ereignisse nicht, es gibt also nichts zu bepreisen; zuerst gehören Zusatzleistungen an eine Station oder einen Scanner
- Preise werden je Auftrag mündlich vereinbart und nirgends festgehalten, es existiert also kein Tarif, den eine Tabelle führen könnte
Eine Frage für die nächste Sitzung
Steht hinter jedem Euro, den dieses Unternehmen im letzten Monat fakturiert hat, ein erfasstes Lagerereignis, und hinter jeder Arbeitsstunde seiner Standorte eine Rechnungszeile?
Vorgehen bei der Umsetzung
Die Umsetzung läuft in Etappen, damit sie jederzeit gestoppt werden kann.
Wir liefern
- Drei abgeschlossene Monate Ihrer Ereignisse, neu nach Ihren Tarifen bepreist und den ausgestellten Rechnungen gegenübergestellt
- Das Tarifmodell: Leistungen, Einheiten, Preise, Gültigkeitsdaten, Mindestmengen, freie Zeiten und Staffeln als Tabellen, die Ihr Vertrieb führt
- Den täglichen Ereignisabruf und die Bepreisung je Standort, mit der Ereignisreferenz auf jeder bepreisten Zeile
- Die Lückenregeln und die Teams-Routine, die sie in zwei Tagen schließt, die Abrechnungsdatei mit ihrem Leistungsnachweis, den Klärungsablauf, die Power BI Sicht und einen Piloten mit zwei Kunden vor dem Rollout Standort für Standort
Wir brauchen von Ihnen
- Drei Monate Ereignis- und Belegungsdaten aus dem WMS je Standort, samt den Rechnungen dieser Monate
- Die unterzeichneten Tarife einschließlich der Nachträge, denn dort stehen üblicherweise Mindestmengen, freie Zeiten und Indexierung
- Eine Schnittstelle zu jedem WMS über API oder geplanten Export sowie einen Testmandanten im Finanzsystem
- Einen Abrechnungs- und einen Vertriebsverantwortlichen, die klären, was eine Klausel bedeutet, wenn zwei Lesarten möglich sind
Etappen
Analyse
Ereignisabdeckung je Standort, Tarifvielfalt, was fakturiert wurde gegenüber dem, was geschah
Design
Tarifmodell, Bepreisungsregeln, Lückenregeln, Toleranzen, Klärungspolitik, Sicherheitsmodell
Build
Ereignisabrufe, Bepreisung, Abrechnungsdatei und Leistungsnachweis, Teams-Berührungspunkte, Power BI
Validierung
Drei abgeschlossene Perioden neu bepreist und Zeile für Zeile mit dem Fakturierten verglichen
Go-live
Zunächst zwei Kunden unter Aufsicht, dann Standort für Standort, mit einer Periode im Parallelbetrieb
Abteilungsweit. Der Aufwand richtet sich nach der Zahl der Ausnahmen in Ihren Verträgen, danach, ob jedes WMS Ereignisse und Belegung planmäßig bereitstellen kann, und danach, wie konsequent Zusatzleistungen erfasst werden.
Das Lager hat die Arbeit erfasst. Die Rechnung entstand aus einer Tabelle.
Senden Sie uns drei abgeschlossene Monate WMS-Ereignisse für zwei Kunden und die für dieselben Perioden ausgestellten Rechnungen. Wir bepreisen sie nach Ihren Tarifen neu und liefern die Abweichungen Zeile für Zeile zurück, samt den Leistungen, für die gar nichts fakturiert wurde.
Drei Monate Ereignisse neu bepreisenDer Nachbarprozess hat meist dasselbe Problem
Aufträge warten auf den Monatslauf, und die mit Kugelschreiber notierte Standzeit wird nie fakturiert.
Lösung ansehen Supply ChainBestände, die stimmen: WMS und ERP jede Nacht abgeglichenSchluss damit, erst bei der Inventur oder beim Versand zu merken, dass WMS und ERP nicht übereinstimmen.
Lösung ansehen Recht & ComplianceSchadenakten vollständig vor der Frist, nicht danachDer Kunde zieht den Schaden ab; Frachtbrief, Fotos und Temperaturaufzeichnung liegen an vier Stellen.
Lösung ansehenBranchen, in denen wir das am häufigsten umsetzenTransport & LogistikHandel & E-Commerce