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Lösung · Vertrieb & MarketingDie besten Verkaufschancen stehen auf den eigenen Hebebühnen, der Vertrieb erfährt es zuletzt
Das nächste Auto, solange das alte auf der Hebebühne steht
Jedes Fahrzeug im Werkstattkalender wird gegen vereinbarte Regeln bewertet; qualifizierte Fahrzeuge erreichen den Verkaufsberater in Teams, mit Historie und Einwilligung, solange das Auto vor Ort ist.
Kurzfassung für die Geschäftsführung
Ihr Kundenbestand fährt jeden Monat durch Ihre Werkstätten, während der Vertrieb Leads aus Portalen kauft.
Was wir liefern, ist eine Regeltabelle und eine Warteschlange, keine Empfehlungsmaschine.
Jedes Fahrzeug im Kalender des Folgetags wird vor seiner Ankunft bewertet, sodass das Gespräch stattfindet, während der Halter im Haus ist.
Chancen- und Ergebnisdatensatz im CRM; Fahrzeugakte im DMS; das semantische Modell in Power BI
Geschäftsproblem
Kundenbestand
Eine Händlergruppe verkauft das Auto einmal und verdient den Rest ihres Ergebnisses danach: Inspektionen, Teile, Reifen, die Anschlussfinanzierung, den Gebrauchtwagen, der aus dem Fahrzeug wird, und das nächste neue. All das hängt daran, mit demselben Halter in Kontakt zu bleiben, und die Gruppe hat ihn mehrmals im Jahr im Haus. Diese Besuche gehören dem Service, der auf anderen Systemen und einem anderen Kalender arbeitet als der Verkaufsraum zwanzig Meter weiter.
Die Fakten, die das Gespräch selbstverständlich machen würden, liegen verstreut: Werkstattauftrag und Kilometerstand im DMS der Marke, Vertragsende und Kilometerlimit am Finanzierungsschalter oder im Portal eines Partners, letztes Angebot und Einwilligungsregister im Gruppen-CRM, der aktuelle Wert beim Gebrauchtwagenteam. Kein Serviceberater trägt das zwischen zwei Annahmen zusammen, und der Verkaufsberater, der es brauchen könnte, weiß nicht, dass das Auto vor Ort ist. So fährt der Bestand am Verkaufsraum vorbei zur Werkstatteinfahrt, und der Trichter wird mit gekauften Leads gefüllt.
Wie es heute läuft
- MenschDer Serviceberater öffnet den Werkstattauftrag, stimmt den Umfang ab und druckt den Kostenvoranschlag; ein Vertragsende erscheint auf diesem Bildschirm nicht
- WartezeitAlles, was ein Verkaufsgespräch wert wäre, wartet, bis der Berater sich erinnert, und das ist eher ein ruhiger Nachmittag als der Tag des Werkstattbesuchs
- MenschEin- bis zweimal im Monat exportiert jemand eine Liste aus dem DMS einer Marke nach Excel und arbeitet sie zwischen anderen Aufgaben ab
- FehlerrisikoEin Halter mit offener Reklamation oder ein Fahrzeug, das nur wegen einer Rückrufaktion da ist, wird trotzdem angesprochen, weil der Export keine solche Markierung trägt
- SystemDer Vertrieb kauft Portal-Leads für den Trichter, und kein Bericht stellt deren Kosten neben den Bestand, der ohnehin auf den Hebebühnen steht
Warum der heutige Prozess mehr kostet, als es scheint
Diese Arbeit hat niemand geplant, sie ist entstanden.
- Der ganze Wert liegt im Zeitpunkt, und der geht zuerst verloren. Ein Gespräch am Tresen, während das Auto zerlegt ist, kostet nichts; dasselbe Gespräch eine Woche später beginnt mit einem Anruf, der sich rechtfertigen muss.
- Zwischen Finanzierungsmappe, DMS und CRM liegen rund fünfundzwanzig Minuten Arbeit je Fahrzeug. Sie gehört zu keiner Rolle, also geschieht sie für die Fahrzeuge, an die sich jemand erinnert, und für keine anderen.
- Den falschen Halter anzusprechen hat einen Preis, den niemand zählt. Wer während eines Streits über eine Garantiereparatur vom neuen Modell hört, merkt sich das, und die Zufriedenheitsbefragung, die der Importeur danach erhebt, trennt die beiden Gespräche nicht.
Kosten des Nichtstuns
Ein Fahrzeugwechsel ist eine Entscheidung, die ein Halter alle paar Jahre trifft, und die Gruppe nimmt entweder daran teil oder erfährt hinterher davon. Die ersten beiden Zeilen bewerten Schreibtischarbeit und sonst nichts. Die dritte ist eine Annahme zum Widerspruch: keine Marktquelle stützt eine der beiden Zahlen, und beide gehören Ihnen, doch die Zeile wegzulassen untertreibt den Fall stärker, als sie ihn übertreibt. Zweihundertfünfzig Halter sind vier von hundert der qualifizierenden Fahrzeuge eines Jahres.
Was keine Zeile bewertet, sind die Regeln selbst. Ohne ein Ergebnis zu jeder Übergabe bleibt die Frage, welche Fahrzeuge eine Ansprache wert sind, eine Meinung, entschieden von dem, der zuletzt spricht.
Eine plausible Organisation mit realistischen Größenordnungen. Die Zahlen sind zum Nachrechnen mit Ihren Daten gedacht, kein Kundenergebnis.
Eine Händlergruppe in Polen: vier Marken, neun Verkaufsräume, acht autorisierte Werkstätten, ein DMS je Marke, ein Gruppen-CRM, ein Finanzierungs- und Versicherungsschalter je Standort, Microsoft 365 mit Teams.
5.600 Werkstattbesuche pro Monat an den acht Standorten. Rund 9% davon, etwa 504 Fahrzeuge, erfüllen mindestens eine der vereinbarten Übergaberegeln.
Der Serviceberater sieht Fahrzeug und Kostenvoranschlag, die Vertragsenden liegen am Finanzierungsschalter, eine Liste wird exportiert, wenn jemand Zeit hat, und der Vertrieb kauft Portal-Leads.
Etwa 25 Minuten je Fahrzeug, um Vertrag, Kilometerstand, Historie und Wert zu etwas zusammenzutragen, womit ein Verkaufsberater arbeiten kann. Niemand verantwortet diese Minuten, also entsteht das Bild für eine Handvoll Fahrzeuge.
Roboter bewerten jedes Fahrzeug im Kalender gegen eine Regeltabelle, die beide Direktoren verantworten, wenden Ausschluss- und Einwilligungsregeln an und öffnen eine Übergabeaufgabe für den benannten Verkaufsberater in Microsoft Teams, solange das Auto vor Ort ist.
Im modellierten Fall wird jedes Fahrzeug vor seiner Ankunft bewertet, 210 Stunden Aufbereitung pro Monat entfallen, die Übergabe erreicht einen Berater, während der Halter noch im Haus ist, und jede Regel trägt binnen eines Quartals ihre Auftrags- und Absagequote. Nichts davon wurde bei einem Kunden gemessen; es ist Arithmetik auf den obigen Annahmen.
Vorgeschlagene Lösung
Was wir liefern, ist eine Regeltabelle und eine Warteschlange, keine Empfehlungsmaschine. Eine Liste in Microsoft Lists führt je Regel eine Zeile: ein Finanzierungs- oder Leasingvertrag, der in einem vereinbarten Fenster endet, eine auslaufende Garantie, ein Kilometerstand, der dem Vertragslimit vorauseilt, ein Kostenvoranschlag oberhalb eines vereinbarten Anteils am Wertband des Fahrzeugs, ein Nachfolgemodell im Bestand der Gruppe. Jede Zeile trägt ihren Schwellenwert, die Standorte, für die sie gilt, und die Beraterwarteschlange, die sie speist. Eine zweite Liste führt die Ausschlüsse: offene Reklamation, Versicherungsschaden, ein Besuch allein wegen einer Rückrufaktion, ein Halter mit Widerspruch sowie jeder, den eine Marke der Gruppe im vereinbarten Fenster bereits angesprochen hat. Beide gehören den zwei Direktoren.
Roboter rechnen und tragen das Ergebnis weiter. Nachts und erneut beim Öffnen jedes Werkstattauftrags holt ein Roboter Kalender, Auftrag, Vertragsende, Kilometerlimit, Kilometerverlauf und Einwilligungsstand aus den Systemen, die sie führen. Greift eine Regel und trifft kein Ausschluss zu, erreicht eine Aufgabe in UiPath Action Center den benannten Verkaufsberater in Microsoft Teams, mit Fahrzeug, Halter, Historie und den Kanälen, die die Einwilligung erlaubt. Nichts an der Reparatur wird von einem Roboter beurteilt: Techniker und Serviceberater entscheiden, was das Auto braucht, und der Verkaufsberater entscheidet, ob es ein Gespräch zu führen gibt. Die Antwort, einschließlich „falscher Zeitpunkt", wird am Fahrzeug festgehalten.
UiPath Orchestrator Warteschlangen, Trigger, Credential Store und Ausführungsprotokoll; UiPath Integration Service Konnektoren für Microsoft Teams und Microsoft OneDrive & SharePoint; UiPath Action Center Benachrichtigungen mit Aktionen, erledigt in Microsoft Teams; Versionierung in Microsoft Lists; Power BI als Registerkarte in Teams
Die Regel- und Ausschlusstabellen, den Bewertungslauf je Marke, die Übergabeaufgabe und ihr Ergebnisformular, die Rückschreibung, die Beraterwarteschlangen, die tägliche Standortliste und das Power BI-Regelmodell
Das DMS jeder Marke, das Finanzierungsregister und das CRM über die API des Anbieters, sofern angeboten, sonst Oberflächenautomatisierung unter dem eigenen Konto des Roboters; die Bewertungsquelle, die die Gruppe bereits bezieht
So läuft der automatisierte Prozess
- AutomatisierungJeden Abend liest ein Roboter den Kalender des Folgetags aus jedem DMS und stellt je Fahrzeug eine Position in Orchestrator ein; ein tagsüber geöffneter Werkstattauftrag wird sofort eingereiht
- AutomatisierungDer Roboter trägt je Fahrzeug das Bild zusammen: Vertragsende und Kilometerlimit aus dem Finanzierungsregister, Kilometerverlauf und Historie aus dem DMS, letzter Kontakt und offene Vorgänge aus dem CRM, Wertband aus der Bewertungsquelle
- AutomatisierungDie Regeltabelle wird genau wie geschrieben angewendet; greift eine Regel, folgt die Ausschlussliste, sodass ein reiner Rückrufbesuch, ein Versicherungsschaden oder eine offene Reklamation entfällt, bevor eine Aufgabe entsteht
- AutomatisierungDas Einwilligungsregister wird je Kanal und je Rechtsträger gelesen, und die Aufgabe nennt die Kanäle, die die Gruppe nutzen darf; ein Fahrzeug ohne Kanaleinwilligung wird nur als Gespräch am Tresen übergeben
- MenschDer benannte Verkaufsberater öffnet in Microsoft Teams eine Action Center-Aufgabe mit Fahrzeug, Halter, ausgelöster Regel und heutigem Arbeitsumfang, entscheidet über die Ansprache und hält das Ergebnis fest
- AutomatisierungDas Ergebnis wird in das CRM und an das Fahrzeug zurückgeschrieben, der Standortkanal erhält die Übergabeliste des Tages, und die Power BI-Registerkarte zeigt Auftrags- und Absagequoten je Regel und Standort
Zusammenspiel von Mensch und Automatisierung
Die Automatisierung übernimmt
- Das Lesen jedes Fahrzeugs in jedem Kalender und das Zusammentragen von Vertrag, Kilometerstand, Historie und Wert
- Das Anwenden der Regeltabelle wie geschrieben und danach die Ausschluss- und Einwilligungsprüfung, bevor eine Aufgabe einen Menschen erreicht
- Die Rückschreibung jedes Ergebnisses, die tägliche Übergabeliste des Standorts sowie Auftrags- und Absagequote je Regel
Menschen entscheiden
- Was das Auto heute braucht: Techniker und Serviceberater, niemals ein Roboter
- Ob es ein Gespräch zu führen gibt, wann und über welchen Kanal: der Verkaufsberater, aus der Aufgabe heraus
- Welche Regeln gelten, mit welchem Schwellenwert und welchen Ausschlüssen: die zwei Direktoren, in einer Tabelle, die sie selbst ändern
Vorher und nachher
Systeme und Integrationen
Wir fügen keine Technologie hinzu, damit eine Architektur seriös aussieht. Jedes Element unten hat hier eine konkrete Aufgabe.
Eingänge
- Werkstattkalender und Werkstattaufträge im DMS jeder Marke
- Vertragsenden und Kilometerlimits im Finanzierungsregister
- Kilometerstände und Servicehistorie
- Einwilligungsregister und Kontakthistorie im CRM
- die Regel- und Ausschlusstabellen in Microsoft Lists
Automatisierungsschicht
- UiPath Orchestrator
- UiPath Robots
- UiPath Integration Service
- UiPath Action Center
Zielsysteme
- Chancen- und Ergebnisdatensatz im CRM
- Fahrzeugakte im DMS
- das semantische Modell in Power BI
Berührungspunkte für Menschen: Übergabeaufgaben in Microsoft Teams; die Tagesliste im Kanal jedes Standorts; die Tabellen in Microsoft Lists; die Regelansicht in Power BI
Eingesetzte Technologien
nächtliche und untertägige Läufe über vier DMS, eine Warteschlangenposition je Fahrzeug, Trigger, Credential Store, Protokoll
Adie Übergabeaufgabe mit Fahrzeug- und Einwilligungsbild sowie das Ergebnisformular
ABeiträge in den Standortkanälen und Lesen der Regeltabellen als SharePoint-Listen
Adie Regel- und Ausschlusstabellen, versioniert, in der Hand der zwei Direktoren
AAuftrags- und Absagequote je Regel, Marke und Standort, als Registerkarte in Teams
AKalender, Werkstattauftrag, Kilometerstand, Vertragsende, Einwilligungsregister, Chance und Ergebnis
CIllustratives Wirtschaftlichkeitsmodell
Was es wert ist, mit offener Rechnung.
Die Tabelle bewertet das Bemerken und ausschließlich das Bemerken: einen Werkstattauftrag lesen, ein Vertragsende aus der Finanzierungsmappe holen, den Kilometerstand gegen das Limit prüfen und eine brauchbare Notiz an einen benannten Berater schreiben. Gespräch, Bewertung und Angebot sind Vertriebsarbeit, die ohnehin anfällt, und bleiben außerhalb des Modells. Nichts davon wurde bei einem Kunden gemessen; 9% der Besuche mit einer greifenden Regel, 25 Minuten und 25 € vollständig belastete Stundenkosten sind Annahmen, die Sie durch eigene ersetzen.
Rechnen Sie mit Ihren Zahlen
Eine illustrative Schätzung aus Ihren Eingaben. Sie modelliert freigesetzte Kapazität und verspricht keine Einsparung.
Geschäftlicher Nutzen
- Jedes Fahrzeug im Kalender des Folgetags wird vor seiner Ankunft bewertet, sodass das Gespräch stattfindet, während der Halter im Haus ist, und nicht per Anruf eine Woche später
- Die modellierten 210 Stunden pro Monat für Exporte und Abgleiche kehren an den Tresen und in den Verkaufsraum zurück; beim Berater ankommen ein Fahrzeug, eine Regel und eine Historie
- Ansprachen, die die Gruppe nicht führen sollte, stoppt eine Ausschlussliste und nicht das Zufallswissen über eine Reklamation
- Jede Regel verdient ihren Platz aus festgehaltenen Ergebnissen, sodass die Vertriebsrunde über Auftrags- und Absagequoten streitet statt über Bauchgefühl
Aus Sicht der Geschäftsführung
- Übergaben, Ansprachen und Ergebnisse werden zu einer Monatszahl je Standort und Marke, was den eigenen Bestand der Gruppe kostenseitig mit den gekauften Leads vergleichbar macht
- Vertrieb und Service werden am selben Ereignis gemessen: der Anteil des Service am Fahrzeugverkauf ist festgehalten und nicht bei der Bonusrunde behauptet
- Hinter jeder Ansprache steht eine schriftliche Spur: welche Regel griff, was das Einwilligungsregister sagte, wer entschied und was der Halter antwortete
KPIs für die Geschäftsführung
Sicherheit und Governance
Die Automatisierung hat genau die Rechte, die sie braucht, und kein einziges mehr.
- Jeder Roboter meldet sich je System mit einem eigenen Konto an, darf Kalender, Werkstattauftrag, Vertragsregister und Einwilligungsregister lesen sowie Chance und Ergebnis schreiben und nichts darüber hinaus; Schwellenwerte und Ausschlüsse sind in Microsoft Lists versioniert, sodass die Regel hinter jeder Ansprache im Wortlaut des jeweiligen Tages vorgelegt werden kann
- Warteschlangenpositionen tragen Kennzeichen, Regelcode und Standort; Namen und Kontaktdaten werden beim Anlegen der Aufgabe gelesen statt in der Automatisierungsschicht gehalten, die Roboter laufen in der EU-Region der UiPath Automation Cloud, und Listen, Aufgaben und das Power BI-Modell bleiben im Tenant der Gruppe
- Das Einwilligungsregister wird vom Roboter gelesen und nie beschrieben; auf welcher Grundlage und über welchen Kanal eine Ansprache erfolgen darf, wird je Rechtsträger mit der Rechtsabteilung festgelegt, und ein irgendwo vermerkter Widerspruch nimmt diesen Halter im nächsten Lauf von der Liste jeder Marke
Warum jetzt
Der Bestand ist ungewöhnlich reich: In Polen wurden 2025 597.400 neue Personenwagen zugelassen, 8,3% mehr als 2024, davon 411.000 auf Unternehmen und Institutionen (PZPM und KPMG, Februar 2026). Ein auf Vertrag gekauftes Auto bringt ein Datum mit, und dieses Datum entscheidet weitgehend, wer den Nachfolger verkauft
In der Wechselentscheidung steckt jetzt eine Antriebsfrage: 350.500 Fahrzeuge mit alternativem Antrieb wurden im selben Jahr zugelassen, 20% mehr als 2024 (gleiche Quelle). Das ist ein Gespräch, und der Servicetresen ist der günstigste Ort, es zu beginnen
Nichts an dem Aufbau ist exotisch: Orchestrator-Trigger und Warteschlangen, Integration Service-Konnektoren, Action Center-Aufgaben direkt in Teams, Power BI als Registerkarte. Die gruppenspezifische Arbeit sind die Regeltabelle und die Anbindung jedes DMS, und dieselbe Arbeit von Hand kostet die modellierten 5.250 € pro Monat
Relevante Führungsrollen
Der Bestand, den die Gruppe ohnehin besitzt, wird zu einer messbaren Quelle von Verkaufsgesprächen, die den Kosten gekaufter Leads gegenübersteht
Der Anteil des Service am nächsten Verkauf ist festgehalten statt umstritten, und niemand spricht einen Halter an, dessen Auto wegen einer Rückrufaktion oder einer Reklamation da ist
Berater erhalten Fahrzeuge mit einem Grund statt Monatslisten, und Regeln, die Aufträge bringen, trennen sich von Regeln, die Absagen bringen
Häufige Fragen und Einwände
Das tun sie, und dieser Teil ist erhaltenswert. Der Aufbau nimmt das Bemerken ab, das heute davon abhängt, ob eine Person an eine Mappe denkt. Die Beurteilung bleibt beim Berater und kommt nun mit Vertragsende und Einwilligungsstand.
Dafür gibt es die Ausschlussliste, und deshalb trägt jede Übergabe eine Antwort zum falschen Zeitpunkt. Ein Rückrufbesuch, ein Versicherungsschaden oder eine offene Reklamation erzeugt nie eine Aufgabe, und eine Regel mit wachsenden Absagen wird zurückgezogen statt verteidigt.
In den meisten Gruppen stehen sie dort nicht; sie liegen am Finanzierungsschalter oder im Portal eines Partners. Der Aufbau liest das Register, das Sie tatsächlich führen, und der Pilot beginnt mit den Regeln mit verlässlichen Daten, meist Garantieende und Kilometerstand gegen Limit.
Wann diese Lösung nicht passt
- Ein einzelner Standort, an dem Service und Vertrieb zehn Meter auseinandersitzen und ein Leiter jeden Werkstattauftrag sieht; ein kurzes tägliches Gespräch kostet weniger als ein Roboter
- Kein brauchbarer Nachweis von Vertragsenden, Garantiebedingungen oder Kilometerständen in der Gruppe; die Regeln würden auf Vermutungen greifen, und zuerst sind die Daten an der Reihe
Eine Frage für die nächste Sitzung
Im vergangenen Monat standen mehr unserer Kunden am Servicetresen, als Verkaufsräume betreten haben: Wie viele von ihnen gingen mit einem Grund, zum Vertrieb zurückzukehren, und worauf beruhte diese Entscheidung?
Vorgehen bei der Umsetzung
Was wir liefern und was wir für den Start brauchen.
Wir liefern
- Zwei Arbeitssitzungen mit beiden Direktoren, in denen die erste Regeltabelle entsteht: Regeln, Schwellenwerte, Fenster, Beraterwarteschlangen und Ausschlüsse
- Einen Trockenlauf über drei Monate historischer Kalender, der zeigt, welche Fahrzeuge jede Regel markiert hätte und was diese Halter danach taten
- Den Bewertungslauf je Marke: Lesen von DMS und Finanzierungsregister, Einwilligungsprüfung, Warteschlange und Action Center-Aufgabe in Teams
- Das Ergebnisformular, die Rückschreibung in CRM und Fahrzeugakte sowie das Power BI-Regelmodell
- Einen Pilotbetrieb an einem Standort mit zwei Regeln, danach die übrigen Regeln, Marken und Standorte, mit Hypercare
Wir brauchen von Ihnen
- Drei Monate Kalender- und Werkstattauftragshistorie einer Marke, mit Kilometerständen und Vertragsenden in der Form, in der Sie sie führen
- Einen Vertriebsdirektor und einen Servicedirektor als Eigentümer der Regeltabelle sowie einen Standortleiter und einen Berater für den Pilotbetrieb
- Roboterkonten für DMS, Finanzierungsregister und CRM sowie ein Teams-Team je Standort
Etappen
Analyse
Kalender, Werkstattaufträge, Vertragsdaten und Einwilligungsregister im tatsächlichen Zustand, an einem Standort
Design
Regeltabelle, Schwellenwerte, Ausschlüsse, Beraterwarteschlangen, Ergebnisformular, Sicherheitsmodell
Aufbau
Bewertungslauf je Marke, Einwilligungsprüfung, Action Center-Aufgaben in Teams, Rückschreibung, Power BI-Modell
Pilot und Rollout
Ein Standort und zwei Regeln über ein Quartal, danach die übrigen Regeln, Marken und Standorte
Quick Win. Der Aufwand hängt davon ab, wie viele DMS den Kalender führen, ob Vertragsenden überhaupt in einem lesbaren Register stehen und wie viele Ausschlüsse die Einwilligungsstruktur verlangt.
Der Kunde, dessen Leasing im März endet, steht heute Morgen auf Hebebühne vier.
Schicken Sie uns einen Monat Werkstattkalender einer Marke, mit Kilometerständen und Vertragsenden in der Form, in der Sie sie führen. Wir kommen mit den Fahrzeugen zurück, die die Regeln markiert hätten, und denen, die wir ausgeschlossen hätten.
Werkstattkalender des Vormonats bewertenDer Nachbarprozess hat meist dasselbe Problem
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