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Lösung · Betrieb & ProduktionAufträge verlassen den Plan pünktlich, das Teil liegt bereit, der Bericht schließt sofort
Vorbeugende Instandhaltung, die planmäßig läuft
Der Instandhaltungsplan gibt seine Aufträge selbst gegen den Produktionsplan frei, die Teile sind reserviert, bevor der Techniker losgeht, und die Rückmeldung schließt den Auftrag am selben Tag.
Kurzfassung für die Geschäftsführung
Schluss damit, Aufträge per Drucker freizugeben und Rückmeldungen eine Woche später einzutippen.
Der Instandhaltungsplan bleibt genau dort, wo er ist; was wir bauen, legt sich darum.
Die Verwaltung je Auftrag sinkt von rund 14 Minuten auf eine kurze Prüfung, und die Zeit geht an Planer, Lagerpersonal und Techniker zurück.
das CMMS oder SAP S/4HANA Asset Management für Aufträge, Rückmeldungen und Anlagensätze; der Einkauf für Anforderungen; die SharePoint Prüfberichtsbibliothek
Geschäftsproblem
Instandhaltung
Vorbeugende Instandhaltung gibt es, weil die Alternative teurer ist, und in einem Lebensmittelwerk gibt es sie zusätzlich, weil das Gesetz es verlangt. Dampf-, Kälte- und Hebezeuganlagen tragen Prüftermine, die sich nicht verschieben; Filter, Dichtungen und Kalibrierungen tragen Intervalle, die ein Ingenieur einmal festgelegt hat und die das System seither endlos erzeugt. Der Plan selbst ist meist gut. Es scheitert alles zwischen Plan und Maschine.
Der Plan kennt weder den Produktionsplan noch das Lager. Ein Auftrag für Linie drei in Woche zwölf ist ein Vorschlag; ob Linie drei in dieser Woche steht, entscheidet die Planungsrunde auf einem anderen Bildschirm. Jemand gleicht die beiden Kalender von Hand ab, und meist verliert die Instandhaltung, denn eine laufende Linie ist eine Tatsache und eine fällige Wartung nur eine Absicht. Der freie Bestand wird geprüft, wenn der Techniker an der Maschine steht und den Behälter leer vorfindet.
Der Abschluss ist die stille Hälfte. Die Rückmeldung entsteht auf Papier und erreicht das System Tage später, eingetippt von jemandem, der nicht dabei war. Zählerstände werden gerundet, und Beobachtungen, die eine Folgemaßnahme verdienten, überstehen den Weg nicht. Die so entstandene Historie beantwortet das Wichtigste nicht: Fällt diese Anlage häufiger aus als früher, und lohnt sich die nächste Reparatur noch?
Wie es heute läuft
Das folgende Muster wiederholt sich in Lebensmittel-, Chemie- und Verpackungsbetrieben, unabhängig vom Namen des Instandhaltungssystems.
- SystemDer Instandhaltungsplan erzeugt die Aufträge der kommenden Periode nach festem Zeitplan
- MenschDer Planer vergleicht sie im zweiten Fenster mit dem Produktionsplan und entscheidet von Hand, welche starten dürfen
- MenschDas Lager wird nach Teilen gefragt; ein fehlendes Teil wird zum Anruf im Einkauf und manchmal zu einer Bestellanforderung
- WartezeitArbeiten, die mit einem Produktionslauf kollidieren, werden auf die nächste Woche geschoben, oft auf die übernächste
- MenschAufträge werden für die Techniker gedruckt, die die Ausführung auf dem Blatt festhalten: Tätigkeiten, Zählerstände, verbrauchte Teile
- WartezeitDie Blätter liegen in der Ablage, bis eine Sachbearbeiterin Zeit hat, typischerweise drei bis sieben Tage
- FehlerrisikoOhne Zählerstand oder ohne Teilebuchung geschlossene Aufträge hinterlassen einen falschen Anlagensatz, und daraus wird der nächste Termin berechnet
Warum der heutige Prozess mehr kostet, als es scheint
Die Kosten wachsen dort, wo niemand hinsieht.
- Umplanen ist der teure Teil des Planens. Jede Kollision wird zweimal bearbeitet: vom Planer, der den Auftrag verschiebt, und von der Person, die im Monatsreview die Planerfüllung erklärt.
- Ein am Tag fehlendes Teil kostet weit mehr als das Teil selbst: den Weg zur Maschine, ein Produktionsfenster, das sich nicht erneut verkaufen lässt, und eine Eilsendung zum Preis, den der Lieferant nennt.
- Verschobene Aufträge verteilen sich nicht gleichmäßig. Sie sammeln sich an den Anlagen, die am schwersten anzuhalten sind, sodass ein akzeptabler Werksdurchschnitt gerade dort fehlende Wartung verdeckt, wo sie am meisten zählt.
- Eine Woche später aus dem Gedächtnis geschriebene Historien und gerundete Zählerstände tragen weder einen Gewährleistungsanspruch noch eine Ersatzentscheidung.
- Wiederkehrende Prüfungen stehen in derselben Schlange wie ein Filterwechsel. Rutscht die Schlange, rutscht die Prüfung mit, und niemand bemerkt es, bis jemand nach dem Prüfbericht fragt.
Kosten des Nichtstuns
Aufgeschobene Instandhaltung verhält sich wie ein Kredit. Das Werk leiht sich eine Produktionsstunde, indem es einen Auftrag auf die nächste Woche schiebt, und zahlt sie später mit Zinsen zurück, in einem ungeplanten Stillstand, der eine ganze Schicht kostet. Die Zeilen oben bepreisen allein die Verwaltung, denn nur die kann eine Tabelle zählen. Daneben, in keiner Budgetposition, sitzt die Planerfüllung: Zu spät freigegebene Aufträge werden spät oder gar nicht erledigt, und die in Woche zwölf fällige Anlage läuft weiter, bis etwas an ihr den Termin bestimmt.
Die zweite Kostenart wächst im Anlagensatz. Eine Woche nach der Arbeit aus dem Gedächtnis geschriebene Historie trägt keinen Gewährleistungsanspruch, beantwortet keinem Prüfer seine Frage und klärt nicht, ob eine fünfzehn Jahre alte Abfüllanlage erneut repariert oder ersetzt werden sollte. Das entscheidet dann die Meinung, bei Anlagen, die weit mehr wert sind als alles oben Genannte.
Eine plausible Organisation mit realistischen Größenordnungen. Die Zahlen sind zum Nachrechnen mit Ihren Daten gedacht, kein Kundenergebnis.
Ein Lebensmittelhersteller mit zwei Werken in Mitteleuropa, rund 640 erfassten Anlagen aus Prozesslinien, Verpackung, Kälte, Dampf und Medien; 1.300 Beschäftigte; ein ERP mit Instandhaltungsmodul; Microsoft 365 E3 in den Büros, F3 in der Produktion.
1.100 geplante Aufträge pro Monat, von wöchentlichen Schmierrundgängen bis zur Jahresrevision, jeweils rund 14 Minuten Verwaltung; jeder sechste Auftrag braucht ein Teil, das nicht frei verfügbar ist.
Der Plan erzeugt Aufträge, ein Planer gleicht sie im zweiten Fenster mit dem Produktionsplan ab, das Lager wird telefonisch gefragt, Aufträge werden gedruckt, und eine Sachbearbeiterin tippt die Blätter Tage später zurück.
Freigabe und Abschluss, nicht die Arbeit selbst. Aufträge verlassen den Plan zu spät, kommen ohne bestätigtes Teil an und kehren eine Woche nach der Ausführung in den Datenbestand zurück.
Roboter geben die Aufträge des Plans in produktionsfreie Fenster frei, reservieren die Teile und fordern Fehlendes an, stellen die Auftragskarte mit Checkliste und Anlagenhistorie in Microsoft Teams bereit und schließen Auftrag und Anlagensatz am selben Tag.
Im modellierten Fall sinkt die Verwaltung von rund 14 Minuten je Auftrag auf eine kurze Prüfung, Aufträge erreichen den Techniker am Tag der Freigabe, und die Planerfüllung wird eine aktuelle Zahl statt einer monatlichen Rekonstruktion; jede Zahl hier folgt den genannten Annahmen.
Vorgeschlagene Lösung
Der Instandhaltungsplan bleibt genau dort, wo er ist; was wir bauen, legt sich darum. Im Freigabelauf holt ein Roboter die vom Plan erzeugten Aufträge, liest Produktionskalender und Schichtplan und legt jeden Auftrag in ein Fenster, in dem die Linie nicht läuft. Kollidierende Aufträge und alle Aufträge, deren Anlage in dieser Periode einen gesetzlichen Prüftermin trägt, werden zur Aufgabe für den Planer in Microsoft Teams: drei vorgeschlagene Fenster, die Folge jedes einzelnen, ein Klick. Derselbe Lauf prüft den freien Bestand jedes Teils, reserviert Vorhandenes und erzeugt eine Bestellanforderung, wo der Meldebestand unterschritten würde. Ein Roboter fordert an; genehmigen tut er nie.
Der Tag des Technikers beginnt danach in einer Power Apps Auftragskarte innerhalb von Teams: die heutigen Aufträge, die Checkliste zu jedem, die letzten fünf Eingriffe an der Anlage sowie die reservierten Teile samt Lagerplatz. Die Ausführung wird auf demselben Bildschirm erfasst, mit Zählerständen, verbrauchten Teilen, Fotos und allem, was außerhalb des Auftragsumfangs auffiel. Ein Roboter bucht die Rückmeldung, verrechnet die Teile, aktualisiert den Zähler und lässt den Plan den nächsten Termin aus einer echten Zahl statt aus einer angenommenen berechnen. Nichts in diesem Ablauf deutet Freitext: Jede Entscheidung ist eine Regel, die die Instandhaltung lesen, ändern und vertreten kann. Dies ist ausschließlich die geplante Seite; der nächtliche Alarm und die anschließende Diagnose haben in dieser Bibliothek ihre eigene Seite.
UiPath Orchestrator mit Zeit-Triggern, Warteschlangen, Wiederholungen und Prüfpfad; UiPath Integration Service Konnektoren für SAP (BAPI und OData) sowie Microsoft OneDrive & SharePoint; UiPath Action Center Aufgaben direkt in Microsoft Teams; eine Power Apps Canvas-App mit Kamerasteuerung als Teams-Registerkarte; Microsoft Forms, ausgelesen über Power Automate; Adaptive Cards über die Workflows-App; ein Power BI Semantikmodell
Die Freigaberegeln gegen den Produktionskalender, die Ausnahmen für Kollisionen und Prüftermine, die Teile- und Meldebestandslogik mit ihrem Anforderungsauslöser, die Auftragskarte mit ihren Checklisten, die Rückmelde- und Zählerlogik, die Eskalationsstufen und den Bericht
Das Instandhaltungsmodul Ihres ERP über UiPath SAP Aktivitäten oder die API Ihres CMMS-Anbieters; der Produktionskalender aus dem Planungssystem oder aus dessen geplantem Export
So läuft der automatisierte Prozess
- AutomatisierungEin Roboter holt die vom Plan erzeugten Aufträge und gleicht jeden mit Produktionskalender und Schichtplan ab
- AutomatisierungFür jedes Teil wird der freie Bestand geprüft; Vorhandenes wird reserviert, und bei Unterschreitung des Meldebestands entsteht eine Bestellanforderung
- MenschAufträge ohne passendes Fenster und alles mit gefährdetem Prüftermin erreichen den Planer in Microsoft Teams mit drei Fenstervorschlägen und deren Folgen
- AutomatisierungFreigegebene Aufträge werden terminiert, einer Technikergruppe zugewiesen und mit Checkliste, Anlagenhistorie und Lagerplatz auf die Auftragskarte gestellt
- MenschDer Techniker arbeitet die Checkliste am Telefon ab und erfasst Zählerstände, verbrauchte Teile, Fotos und alles außerhalb des Auftragsumfangs Bemerkte
- AutomatisierungEin Roboter bucht die Rückmeldung, verrechnet die Teile, aktualisiert den Zähler und lässt den Plan den nächsten Termin neu berechnen; Prüfberichte werden zur Anlage abgelegt
- AutomatisierungÜberfällige Aufträge eskalieren an die Technikergruppe und dann an den Meister; Power BI aktualisiert Planerfüllung, Rückstandsalter, teilebedingte Verzögerungen und Wiederholausfälle
Zusammenspiel von Mensch und Automatisierung
Die Automatisierung übernimmt
- Freigabe und Terminierung der Planaufträge gegen Produktionskalender und Schichtplan
- Teilereservierung, Bestellanforderung beim Meldebestand und deren Nachverfolgung gegen den Auftragstermin
- Rückmeldung, Teileverbrauch, Zählerstände, nächster Termin, Eskalationen und Berichtswesen
Menschen entscheiden
- Welches Fenster ein kollidierender Auftrag bekommt und worauf die Produktion dafür verzichtet
- Ob ein Checklistenergebnis akzeptabel ist und ob eine Beobachtung ein neuer Auftrag wird oder wartet
- Über die Regeln selbst: Meldebestände, Eskalationsstufen, Prüftermine und Checklisten bleiben bei der Instandhaltung
Vorher und nachher
Systeme und Integrationen
Wir fügen keine Technologie hinzu, damit eine Architektur seriös aussieht. Jedes Element unten hat hier eine konkrete Aufgabe.
Eingänge
- der Instandhaltungsplan und seine Aufträge
- Produktionskalender und Schichtplan
- freier Bestand und Meldebestände
- Beobachtungen der Bediener aus Microsoft Forms
- Ergebnisse externer Prüfstellen
Automatisierungsschicht
- UiPath Orchestrator
- UiPath Robots
- UiPath Integration Service
- UiPath Action Center
- Power Automate Cloud-Flows
Zielsysteme
- das CMMS oder SAP S/4HANA Asset Management für Aufträge, Rückmeldungen und Anlagensätze
- der Einkauf für Anforderungen
- die SharePoint Prüfberichtsbibliothek
- Power BI
Berührungspunkte für Menschen: die Power Apps Auftragskarte als Microsoft Teams Registerkarte; Action Center Terminaufgaben; Adaptive Cards für Zuweisung und Eskalation; der Power BI Bericht im Werkskanal
Eingesetzte Technologien
fahren Freigabe-, Teile- und Abschlusslauf nach Zeitplan; Warteschlangen, Wiederholungen, Prüfpfad
Aliest Plan und Auftragsliste; bucht Reservierungen, Anforderungen, Rückmeldungen
Adie Terminentscheidung des Planers bei kollidierenden Aufträgen
Adie Auftragskarte des Technikers: Checkliste, Anlagenhistorie, Zählerstände, Teile, Fotos
APrüfergebnisse externer Stellen und Beobachtungen der Linienbediener
AAdaptive Cards für Zuweisung und Eskalation; Forms-Antworten in den Ablauf
APlanerfüllung, Rückstandsalter, teilebedingte Verzögerungen und Wiederholausfälle
Aführendes System für Pläne, Aufträge, Anlagen und Teile
AIllustratives Wirtschaftlichkeitsmodell
Was es wert ist, mit offener Rechnung.
Nichts hier bepreist die Instandhaltung selbst. Die vierzehn Minuten gehören vier Personen, die bei diesem Auftrag kein Werkzeug anfassen: dem Planer, der ihn mit der Produktion abstimmt, dem Lageristen, der das Teil sucht, dem Techniker, der das Blatt ausfüllt, und der Sachbearbeiterin, die es zurücktippt. 28 € sind ein gemischter Vollkostensatz je Stunde über diese Rollen in Mitteleuropa. Beide Zahlen sind illustrativ und nicht gemessen, und das Modell zeigt freigesetzte Kapazität, keine gestrichenen Stellen.
Rechnen Sie mit Ihren Zahlen
Eine illustrative Schätzung aus Ihren Eingaben. Sie modelliert freigesetzte Kapazität und verspricht keine Einsparung.
Geschäftlicher Nutzen
- Die Verwaltung je Auftrag sinkt von rund 14 Minuten auf eine kurze Prüfung, und die Zeit geht an Planer, Lagerpersonal und Techniker zurück
- Aufträge verlassen den Plan in ein Fenster, in dem die Linie tatsächlich steht, sodass das Verschiebegespräch einmal statt wöchentlich stattfindet
- Das Teil ist reserviert, bevor der Techniker zur Maschine geht, und ein Fehlbestand wird Tage früher zur Anforderung, zum normalen Preis
- Der Anlagensatz ist am Tag der Ausführung aktuell, sodass der nächste Termin der Maschine folgt und nicht dem Kalender
- Gesetzliche Prüfungen laufen als Termine, die nicht rutschen dürfen, und Wiederholausfälle zeigen sich, solange ihre Untersuchung noch günstig ist
Aus Sicht der Geschäftsführung
- Die Planerfüllung ist keine monatliche Rekonstruktion mehr: Die Zahl je Werk und Linie ist aktuell und stammt aus denselben Aufzeichnungen, die ein Prüfer liest
- Aufgeschobene Instandhaltung wird zur Entscheidung mit einem Namen statt zum stillen Verzug, denn jede Verschiebung ist eine dokumentierte Wahl mit Begründung
- Das Budget lässt sich Anlage für Anlage vertreten, weil Teile, Eilsendungen und Wiederholausfälle an Maschinen hängen und nicht an einer Kostenstellensumme
KPIs für die Geschäftsführung
Sicherheit und Governance
Kontrolle ist kein Zusatz.
- Roboter melden sich am Instandhaltungssystem mit eigenen, benannten Konten an, beschränkt auf die im Ablauf benötigten Transaktionen, sodass jede Buchung die Identität des Roboters im Systemprotokoll trägt
- Geheimnisse liegen im an Orchestrator angebundenen Tresor und nicht in den Paketen, wodurch eine Rotation ein Vorgang im Tresor ist und keine Codeänderung
- Prüfberichte, Aufträge, Auftragskarten und Fotos liegen auf SharePoint in Ihrem Microsoft 365 Tenant innerhalb der EU Data Boundary; die Steuerungsebene läuft in der UiPath Automation Cloud, EU-Region
- Techniker sehen über die Gruppenzugehörigkeit in Microsoft Entra ID nur die Anlagen ihres eigenen Werks, und Prüftermine, Meldebestände und Eskalationsstufen sind versioniert und vom Instandhaltungsleiter freigegeben
Warum jetzt
Das europäische Recht zur Benutzung von Arbeitsmitteln verlangt wiederkehrende Prüfungen durch befähigte Personen sowie die Aufzeichnung der Ergebnisse und deren Bereithaltung für die Behörden; eine um eine Woche verspätete, aus dem Gedächtnis geschriebene Historie ist eine schwache Antwort für einen Prüfer und eine schwächere für einen Versicherer
Energie und Stillstand kosten mehr als früher, und die Schichtmuster der Lebensmittelbranche lassen engere Wartungsfenster; die modellierten 257 Stunden pro Monat, rund 7.200 €, verbraucht der Papierweg, bevor überhaupt ein Fenster verhandelt ist
Die Bausteine sind heute gewöhnlich: terminierte Roboter gegen eine ERP-Schnittstelle, eine Canvas-App als Teams-Registerkarte, Karten über die Workflows-App seit der Abschaltung der alten Teams-Konnektoren im Mai 2026 und Berichte auf vorhandenen Lizenzen
Relevante Führungsrollen
Geplante Arbeit kommt nicht mehr als Überfall; die Verschiebung ist eine einmal getroffene Entscheidung, deren Kosten je Fenster beide Seiten sehen
Planerfüllung und überfällige Aufträge je Linie werden zu aktuellen Zahlen, und der Streit über aufgeschobene Instandhaltung hat Belege hinter sich
Instandhaltungsausgaben hängen an Anlagen statt an einer Kostenstellensumme, und genau das braucht ein Reparieren-oder-Ersetzen-Fall
Eine terminierte Automatisierung gegen das bestehende Modul und eine App im Tenant, kein zweites Instandhaltungssystem ohne Sponsor
Häufige Fragen und Einwände
Das tut es, und es tut es weiterhin. Was es nicht tut: prüfen, ob die Linie läuft, ob das Teil im Regal liegt und ob die Rückmeldung je ankam. In diesen drei Lücken rutschen Aufträge weg; der Plan bleibt das führende System.
Dann verlagert sich die Diskussion dorthin, wo sie hingehört. Wenn jede Kollision eine dokumentierte Entscheidung mit den Alternativfenstern ist, ist aufgeschobene Instandhaltung kein Versagen der Instandhaltung mehr, sondern eine Produktionsentscheidung, die das Werk bepreisen kann.
Die Auftragskarte ersetzt ein Blatt, kein Gespräch, und sie ist kürzer: Die Checkliste ist vorbelegt, die letzten fünf Eingriffe stehen auf dem Bildschirm, und die aufgeführten Teile sind die reservierten. Ohne Empfang sendet sie bei Rückkehr der Verbindung.
Wann diese Lösung nicht passt
- Weniger als einige hundert Aufträge pro Monat an einem Standort, wo ein disziplinierter Planer und ein gemeinsamer Kalender weniger kosten als eine Automatisierung
- Der Instandhaltungsplan selbst ist falsch: Intervalle aus einem Handbuch, das niemand überprüft hat, im Register fehlende Anlagen oder Stücklisten, die nicht zu den Maschinen passen; zuerst kommt der Plan
- Drängend ist der ungeplante Stillstand und nicht der geplante; dann ist der an anderer Stelle dieser Bibliothek beschriebene Ablauf vom Alarm bis zur Lösung der bessere Start
Eine Frage für die nächste Sitzung
Fragen Sie dieses Unternehmen heute Nachmittag, welche Maschinen für eine geplante Wartung überfällig sind und warum: Kommt die Antwort heute zurück oder erst nach einer Woche und drei Tabellen?
Vorgehen bei der Umsetzung
Was wir liefern und was wir für den Start brauchen.
Wir liefern
- Analyse in einem Werk: Planstruktur, Auftragsarten, Checklisten, Prüftermine, Teile und Meldebestände
- Die Freigaberegeln gegen den Produktionskalender, mit den Ausnahmen für Kollisionen und Prüftermine
- Die Logik für Teileprüfung, Reservierung und Anforderung, verknüpft mit Meldebeständen und Lieferzeiten
- Die Power Apps Auftragskarte in Teams sowie Roboter für Rückmeldung, Teileverbrauch, Zählerstände und Prüfberichtsablage
- Den Power BI Bericht, ein Betriebshandbuch, danach einen Pilot in einem Werk und den Rollout mit Hypercare
Wir brauchen von Ihnen
- Drei Monate Auftragshistorie mit Freigabe-, Soll- und Ausführungsdatum sowie den verbrauchten Teilen
- Den aktuellen Produktionskalender und die Angabe, wie viele Wochen im Voraus er fixiert ist
- Einen Prozessverantwortlichen der Instandhaltung, einen Produktionsplaner und einen Lageristen für die Regeln
- Technische Konten für das Instandhaltungssystem sowie Ihre heutigen Checklistenvorlagen
Etappen
Analyse
Planstruktur, Auftragsarten, Ausnahmen, Teile und Prüftermine mit dem Instandhaltungsteam
Design
Freigaberegeln, Meldebestände, Eskalationsstufen, Auftragskarte und Sicherheitsmodell
Aufbau
Roboter, Auftragskarte, Flows und Bericht in Ihrer eigenen Umgebung
Validierung
Nachlauf über drei Monate echter Aufträge, Ausnahmebehandlung, Abnahme durch die Planer
Go-live
Ein Werk und eine Anlagenklasse unter Aufsicht, danach der Rest mit Hypercare
Optimierung
Regelfeinschliff, Checklistenpflege, Zuverlässigkeitsreview auf den Ausfalldaten
Abteilungsweit. Der Aufwand folgt der Zahl der Auftragsarten und Checklisten, der Verbindlichkeit des Produktionskalenders und der Frage, ob das Instandhaltungsmodul eine Schnittstelle hat oder über seine Masken bedient werden muss.
Die Aufträge nächster Woche sind gedruckt. Die der letzten warten noch auf die Eingabe.
Senden Sie uns den Auftragsexport des letzten Monats mit Freigabe-, Soll- und Ausführungsdatum sowie den verbrauchten Teilen. Zurück kommt ein Freigabe- und Abschlussablauf für ein Werk sowie das Bild von Rückstand und Wiederholausfällen, das Ihr Export bereits enthält.
Verwaltung einer Auftragswoche messenDer Nachbarprozess hat meist dasselbe Problem
Defekte Klimaanlage, ein Ausweis, ein Umzug: alles landet im Gedächtnis einer einzigen Person.
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