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Vier Eingangskanäle, elf Fachbereiche, ein Register, das mit der Antwort schließt

Auskunftsanträge innerhalb der gesetzlichen Frist

Anträge werden aus jedem Kanal registriert, die Frist wird berechnet, Fachbereiche erhalten Sammelaufgaben in Teams, und personenbezogene Daten werden vor der Herausgabe zur Bestätigung markiert.

AbteilungslösungMicrosoft TeamsMensch in der EntscheidungKI, wo sie sinnvoll ist
140Auskunftsanträge pro Monat, und jede Antwort entsteht aus Unterlagen, die in elf Fachbereichen liegen.

Kurzfassung für die Geschäftsführung

Herausforderung

Anträge kommen über vier Kanäle, die Frist läuft auf jedem, und das Register entsteht im Nachhinein.

Was sich ändert

Wir bauen einen einzigen Eingang für eine Pflicht, die heute vier hat.

Geschäftlicher Nutzen

Die Sammelrunde ist keine Kalenderzeit mehr: Fachbereiche werden am Eingangstag gefragt, mit benannten Unterlagen und einem Datum.

Beteiligte Systeme

das elektronische Dokumentenmanagementsystem; eine Aktenbibliothek in Microsoft SharePoint; die Veröffentlichungswarteschlange der Website

Geschäftsproblem

Informationszugang

Jede Person darf von einer öffentlichen Stelle Auskunft verlangen, und die Stelle antwortet. Sie wählt nicht aus, welche Anträge sie annimmt, fragt nicht nach dem Grund, und einer Anwohnerin, einem Journalisten, einer Kanzlei und dem Wettbewerber eines Auftragnehmers schuldet sie dieselbe Antwort. Diese Pflicht lässt sich nicht nach hinten schieben.

Anträge treffen nicht an einer Stelle ein. Ein Teil erreicht die veröffentlichte E-Mail-Adresse, ein Teil das elektronische Postfach für förmliche Zustellungen, ein Teil die Poststelle auf Papier, einige das Formular auf der Website des Amtes. Jeden Kanal öffnet eine andere Person, und jede entscheidet ohne schriftliches Kriterium, ob überhaupt ein Antrag vorliegt. Die Frist läuft in jedem Fall; der Registereintrag beginnt, wenn ihn jemand schreibt.

Die eigentliche Arbeit liegt danach zwischen Poststelle und Fachbereichen. Ein Antrag betrifft selten nur einen Fachbereich, also rät die Sachbearbeitung, welche der elf die Unterlagen führen, beschreibt in eigenen Worten, was sie braucht, und erinnert. Diese E-Mails tragen keine Frist, die außer dem Absender jemand sehen könnte, und so kommt die letzte Antwort, wenn für die Herausgabe selbst keine Zeit mehr bleibt: jede Seite lesen, Namen, Anschriften und Angaben Dritter schwärzen. Der einzige spätere Beleg dafür, dass gelesen wurde, ist die geschwärzte Datei, die zeigt, was entfernt wurde, und nichts darüber, was geprüft wurde.

Wie es heute läuft

So sieht der Ablauf in den meisten Ämtern aus, bevor irgendetwas automatisiert ist.

  1. MenschVier Kanäle werden von vier Personen geöffnet, und jede entscheidet an Ort und Stelle, ob ein Vorgang ein Antrag ist
  2. MenschDer Antrag wird von Hand in ein Register eingetragen, erhält ein Aktenzeichen, und die Frist wird auf dem Tischkalender ermittelt
  3. MenschDie Sachbearbeitung schreibt zwei oder drei Fachbereiche an und beschreibt die benötigten Unterlagen jedes Mal neu
  4. WartezeitDie Fachbereiche antworten zwischen anderen Aufgaben, und die letzte Antwort kommt üblicherweise am Tag des Fristablaufs
  5. MenschZurückgegebene Unterlagen werden Seite für Seite gelesen, personenbezogene Daten im PDF-Editor geschwärzt
  6. FehlerrisikoEin nie gefragter Fachbereich fällt erst auf, wenn die antragstellende Person erneut schreibt oder Widerspruch einlegt
  7. FehlerrisikoDie Antwort geht über den Eingangskanal zurück; der Registereintrag und ein Ablehnungs- oder Fristverlängerungsschreiben holen später auf, wenn überhaupt
MenschWartezeitFehlerrisiko

Warum der heutige Prozess mehr kostet, als es scheint

Der teuerste Teil dieses Prozesses hat keine eigene Kostenstelle.

  • Den Monat verbraucht die Abstimmung, nicht die Bewertung. Was herausgegeben werden darf, entscheidet ein Jurist in Minuten; herauszufinden, welcher Fachbereich die Akte führt, ihn in seinen Worten zu fragen und nachzuhalten, dauert Tage.
  • Von Hand berechnete Fristen sind das leiseste Risiko im Haus. Ein Datum auf dem Kalender kann niemand sonst prüfen, und vor seinem Ablauf warnt nichts.
  • Gleichbehandlung wird behauptet, nicht belegt. Zwei ähnliche Anträge in zwei Fachbereichen ergeben zwei Zuschnitte, zwei Schwärzungsmaßstäbe und zwei Antworten, und kein Nachweis würde das zeigen.
  • Eine einzige nicht verdeckte Kennnummer in einer herausgegebenen Unterlage ist eine Offenlegung und kein Fehler, den das Amt still korrigiert, und die Akte, die das erklären würde, gibt es nicht.
  • Die eigentliche Abhängigkeit ist das Gedächtnis der Behörde. Wer welche Unterlagen führt und was zuletzt zurückgehalten wurde, wissen zwei langjährige Beschäftigte, und deren Urlaub sieht man an den Antwortzeiten.

Kosten des Nichtstuns

Zwölf Monate Sammelrunden und Registereinträge≈ 58.520 €
Drei Haushaltsjahre bei gleichem Antragsvolumen≈ 175.500 €
Wenn sich das Volumen bei 190 Anträgen pro Monat einpendelt, ein Jahr≈ 79.400 €

Das Wachstum dieser Warteschlange entsteht nicht im Amt. Eine im Bulletin veröffentlichte Entscheidung, ein örtlicher Streit oder eine Person, die alle vierzehn Tage schreibt, kann das Volumen ein Quartal lang auf einem neuen Niveau halten, und im Stellenplan bewegt sich dafür nichts.

Was sich aufbaut, ist der Nachweis und nicht der Betrag. Ein Amt, das nicht zeigen kann, welche Fachbereiche gefragt, welche Seiten geprüft und wie das Datum berechnet wurde, verteidigt keine Entscheidung, sondern eine Erinnerung. Das ist eine schwache Position im Widerspruchsverfahren und eine schlechtere gegenüber einer Prüfung.

Illustratives Szenario

Eine plausible Organisation mit realistischen Größenordnungen. Die Zahlen sind zum Nachrechnen mit Ihren Daten gedacht, kein Kundenergebnis.

Organisation

Eine Stadtverwaltung mit rund 380 Beschäftigten in elf Fachbereichen, mit nachgeordneten Einrichtungen unter derselben Pflicht; Microsoft 365 im täglichen Einsatz, Schriftverkehr in einem elektronischen Dokumentenmanagementsystem, ein Rechtsamt mit drei Personen.

Volumen

140 Auskunftsanträge pro Monat; etwa 55% per E-Mail, 25% über das elektronische Postfach, 15% auf Papier und 5% über das eigene Formular des Amtes; etwa jeder dritte braucht Unterlagen aus mehr als einem Fachbereich.

Heutiger Prozess

Registrierung von Hand in einer Tabelle, Fristen auf dem Kalender, Sammlung per E-Mail, Schwärzung im PDF-Editor, eine unterschriebene Antwort über den Eingangskanal. Ablehnungen und Fristverlängerungen entwirft das Rechtsamt und legt sie dort ab, wo es üblicherweise ablegt.

Engpass

Rund 95 Minuten je Antrag, verteilt auf drei Arbeitsplätze, überwiegend in der Sammelrunde und nicht in einer Entscheidung, dazu die Fälle mit zweiter Runde, weil die erste Anfrage unvollständig war.

Lösung

Eine Warteschlange und ein Register für alle Kanäle; die Frist berechnet aus der eigenen Regeltabelle des Amtes; je Fachbereich eine Sammelaufgabe in Microsoft Teams mit benannten Unterlagen und Datum; in zurückgegebenen Dateien markierte personenbezogene Daten, die eine Person bestätigt; Antwort, Unterlagen und Registereintrag entstehen in einem Schritt.

Mögliches Ergebnis

Im modellierten Fall verbraucht die Sammelrunde keine Kalenderzeit mehr, das Register ist am Eingangstag vollständig, und die Sachbearbeitung verwendet ihre Minuten auf Bestätigen statt auf Zusammentragen. Die Zahlen beschreiben ein Modell dieses Amtes und keine Messung in irgendeinem Amt.

Vorgeschlagene Lösung

Wir bauen einen einzigen Eingang für eine Pflicht, die heute vier hat. Post von der veröffentlichten Adresse, Sendungen aus dem elektronischen Postfach, Scans der Poststelle und Einreichungen über das Formular landen in einer Orchestrator-Warteschlange, mit Originaldokument, Zeitstempel und Kanal. Ein für dieses Amt gebautes Extraktionsmodell schlägt vor, worum gebeten wird und welche Fachbereiche die Unterlagen führen dürften. Eine Sachbearbeiterin bestätigt diesen Vorschlag, und erst dann entsteht der Registereintrag, mit Aktenzeichen und einer Frist aus der eigenen Regeltabelle des Amtes.

Aus der Sammlung wird eine Aufgabe statt einer E-Mail. Jeder benannte Fachbereich erhält in seinem Microsoft-Teams-Kanal eine Karte mit den Unterlagen, dem Datum und der Bibliothek zum Hochladen. Die Karte ist eine UiPath-Action-Center-Aufgabe und hat damit einen Verantwortlichen, eine Frist, eine Erinnerung, an die niemand denken muss, und eine Eskalation an die Fachbereichsleitung vor Fristablauf.

Die Schwärzung wird unterstützt, nie unbeaufsichtigt ausgeführt. Zurückgegebene Unterlagen laufen durch ein Document-Understanding-Modell, das auf dem eigenen Material des Amtes trainiert ist und Seite für Seite Kandidaten für personenbezogene Daten markiert. Die Markierungen erscheinen in der Validation Station; eine Person bestätigt sie, ergänzt Übersehenes und verwirft falsch Markiertes, und nur eine bestätigte Markierung erreicht eine herausgegebene Datei. Antwort, Unterlagen, Registereintrag und, wo die Verfahrensregelung des Amtes eine Veröffentlichung verlangt, ein Paket für die Website entstehen aus derselben Akte und werden in Microsoft Teams gezeichnet. Ablehnungen und Fristverlängerungen laufen denselben Weg.

Genutzte native Funktionen

UiPath Document Understanding, projektspezifische Modelle und Validation Station; UiPath Orchestrator, Warteschlangen, Zeitauslöser, Credential Store und Prüfpfad; UiPath Action Center, handlungsfähige Benachrichtigungen in Microsoft Teams; Microsoft Teams Approvals app mit Prüfprotokoll in Microsoft Purview; Microsoft SharePoint, Bibliotheken mit Versionierung und Aufbewahrungsbezeichnungen

Was wir bauen

Den Eingang aus vier Kanälen samt Dublettenprüfung, das Registerschema und die Logik des Aktenzeichens, die Fristenregeltabelle und ihre Auslöser, die Zuordnungsregeln zu den Fachbereichen, den Ablauf der Sammelaufgaben mit Erinnerungen, das Schwärzungsmodell mit seinem Bestätigungsschritt sowie das Zusammenstellen von Antwort und Veröffentlichungspaket

Individuelle Integration

Das elektronische Dokumentenmanagementsystem über die vom Hersteller bereitgestellte API oder einen überwachten Austauschordner, wenn keine API vorhanden ist; die Veröffentlichungswarteschlange für Material, dessen Veröffentlichung die Verfahrensregelung des Amtes verlangt. Wo das Amt EZD RP einsetzt, gibt NASK an, dass das System eine API bietet

So läuft der automatisierte Prozess

  1. AutomatisierungSendungen aus dem veröffentlichten Postfach, dem elektronischen Postfach, dem Scanner der Poststelle und dem Formular laufen in eine Warteschlange, mit Kanal, Zeitstempel und Original
  2. AutomatisierungDas Extraktionsmodell schlägt Gegenstand, die vermutlich zuständigen Fachbereiche und den Antwortkanal vor; Dubletten und Ergänzungen werden einem bestehenden Vorgang zugeordnet
  3. MenschEine Sachbearbeiterin bestätigt oder korrigiert den Vorschlag in Microsoft Teams, und Registereintrag, Aktenzeichen und Frist entstehen aus der Regeltabelle
  4. AutomatisierungJeder benannte Fachbereich erhält in seinem Teams-Kanal eine Sammelaufgabe mit den Unterlagen und dem Datum; Erinnerungen und Eskalationen laufen nach Uhr
  5. AutomatisierungZurückgegebene Dateien werden gegen den Antragsinhalt geprüft, und das Schwärzungsmodell markiert Seite für Seite Kandidaten für personenbezogene Daten
  6. MenschEine Person bestätigt jede Markierung, und die Fachbereichsleitung zeichnet Antwort, Ablehnung oder Fristverlängerung in Microsoft Teams
  7. AutomatisierungAntwort, Unterlagen und Registereintrag entstehen gemeinsam und gehen über den Eingangskanal zurück; eine Power-BI-Ansicht zeigt offene Vorgänge und Resttage
AutomatisierungMensch

Zusammenspiel von Mensch und Automatisierung

Die Automatisierung übernimmt

  • Eingang aus jedem Kanal, Dublettenprüfung, Registereintrag, Aktenzeichen und die Frist aus der Regeltabelle
  • Sammelaufgaben an die benannten Fachbereiche, mit Erinnerungen und Eskalation vor dem Termin
  • Vollständigkeitsprüfung gegen den Antragsinhalt und den ersten Durchgang der Schwärzung als Markierungen
  • Das Zusammenstellen von Antwort, herausgegebenen Dateien, Registereintrag und Veröffentlichungspaket

Menschen entscheiden

  • Ob ein Vorgang überhaupt ein Auskunftsantrag ist und worum er tatsächlich bittet
  • Was herausgegeben werden darf, was zurückzuhalten ist und auf welcher Grundlage
  • Über jede Schwärzung: nichts wird entfernt, bevor eine benannte Person die Markierung bestätigt
  • Ob ein Vorgang mit Antwort, Fristverlängerung oder Ablehnung endet und wer zeichnet

Vorher und nachher

VorherNachher
Bearbeitungszeit je Antragrund 95 Minuten an drei Arbeitsplätzennur noch die Bestätigungen
Vollständiger Registereintragnach der Antwort, sofern Zeit bliebam Eingangstag
Gefragte Fachbereichedie, an die jemand gedacht hatjeder von den Zuordnungsregeln benannte Fachbereich
Nachweis der Schwärzungdie geschwärzte Datei und eine Erinnerungbestätigte Markierung je Seite, mit Name und Zeit
Ablehnungen und Fristverlängerungen im Registermanchmalauf demselben Weg wie eine Antwort

Systeme und Integrationen

Jeder Eintrag lässt sich in der Herstellerdokumentation prüfen. Die Evidenzklasse steht daneben.

Eingänge

  • die veröffentlichte E-Mail-Adresse des Amtes
  • das elektronische Postfach für förmliche Zustellungen
  • Scans aus der Poststelle
  • das eigene Antragsformular des Amtes

Automatisierungsschicht

  • UiPath Orchestrator
  • UiPath Robots
  • UiPath Document Understanding
  • UiPath Action Center
  • UiPath Integration Service

Zielsysteme

  • das elektronische Dokumentenmanagementsystem
  • eine Aktenbibliothek in Microsoft SharePoint
  • die Veröffentlichungswarteschlange der Website
  • Power BI

Berührungspunkte für Menschen: Sammelaufgaben in Microsoft Teams; Schwärzungsbestätigung in der Validation Station; Zeichnung in der Microsoft Teams Approvals app

die veröffentlichte E-Mail-Adresse des AmtesUiPath OrchestratorUiPath Robotsdas elektronische DokumentenmanagementsystemSammelaufgaben in Microsoft Teams

Eingesetzte Technologien

UiPath Document Understanding (IXP)

projektspezifische Modelle lesen den Antrag und markieren personenbezogene Daten in zurückgegebenen Unterlagen; Bestätigung in der Validation Station

A
UiPath Robots + UiPath Orchestrator

eine Warteschlange für vier Kanäle, Fristauslöser, Wiederholungen, Credential Store und Prüfpfad

A
UiPath Action Center in Microsoft Teams

Sammelaufgaben und Schwärzungsbestätigungen dort, wo die Fachbereiche ohnehin arbeiten

A
Microsoft Teams (Approvals app)

die Fachbereichsleitung zeichnet Antwort, Fristverlängerung oder Ablehnung; die Entscheidung landet im Prüfprotokoll von Microsoft Purview

A
UiPath Integration Service (Konnektoren Microsoft Outlook 365 sowie Microsoft OneDrive & SharePoint)

überwacht das veröffentlichte Postfach und legt Unterlagen in die Aktenbibliothek

A
Microsoft SharePoint

die Akte: Antrag, Unterlagen, bestätigte Schwärzungen, Antwort und Nachweis, mit Aufbewahrungsbezeichnungen

A
Power BI

offene Vorgänge, Resttage und Antwortzeiten der Fachbereiche

A
Abestätigte Produktfunktion (Herstellerdokumentation)

Illustratives Wirtschaftlichkeitsmodell

Die Rechnung ist offen, damit man ihr widersprechen kann.

Illustratives Modell
140 Anträge pro Monat × 95 Minuten an drei Arbeitsplätzen= 222 h / Monat
222 h × 22 € vollständig belastete Kosten einer Verwaltungsstelle= 4.877 € / Monat
× 12 Monate≈ 58.520 € / Jahr
Jährlich freigesetzte Kapazität der Behörde (illustrativ)≈ 58.520 €

Jede Amtsleitung, die ein Register führt, kann binnen einer Woche bessere Eingangsgrößen liefern als die folgenden, und sollte das tun. Fünfundneunzig Minuten umfassen drei Arbeitsplätze: den Registereintrag samt Frist, die Abstimmungsrunde sowie Schwärzung und Zusammenstellung der Antwort. 22 € pro Stunde sind vollständig belastete Kosten einer Verwaltungsstelle. Nichts davon wurde in einem Amt gemessen, und das Ergebnis lautet freigesetzte Kapazität und gehaltene Fristen, nie Einsparung und nie gestrichene Stellen.

Rechnen Sie mit Ihren Zahlen

Stunden pro Monat
jährlich freigesetzte Kapazität

Eine illustrative Schätzung aus Ihren Eingaben. Sie modelliert freigesetzte Kapazität und verspricht keine Einsparung.

Geschäftlicher Nutzen

  • Die Sammelrunde ist keine Kalenderzeit mehr: Fachbereiche werden am Eingangstag gefragt, mit benannten Unterlagen und einem Datum
  • Fristen werden einmal aus einer Regeltabelle des Rechtsamts berechnet, und jeder Vorgang trägt seine Resttage in einer Ansicht
  • Kapazität verschiebt sich vom Zusammentragen von Unterlagen zum Bestätigen von Entscheidungen, dem einzigen Teil, für den ein Mensch nötig ist
  • Gleichbehandlung wird nachweisbar: dieselben Fragen zum Zuschnitt, derselbe Schwärzungsmaßstab und derselbe Nachweis für jede antragstellende Person
  • Das Register ist konstruktionsbedingt vollständig, weil Antworten, Ablehnungen und Fristverlängerungen aus einem Ablauf statt aus drei Gewohnheiten entstehen

Aus Sicht der Amtsleitung

  • Fristtreue hängt nicht mehr am Vertrauen: die Amtsleitung sieht, welche Vorgänge nahe an ihrem Datum sind und bei wem sie liegen
  • Kapazität wird sichtbar: wie viele Anträge jeder Fachbereich bedient, wie lange das dauert und wo eine zweite Sammelrunde nötig war
  • Jeder Vorgang trägt seinen eigenen Nachweis, sodass Widerspruch oder Prüfung aus der Akte beantwortet werden und nicht aus der Erinnerung
  • Der Prozess übersteht Personalwechsel, weil in Zuordnungsregeln steht, welcher Fachbereich was führt

KPIs für die Geschäftsführung

Anteil der innerhalb der eigenen Frist beantworteten AnträgeMedian der Tage von Eingang bis AntwortAnteil der Vorgänge mit FristverlängerungAntwortzeit eines Fachbereichs auf eine SammelaufgabeVollständigkeit des Registers

Sicherheit und Governance

Kontrolle ist kein Zusatz.

  • Keine Entscheidung in diesem Ablauf trifft ein Roboter. Roboter bewegen Unterlagen, prüfen Vollständigkeit, berechnen Termine und bereiten Entwürfe vor; über die Herausgabe entscheidet und zeichnet eine benannte Person
  • Geschwärzt wird ausschließlich anhand von Markierungen, die ein Mensch bestätigt hat, und jede Bestätigung wird mit Name und Zeit gespeichert
  • Roboter haben eigene Konten mit genau den Rechten dieses Prozesses und keinen weiteren, Geheimnisse bleiben im Credential Store, und der Anwendungszugriff ist auf ein einzelnes Postfach begrenzt
  • Unterlagen und Nachweise bleiben im Microsoft-365-Tenant des Amtes unter dessen Aufbewahrungsbezeichnungen, und die Ausführungsschicht läuft in der EU-Region der UiPath Automation Cloud
  • Fristentabelle, Zuordnungsregeln und Ablehnungsgründe sind versioniert, und jede Änderung erfordert die Freigabe des Rechtsamts

Warum jetzt

01

Die elektronische Zustellung ist kein Pilotkanal mehr. Eine Mitteilung des Ministeriums für Digitalisierung vom 5. August 2026, wiedergegeben vom Pressedienst des benannten Betreibers, nennt mehr als 100 Mio. über e-Doręczenia zugestellte Sendungen, davon über 50 Mio. seit Anfang 2026, bei 4,6 Mio. Adressen in der elektronischen Adressdatenbank. Ein Antrag kommt heute über einen Kanal, der sich selbst mit einem Zeitstempel versieht

02

Die modellierten 4.877 € pro Monat sind Kapazität, die das Amt bereits ausgibt, und zwar für Abstimmung statt für Entscheidungen. Sie wächst mit der Zahl der Fachbereiche, der einen Größe, die ein Amt nicht verringern kann

03

Die menschliche Bestätigung eines Extraktionsergebnisses ist eine Produktfunktion und kein Entwicklungsprojekt, und die Aufgabe erscheint in Microsoft Teams, also dort, wo die Sachbearbeitung ohnehin angemeldet ist

Relevante Führungsrollen

Amtsleitung

Verantwortet die Fristtreue über alle Fachbereiche und sieht sie heute erst, wenn ein Datum verstrichen ist

Fachbereichsleitung

Erhält eine Warteschlange mit Terminen statt frei formulierter Bitten im Postfach

Datenschutzbeauftragte Person

Erhält je Seite den Nachweis, dass personenbezogene Daten vor der Herausgabe geprüft wurden

IT-Leitung

Betreibt eine prüfbare Integration statt vier Kanälen und einer Tabelle

Häufige Fragen und Einwände

Entscheidet damit Software, was wir herausgeben?

Nein, die Konstruktion schließt das aus. Das Modell markiert Kandidaten für personenbezogene Daten und schlägt vor, welche Fachbereiche zu fragen sind; nichts wird entfernt und keine Antwort geht hinaus, bevor eine benannte Person bestätigt und zeichnet. Neu ist nur, dass die Bestätigung festgehalten wird.

Unsere Anträge sind zu unterschiedlich für eine automatische Zuordnung.

Die Vielfalt liegt im Gegenstand, nicht in der Struktur. Die Zuordnung entsteht aus Ihren eigenen abgeschlossenen Vorgängen, und wo eine Regel unsicher ist, wird gefragt statt geraten; jede Korrektur verbessert den nächsten Vorgang.

Wir haben bereits ein Dokumentenmanagementsystem.

Es bleibt. Dieser Ablauf legt Register, berechnete Frist und Sammelaufgabe über den Schriftverkehr, den das System ohnehin führt, und schreibt das Aktenzeichen dorthin zurück, wo eine Schnittstelle besteht.

Wann diese Lösung nicht passt

  • Ämter mit einer Handvoll Anträgen im Monat, in denen eine gemeinsame Liste und eine disziplinierte Poststelle günstiger bleiben
  • Ämter ohne abgestimmte Aussage, welcher Fachbereich welche Register führt, weil die Zuordnungsregeln keine Grundlage haben; diese Bestandsaufnahme kommt zuerst
  • Anträge einer Person zu ihren eigenen personenbezogenen Daten, die einer anderen Regelung und einer anderen Frist unterliegen; jener Ablauf nutzt Microsoft Purview eDiscovery, den dieser bewusst nicht verwendet

Eine Frage für die nächste Sitzung

Beantwortet dieses Amt Auskunftsanträge nach einer Regel, die aufgeschrieben ist und für jede antragstellende Person gleich angewendet wird, oder nach dem Urteil derjenigen Person, die an diesem Tag den jeweiligen Kanal öffnet?

Vorgehen bei der Umsetzung

Die Umsetzung läuft in Etappen, damit sie jederzeit gestoppt werden kann.

Wir liefern

  • Eine Auswertung eines Quartals Ihres Registers: Kanäle, Gegenstände und der Anteil mehrerer Fachbereiche
  • Den Eingangs- und Dublettenablauf über alle vier Kanäle, mit Originaldokument und Zeitstempel
  • Die mit dem Rechtsamt erarbeitete Fristenregeltabelle sowie die Auslöser, Erinnerungen und Eskalationen, die sie anwenden
  • Die Zuordnungsregeln, die aus einem Gegenstand benannte Fachbereiche machen, gebaut aus Ihrer Struktur und Ihren abgeschlossenen Vorgängen
  • Das auf Ihren Unterlagen trainierte Schwärzungsmodell, mit dem Bestätigungsschritt in der Validation Station
  • Das Zusammenstellen von Antwort, Ablehnung, Fristverlängerung und Veröffentlichungspaket, die Aktenbibliothek in Microsoft SharePoint und die Fristenansicht

Wir brauchen von Ihnen

  • Ein Quartal abgeschlossener Vorgänge mit den herausgegebenen Unterlagen und den versandten Antworten
  • Eine benannte verantwortliche Person im Rechtsamt für Fristenregeln und Ablehnungsgründe
  • Ein Dienstkonto für die Postfächer, die Aktenbibliothek und das Dokumentenmanagementsystem
  • Ihre Organisationsstruktur und eine erste Liste, welcher Fachbereich welche Register führt

Etappen

Registerauswertung

Ein Quartal Vorgänge, gelesen nach Kanälen, Gegenständen, Fachbereichen und Nacharbeit

Regeln

Fristentabelle, Zuordnungsregeln, Schwärzungskategorien und Ablehnungsgründe

Aufbau

Eingang, Register, Sammelaufgaben, Schwärzungsmodell und Zusammenstellung in Ihrer Umgebung

Parallelbetrieb

Echte Anträge auf beiden Wegen, mit Vergleich von Zuschnitt und Terminen

Inbetriebnahme

Kontrollierter Start mit einer Gegenstandsgruppe, mit Aufsicht und täglicher Durchsicht

Ausweitung

Weitere Gegenstände und nachgeordnete Einrichtungen, Modellpflege, Übergabe der Regeln

Abteilungsweit. Den Aufwand treiben die Zahl der zugeordneten Fachbereiche, der Zustand der Vorgangshistorie hinter den Regeln und wie regelmäßig personenbezogene Daten in den herausgegebenen Unterlagen vorkommen.

Die Frist läuft ab Eingang des Antrags, nicht ab dem Moment, in dem jemand ihn als Antrag einstuft.

Schicken Sie uns ein Quartal Ihres Registers: über welche Kanäle die Anträge kamen, wie viele mehr als einen Fachbereich brauchten und wie viele mit einer Fristverlängerung endeten. Wir kommen zurück mit der Regeltabelle, die Ihre Fristberechnung bräuchte, und einer ersten Einschätzung der heutigen Sammelrunde.

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